Digitale Personalarbeit soll sparen helfen

21.05.2003
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Alexandra Mesmer war bis Juli 2021 Redakteurin der Computerwoche, danach wechselte sie zu dem IT-Dienstleister MaibornWolff, wo sie derzeit als Head of Communications arbeitet.

Dass ein hoher Kostendruck E-HR-Prozesse beschleunigen kann, hat die HypoVereinsbank (HVB) bewiesen. Deren Personalabteilung bekam die Vorgabe, innerhalb eines Jahres 20 Prozent ihrer Kapazitäten abzubauen, dabei aber die bestehenden Services weiterzuliefern. „Ein Paradigmenwechsel war notwendig“, sagt HVB-Manager Robert Schraudner, der empfiehlt, erst die Prozesse zu analysieren und Schwachstellen zu reduzieren, da sonst auch eine technische Lösung nicht helfe.

Nachdem die Bank die 14 Millionen Papierdokumente in den Personalakten zu drei Millionen elektronischen Dokumenten konsolidiert hatte, war der Grundstein für die Online-Verarbeitung gelegt: Über ein Intranet-Portal pflegen Mitarbeiter ihre Daten selbst und beantragen etwa ihren Urlaub. Ansprechpartner für alle operativen Themen ist nicht mehr ein Personalreferent pro Abteilung, sondern ein Call-Center, in dem 50 Mitarbeiter von der Schwangerschaftsmeldung über die Versetzung bis hin zu Zeugnissen alles bearbeiten.

Personal-Consultants beraten Führungskräfte in strategischen Fragen. Widerstände in Personalabteilung Widerstände gegen die Umstellung entstanden weniger unter den Mitarbeitern, die die schnellere Bearbeitung und höhere Erreichbarkeit lobten, als in der Personalabteilung. Nicht jeder konnte sich mit seiner Tätigkeit im Call-Center anfreunden, aber angesichts des Stellenabbaus gab es keine Alternativen. Das Mitarbeiterportal nutzt die HVB übrigens auch für den Personalabbau. Sie kann die Daten der 20000 Angestellten schnell erfassen, die sie als Grundlage für die Sozialauswahl braucht. Selbst die Höhe der Abfindung kann sich jeder Mitarbeiter im Portal anschauen und, bei Interesse, per Klick seine Kündigung anmelden, wenn seine Einheit vom Abbau betroffen war.