Was ist bei der digitalen Signatur zu beachten?
Unumgänglich für die Einführung ist die Verwendung von digitalen Signaturen. Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen nicht nur alle nach dem Umsatzsteuergesetz (UstG) § 14, Abs. 4, relevanten Angaben enthalten, sondern auch mit einer elektronischen Signatur versehen sein, um rechtlich und steuerlich anerkannt zu werden. Die Signatur gewährleistet, dass eine elektronische Rechnung nicht mehr verändert werden kann und somit authentisch ist. Dazu benötigt der Rechnungssteller ein qualifiziertes Zertifikat. Akkreditierte Zertifizierungsanbieter finden sich auf den Internet-Seiten der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post. Auch hier lässt sich auf die Dienste von Outsourcern zurückgreifen. So muss weder der Kunde noch der Lieferant selbst Software installieren.
Das Funktionsprinzip: Zunächst muss der Kunde zustimmen, dass der Dienstleister für ihn elektronische Rechnungen versenden darf. Anhand eines Rechnungsformats erstellt der akkreditierte Partner eine qualifizierte elektronische Signatur. Der Empfänger der signierten Forderung ist verpflichtet, diese selbst zu prüfen oder von einem Dienstleister prüfen zu lassen. Dabei wird die Signatur an einen Service geschickt, der feststellt, ob die Signatur von einer akkreditierten Stelle stammt. Ein entsprechender Eintrag kommt ins Verifizierungsprotokoll.
Die Europäische Kommission diskutiert derzeit jedoch über eine Lockerung dieser Vorgehensweise: Im Rahmen der Überprüfung von Vorschriften für die Mehrwertsteuer beraten Experten über eine Gleichbehandlung von Rechnungen auf Papier und in elektronischer Form. Damit würde die Pflicht zur elektronischen Signatur entfallen. So würden der Wechsel auf elektronische Rechnungen und die Rechnungsstellung selbst vereinfacht werden. Durch die neue Regelung könnten Unternehmen laut Europäischer Kommission jährlich bis zu 18 Milliarden Euro einsparen. Zuvor müssen allerdings noch der Europäische Rat und das Europaparlament zustimmen und die Umsetzung in nationales Recht erfolgen - ein Gesetz könnte daher nicht vor 2013 in Kraft treten.