aconso: Digitale Personalakte 4.0
Mit der Digitalen Personalakte von aconso, die sich in SAP und Sage integrieren lässt, können Dokumente sicher verwaltet werden. Das aconso-Dashboard stellt alle Personalprozesse und Dokumente zentral zu Verfügung. Es dient als Einstiegspunkt, um Aufgaben und Dokumente zu erstellen, zu überwachen und zu verwalten. Dazu zeigt die Software noch zu bearbeitende Dokumente, zuletzt eingesehene Akten, den aktuellen Stand eines Dokuments im Personalprozess oder noch zu attribuierende Dokumente im Ablagekorb an. Über die Favoritenliste gelangen Benutzer direkt in die zuletzt von ihnen aufgerufenen Personalakten. Über die Suchfunktion können sie nach Namen, HR-Dokumenten, Prozessen oder Personalnummern suchen.
Im Ablage- oder Wiedervorlagekorb der aconso Digitalen Personalakte 4.0 finden sich alle Dokumente, die aktuell bearbeitet werden.
Unter dem Reiter „Mitarbeiter“ finden sich zu jedem Angestellten alle gespeicherten Dokumente.
Eine Suche nach Personalnummer oder Name erleichtert das Auffinden einer Akte.
Die einzelnen Dokumente lassen sich aufrufen, ansehen und gegebenenfalls bearbeiten.
Über eine klare Rechte- und Rollenvergabe sind die Personaldaten vor unautorisiertem Zugriff gesichert. Mit Hilfe des aconso Creator, der Dokumenterzeugung, können Mitarbeiterdokumente wie Zeugnisse, Anträge und sonstige Schreiben automatisiert erstellt und bearbeitet werden. Für die Archivierung lassen sich diese Dokumente den gesetzlichen Vorgaben entsprechend in ein PDF/A umwandeln. Ein grafischer Prozess-Editor ermöglicht es, Prozesse anzulegen und mit den jeweils benötigen Dokument- und Datentypen zu verknüpfen.
Scan Modul 2013
Das aconso Scan-Modul hilft beim Archivieren von Papierdokumenten. Das Dokument, das gescannt und archiviert werden soll, wird am Arbeitsplatzscanner eingelesen und direkt vom aconso-Client verarbeitet. Der Client generiert aus dem bestehenden Dokument automatisch ein rechts- und revisionssicheres PDF/A- oder TIFF G4-Dokument. Das Scan-Modul kann alle Auflösungen und Formate verarbeiten und Dokumente auch in Farbe speichern. Die integrierte Barcodeerkennung ermöglicht eine direkte Ablage der Dokumente in die jeweilige Personalakte, wenn die Dokumente vorher mit einem Barcode versehen wurden. Die gescannten Dokumente können zudem über eine OCR-Texterkennung im Volltextmodus durchsucht werden.
Aconso setzt bei der Digitalen Personalakte 4.0 auf HTML-5 Technologie. Damit lassen sich Dokumente schneller laden und bearbeiten. Zur besseren Übersicht und Lesbarkeit verzichtet das System auf Frames und ermöglicht ein personalisiertes, auf die Corporate Identity des Unternehmens angepasstes Design.
Für den Betrieb der Digitalen Personalakte von aconso gibt es zwei Alternativen: das aconso SaaS-System in der Cloud oder die Inhouse-Lösung, die beim Kunden vor Ort implementiert und verwaltet wird. Mit der aconso Digitalen Personalakte in der Cloud liegen Akten und Dokumente auf einer von aconso betriebenen Plattform. Der Anbieter kümmert sich um den Betrieb der Software, um Updates und die Administration sowie die datenschutzkonforme Speicherung und Archivierung der Dokumente. All dies geschieht auf einem zentralen Serversystem im aconso-Rechenzentrum in Deutschland. Der Zugriff auf die Daten erfolgt standortunabhängig über einen Webbrowser per VPN-Zugang. Mit aconso Mobile können Benutzer via iPad und iPhone auf Personaldaten und -dokumente zugreifen oder neue Dokumente erstellen.
Mit SuccessFactors Employee Central lassen sich alle grundlegenden Prozesse im Personalwesen in einem System verwalten. Der zur SAP gehörende Anbieter SuccessFactors stellt das System über die Cloud bereit. In übersichtlichen Profilen werden alle Mitarbeiterdaten zentral erfasst. Das ermöglicht es der Personalabteilung, ein aussagekräftiges Mitarbeiterprofil zu erstellen. Die Daten, kombiniert mit den Informationen, die im Rahmen von Mitarbeitergesprächen gesammelt und gespeichert werden, können mit Hilfe einer Talent-Management-Funktion ausgewertet werden. Die Software verbindet Informationen aus dem Talent-Management mit Stammdaten aus dem HR-System.
Darüber hinaus lässt sich ein ERP-System integrieren. So haben Benutzer Zugriff auf verschiedene Kennzahlen, Leistungsindikatoren, Berichte und Vergleichswerte. Entsprechend eignet sich die Software dazu, Geschäftseinheiten, Regionen oder Kostenstellen zentral zu verwalten und Personalkosten zu berechnen und zu optimieren. Verschiedene Analyse-Tools geben Aufschluss über die Belegschaft: Anwender können beispielsweise auswerten, wie hoch die Fluktuation und die Fluktuationsrisiken sind und wie leistungsfähig ihr Unternehmen im Vergleich zu Mitbewerbern ist – und das in Echtzeit. Neben SAPs ERP-System lassen sich noch andere Systeme, beispielsweise für Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Zeiterfassung, über Schnittstellen in Employee Central integrieren.