Steuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

Diese Unterlagen müssen Sie aufbewahren

Renate Oettinger ist Diplom-Kauffrau Dr. rer. pol. und arbeitet als freiberufliche Autorin, Lektorin und Textchefin in München. Ihre Fachbereiche sind Wirtschaft, Recht und IT.

Zu ihren Kunden zählen neben den IDG-Redaktionen CIO, Computerwoche, TecChannel und ChannelPartner auch Siemens, Daimler und HypoVereinsbank sowie die Verlage Campus, Springer und Wolters Kluwer.
Der Bund hat ein Schreiben über die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Arndt Lackner nennt Einzelheiten.

Nach § 140 AO sind die außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, auch für das Steuerrecht zu erfüllen. Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch und den dort bezeichneten handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Für spezielle Rechtsformen ergeben sich gesonderte Aufzeichnungspflichten, beispielsweise aus dem Aktiengesetz oder dem GmbH-Gesetz. Des Weiteren sind zahlreiche gewerberechtliche oder branchenspezifische gesetzliche Regelungen vorhanden, die zu Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für das Steuerrecht führen.

Die Finanzverwaltung hat die Aufbewahrung steuerlicher Unterlagen inhaltlich neu geregelt.
Die Finanzverwaltung hat die Aufbewahrung steuerlicher Unterlagen inhaltlich neu geregelt.
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Steuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus der Abgabenordnung und aus Einzelsteuergesetzen. Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Nicht aufbewahrungspflichtig sind demgegenüber reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese tatsächlich nicht abgesandt wurden.

Elektronische Datensätze und Dokumente

Die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen werden generell unter Einsatz von Informations- oder Kommunikationstechnologie abgebildet. Auch die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form (z. B. als Datensätze) geführt. Darüber hinaus werden in den Unternehmen zunehmend die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt.

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Nach nunmehr 19 Jahren seit Einführung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung hat das Bundesministerium der Finanzen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nunmehr an den aktuellen Stand der Technik angepasst und am 14. November 2014 das Schreiben zu den "Grundsätze zu ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" veröffentlicht. Die Einzelheiten des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, IV A 4-S 0316/13/10003, finden sich auf den Internetseiten des BMF unter www.bundesfinanzministerium.de .

Inhaltliche Regelungen

Das BMF-Schreiben regelt inhaltlich die Aufbewahrung von Unterlagen aufgrund steuerrechtlicher und außersteuerrechtlicher Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die Verantwortlichkeit für die Führung elektronischer Aufzeichnungen und Bücher, allgemeine Anforderungen über die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Vollständigkeit, Richtigkeit der Aufzeichnungen und des Belegwesens, die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle sowie die Grundsätze interner Kontrolle, der Datensicherheit, der elektronischen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sowie des Datenzugriffs und der Verfahrensdokumentation zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Daten und der Zertifizierung und Softwaretestierung.

Die neuen Regelungen zur elektronischen Buchführung sind für alle Veranlagungszeiträume verbindlich, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen.

Fazit

Obwohl die Finanzverwaltung die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung an den technischen Fortschritt angepasst hat, sind diese Grundsätze im Zeitpunkt ihres Inkrafttretens erneut teilweise überholt. Neue technische Entwicklungen führen in der Praxis zu Problemen, die durch das BMF-Schreiben vom 14. November 2014 noch nicht berücksichtigt sind. Auch wenn das BMF beabsichtigt, die Grundsätze der elektronischen Buchführung regelmäßig an den technischen Fortschritt und die damit einhergehenden Praxisprobleme anzupassen, bleiben viele Fragen ungeklärt. Insbesondere fehlt etwa eine eindeutige Definition des Begriffs der "steuerrelevanten Daten".

Kontakt und weitere Infos: Arnd Lackner ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht und Mitglied der Deutschen Anwalts- und Steuerberatervereinigung für die mittelständische Wirtschaft e.V., www.mittelstands-anwaelte.de, c/o Wagner Rechtsanwälte, Großherzog-Friedrich-Str. 40, 66111 Saarbrücken, Tel.: , E-Mail: wagner@webvocat.de, Internet: www.webvocat.de