Software für die Personalverwaltung

Digitale Personalakte macht den Mittelstand effizienter

Yvonne Göpfert ist als freie Journalistin in München tätig.
Schnelles Auffinden von Informationen, automatisierte Prozesse und eine effiziente Verwaltung machen den Charme einer digitalen respektive elektronischen Personalakte aus. Dieser Beitrag stellt einschlägige HR-Softwarelösungen vor, die sich speziell für den Mittelstand und kleinere Unternehmen eignen.
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Eine elektronische Personalakte für jeden Mitarbeiter ist ein Muss für Firmen ab rund 100 Angestellten oder für Unternehmen, die schnell wachsen wollen. Kleinere Betriebe sollten dagegen genau rechnen, ob sich der Aufwand wirklich lohnt. Die elektronische Personalakte bietet vor allem auch Unternehmen mit mehreren Standorten große Vorteile: Erstens sind die Daten sicherer gelagert, wenn sie nicht in einem Büroschrank, sondern verschlüsselt auf dem Server liegen. Zweitens werden Daten zu einem bestimmten Mitarbeiter schneller gefunden. Und drittens können auch Vorgesetzte aus den Niederlassungen oder anderen Standorten auf die Daten zugreifen.

Der Zugriff auf vertrauliche Personaldaten erfolgt in allen hier vorgestellten Lösungen gesetzeskonform über ein Rollen- und Rechtemanagement. Gespeichert werden in der Regel Kontaktdaten, Vertragsdaten, Gehaltsdaten und Gehaltsentwicklung, ferner Schriftverkehr, E-Mails, Telefonnotizen sowie gescannte Dokumente. In ausgereifteren Systemen lassen sich auch Aus- und Fortbildungsinformationen, die Entwicklung des Mitarbeiters und seine fachlichen und menschlichen Fähigkeiten ablegen und auswerten. Solche Funktionen sind als Zusatzmodul buchbar. Zudem lässt sich die elektronische Akte mit Prozessen wie dem digitalen Bewerbermanagement oder den Gehaltszahlungen verknüpfen. Im Folgenden beleuchten wir Softwarelösungen für die digitale Personalakte, die sich speziell für kleinere Firmen und den Mittelstand eignen.

rexx systems: rexx HR

Die HR Software von rexx systems bietet das Basismodul Personalverwaltung. Dieses lässt sich ergänzen mit Funktionen für e-Recruiting, Talent-Management und Performance-Management sowie ein Zeitwirtschafts- und Reisekostenabrechnungsmodul. Hinzu kommen bei Bedarf auch Mitarbeiterumfragen und Mitarbeiterportale. Aufgrund ihrer Skalierbarkeit ist die Software gut für kleine und mittelgroße Unternehmen geeignet. Sie ist zudem mandantenfähig, so dass sich Mitarbeiter verschiedener Standorte, Filialen oder Business Units zusammen oder getrennt verwalten lassen.

Auf der Startseite liefert rexx HR alle Stammdaten wie Name des Mitarbeiters, ein Foto, E-Mail und Telefonnummer, Eintritt/Austritt und Beschäftigungsart, Sozialversicherungsnummer, Arbeitsstunden pro Woche, Urlaubsanspruch und Kostenstelle. Zu jedem Mitarbeiter lassen sich in einer detaillierteren Ansicht weitere Ordner wie Verträge, Entwicklung oder Gehalt einsehen. Über das rexx-Formschreiben-Modul können Personaldokumente wie Arbeitsverträge direkt im digitalen Format erzeugt und in der Personalakte abgelegt werden. Zudem erinnert die Software automatisch an wichtige Ereignisse wie den Ablauf von Probezeiten und befristeten Verträgen, Wiedereintritt nach Mutterschutz, Jubiläen und ähnliches.

Der rexx Scanmanager digitalisiert Papierdokumente im Serienverfahren. Die Scans werden bei der Aktenaufnahme indiziert und mit intelligenten Suchmerkmalen versehen, so dass die Daten über die rexx search & list engine wiederauffindbar sind. Über diese Engine und das HR Data Warehouse können Unternehmen auch Reports erstellen und exportieren. Dazu bietet das rexx Data Warehouse frei konfigurierbare Auswertungen per Mausklick. Schnittstellen zu Fremdsystemen werden über die rexx Human Resources API bedient.

rexx HR ist als klassische Lizenzinstallation auf einem Inhouse Server oder aber aus der Cloud als Mietsoftware erhältlich.