FAQ zur elektronischen Rechnung

Digitale Signaturen und Archivierung sind Pflicht

01.10.2009
Von Frank Wuschesch
Die elektronische Rechnung kann Zeit und Geld sparen. Doch Anwender müssen die Implementierungskosten richtig einschätzen, der Archivierungspflicht nachkommen und die digitalen Signaturen in den Griff bekommen.

Schätzungsweise sechs Milliarden Forderungen flattern deutschen Unternehmen jährlich ins Haus - in den allermeisten Fällen per Briefpost. Doch die Nutzung elektronischer Rechnungen nimmt zu. Eine aktueller Marktreport von Billentis zeigt: Eine per Post versendete Rechnung kostet im Durchschnitt rund 11,10 Euro. Mit DV-gestützter Übermittlung per E-Mail, FTP-Transfer oder EDI sind lediglich etwa 4,70 Euro fällig. Das entspricht einer Einsparung von 57 Prozent. Kurz: Mit Hilfe der elektronischen Rechnung sparen Empfänger und Sender, weil Medienbrüche, langwierige manuelle Prozesse wie das Einscannen und Ausdrucken der Forderungen und schließlich Porti entfallen.

Zudem geht die nachfolgende Bearbeitung effektiver und schneller - vor allem, wenn Rechnungen Hunderte Positionen enthalten, die per Hand mühselig einzelnen Kostenstellen zugewiesen werden müssten.

Welche Rolle übernehmen Dienstleister?

Als bevorzugtes Modell für den Versand elektronischer Rechnungen hat sich der Weg über spezialisierte Dienstleister etabliert. Dieser Zwischenschritt birgt Vorteile: Lieferanten und Kunden sind nicht mehr gezwungen, Schnittstellen für Versand und Empfang einzurichten. Externe Operatoren fungieren als Drehscheiben, die verschiedene Standardformate für die reibungslose Kommunikation zwischen den Geschäftspartnern anbieten. So lassen sich unterschiedliche Dateiformate wie etwa aus ERP-Systemen von einem externen Anbieter in ein allgemeines Format konvertieren, bevor sie den Empfänger erreichen. Dienstleister bieten idealerweise die Möglichkeit, verschiedene Formate über ihre Plattform zu vereinen. Die Kommunikation zwischen Kunde, Lieferant und Outsourcer muss reibungslos funktionieren.

Zu den Investitionen gehören neben den Ausgaben für die Einrichtung des Dienstes beim Outsourcer die laufenden Kosten pro Transaktion beziehungsweise Rechnung. Diese liegen allerdings deutlich unter dem Preis für Papierrechnungen und teilen sich auf Sender und Empfänger auf.