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Social ECM

Digital Enterprise - Social Enterprise

Prof. Dr. Komus – Leiter des BPM Labors – ist Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Koblenz. Er ist außerdem wissenschaftlicher Leiter der Rechenzentren der Hochschule Koblenz und Mitbegründer der Modellfabrik Koblenz. Prof. Komus promovierte am Institut für Wirtschaftsinformatik, Prof. Dr. Dr. h.c.-mult. August-Wilhelm Scheer. Vor seiner Tätigkeit als Hochschullehrer war Prof. Komus 10 Jahre lang als Unternehmensberater mit Fragestellungen wie Organisationsgestaltung, IT-Strategien, SAP-Einführung und -optimierung betraut. Herr Komus ist Certified Scrum Master und ECM Master.
Im Marketing gehören Social Media Tools bei vielen Unternehmen längst zum Alltag. Doch Funktionen wie „like“ und „share“ lassen sich auch intern für operative Prozesse wie Wareneingang oder Stammdatenmanagement nutzen. Social ECM zeigt, wohin die Reise für Business Software geht.

Mitte des letzten Jahrzehnts - die Wunden der New Economy (alias Web 1.0) waren noch nicht geleckt - eroberte der Begriff "Web 2.0" in kurzer Zeit die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit.

Das neue Phänomen "Web 2.0", heute eher und viel treffender als Social Media bezeichnet, führte zu weitreichenden Diskussionen. Allgemeines Unverständnis provozierte die Frage, wieso die "jungen Leute" jetzt der digitalen Öffentlichkeit mitteilen wollten, wen sie kennen oder was sie gerade gut finden.

Social Media - misstraut und unterschätzt

Noch intensiver wurde die Diskussion geführt, ob Nicht-Journalisten beziehungsweise nicht nachgewiesene Experten fähig seien, mittels Wikipedia oder Blogs das Wissen der Welt mit ausreichender Qualität publizieren zu können. Diese Kontroverse ist inzwischen mehr oder minder ausdiskutiert. Allgemein akzeptiert ist, dass einige Blogs (nicht alle!) sehr wohl eine sehr hohe Qualität haben und eine wichtige Ergänzung zu den arrivierten Medien darstellen. Auch die Diskussion um die Qualität von Wikipedia gibt es in der Praxis nicht mehr.

Wenn auch vielleicht nicht in dem Sinne, dass Wikipedia nun besonders fehlerträchtig oder besonders fehlerfrei sei, sondern vielmehr mit der Erkenntnis, dass auch die arrivierten Enzyklopädien wie die ehrwürdige EncyclopædiaBritannica und der angesehene Brockhaus durchaus auch Fehler und Fehldarstellungen enthalten - wie diverse Untersuchungen im Kontext zeigten.

Social Media im Business-Kontext heute

Schwieriger und langwieriger war der Verlauf der allgemeinen Diskussion bezüglich des Einsatzes von Social Media im Business Bereich. Während anfangs die Widerstände und Vorbehalte hier noch größer schienen als bei der privaten Nutzung von Social Media, erkannten mit der Zeit zunehmend mehr Unternehmen, dass in kommunikativen und kreativen Bereichen IT-Werkzeuge von Social Media-Konzepten und Tools enorm profitieren konnten.

Neben den bestehenden zentralistischen Konzepten wie klassische Intranet-Content Management Systeme und E-Mail, gewannen einfache und durch den User selbst zu pflegende Werkzeuge wie Blogs und Wikis an Bedeutung. Derartige Systeme unterstützen iterative und kollaborative Entwicklung von Inhalten sowie deren Bewertung.

Der Wert sozialer Netzwerke, ob öffentlich wie Xing oder LinkedIn oder unternehmensintern, wurden zunehmend als Dreh- und Angelpunkt für das Wissensmanagement, den Vertrieb und viele Bereiche der Analytics erkannt. Schließlich erweiterten auch die Hersteller klassischer Tools wie etwa Groupware-Systeme ihre Applikationen um Social Media-Funktionalitäten wie Wikis, Blogs, Kommentierungs- und Bewertungs-/Empfehlungs-Funktionalitäten.

Social Media im Business-Kontext noch immer in den Anfängen

Während aber in den Bereichen der Kollaboration, Kommunikation und des Publishing Social Media zunehmend zur Selbstverständlichkeit wird, ist diese Entwicklung in anderen Bereichen der betrieblichen Informationssysteme noch lange nicht angekommen.

Ein Blick auf die Oberflächen der meisten betrieblichen Standardsoftwaresysteme zeigt wenig Interaktion, wenig "soziale" Impulse. Möglichkeiten zur Empfehlung, zum öffentlichen "Liken" und "Sharen": Fehlanzeige. Favoriten für den eigenen Bedarf stellen in vielen der im täglichen Betrieb befindlichen Anwendungen das Maximum dar.

Muss das so sein? Lassen sich Elemente von Social Media in operativen Prozessen wie zum Beispiel Wareneingang oder Stammdatenmanagement nutzen?

Sicherlich ruft etwa die Vorstellung, dass die weltweiten Stammdaten eines Unternehmens von jedem Mitarbeiter ohne weitere Restriktionen geändert werden können, zunächst einmal schlimme Befürchtungen hervor. Hier soll nicht auf die Parallele zur damaligen Diskussion um die Qualität von Wikipedia-Artikeln, editiert von nicht weiter selektierten Usern, eingegangen werden.

Stattdessen nur ein offensichtlicher Ansatzpunkt wie Social Media-Ansätze in ERP-Systeme übernommen werden könnten: So könnte eine flexible Oberflächengestaltung ("Views" auf Daten) durch die Mitarbeiter nicht nur an vielen Stellen sehr einfach und emergent zu praktikablen Ansätzen der Darstellung führen. Noch spannender wird es, wenn die Struktur der Darstellung publiziert ("geshared") werden könnte. In einem nächsten Schritt könnten diese Views dann etwa "geliked" und kommentiert werden. Ähnliches wäre denkbar für Workflow-Strukturen, Unterstützende Dienste und Funktionalitäten innerhalb und außerhalb der ERP-Systeme.

Social ECM zeigt Perspektiven und Potenziale

Noch greifbarer sind die Potenziale im Anwendungsfeld ECM/DMS. Hier ergibt sich durch die Nutzung von Social Media-Ansätzen, verknüpft mit den bei Social Media-Anwendungen typischen Möglichkeiten der Cloud, ein Szenario, das weit über die bisherigen Grenzen der meisten Systeme hinausgeht.

So ermöglicht bereits eine unternehmensübergreifende Architektur eines ECM-Systems weitreichende Verbesserungen. Wird das ECM-System etwa auf eine cloud-basierte Plattform verlagert, die prinzipiell allen Unternehmen offen steht, so ergibt sich ein Quantensprung der Produktivität. Hierbei müssen natürlich entsprechende Sicherheitstechnologien und -konzepte Datenschutz und Vertraulichkeit gewährleisten.

So können Lieferanten, Kunden und Partner ihre Dokumente direkt in das unternehmensübergreifende ECM-System einstellen. Rechnungen, Verträge, Wareneingangsbelege andere Dokumente stehen damit den am Prozess beteiligten Unternehmen unmittelbar zur Verfügung. Über die Abbildung durch ein professionelles ECM-System gehen die Möglichkeiten und Vorteile in der späteren Bearbeitung weit über die Potenziale eines herkömmlichen File-Sharings hinaus. Funktionalitäten wie Verschlagwortung, Vorgangszuordnung, Versionierung, Schnittstellen in angebundene ERP-Systeme, rechtssichere Archivierung stehen für die Möglichkeiten der professionellen Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Daraus ergeben sich Vorteile, die weit über die naheliegenden Vorteile durch Einsparung des Postwegs, der oft noch die betriebliche Praxis dominiert, hinausgehen. So werden nicht nur der Ausdruck auf Papier, der Versand, die Zuordnung, das Scannen und die Optical Character Recognition eingespart. Weit interessantere Vorteile ergeben sich in der unternehmensübergreifenden Nutzung einer gemeinsamen Plattform:

Jeweils bilateral steht ein gemeinsames virtuelles Dokumenten-Repository zur Verfügung. Unsicherheiten oder Differenzen darüber, ob ein Dokument zugegangen ist oder welche Version gerade aktuell ist, gehören mit dem gemeinsamen Repository der Vergangenheit an.

Sharen und Liken beim Social ECM

Noch reizvoller wird das Szenario bei der Einbindung typischer Social-Media-Elemente wie Sharing und Crowd-Bewertung.

So kann zum Beispiel der Wareneingangsbeleg für eine Komponente beim Lieferanten direkt mit dem Endkunden geteilt werden. Dokumente können nach Wahl mit Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Bank oder Versicherung geteilt werden. Alles mit klaren Rechten, nachvollziehbar, mit Verschlagwortung, Metadaten und Versionierung, ohne Zeit- und Qualitätsverlust bei gemeinsamer Datenbasis in digitaler Form.

Auch Elemente der Crowd-Bewertung führen im ECM-Kontext zu neuen Möglichkeiten. So kann ein "Like" ein immer wieder gesuchtes und genutztes Dokument bei der Klärung eines komplexen Sachverhalts für alle Beteiligten schneller und einfacher auffindbar machen. Kommentierungen und "Dis-Likes" zeigen, wo ein Dokument in den Augen der Nutzer nicht gut gestaltet ist. Kommentare und Diskussionen geben Hinweise, wer Formulare oder auch bestimmte Dokumente für ungeeignet hält und worin die wahrgenommenen Defizite liegen.

Social ECM - wenn ECM mehr ist als nur das "Papierlose Büro"

Social Media im Business-Kontext wurde von Beginn an unterschätzt. Die heutigen Social Media-Funktionalitäten in Business-Applikationen nutzen die vorhandenen Potenziale nur in sehr engen Grenzen. Traditionelle Strukturen und Funktionalitäten in Business-Systemen werden aber der zunehmenden Dynamik in Märkten und Technologien immer weniger gerecht.

Ein Ansatz, dieses Problem anzugehen, besteht in der Nutzung von Social Media-Konzepten und -Technologien. An vielen Stellen fehlt dazu anscheinend heute noch die Phantasie, das Vertrauen und nicht zuletzt der Mut. Social ECM gibt schon heute wichtige Impulse, um besser zu verstehen, wo die Reise hingeht.