Personalabteilungen werden verkleinert, die Firmen sparen zudem oft an der Weiterbildung selbst und geben ihren Mitarbeitern immer weniger Chancen, sich neues Wissen anzueignen. Dabei könnte auch anders gespart werden, sagt Jürgen Biller von Telekom Training: "Enorme Einsparpotenziale schlummern in den Prozessen, die um die eigentliche Weiterbildung herum ablaufen. Diese Organisation erledigen die meisten Unternehmen nach wie vor selbst, auch wenn sie ineffizient ist. Die Egoismen der als Cost- oder Profit-Center organisierten Weiterbildungsbereiche, lange Zeit als Garanten für effizientes Bildungs-Management gehandelt, verstärken diese Tendenz.

Biller macht dies an einem Beispiel deutlich: "Ein Unternehmen bietet an seinen fünf Standorten fast die gleichen Weiterbildungsmaßnahmen an. Diese werden auch an jedem Standort für die dortigen Mitarbeiter geplant, organisiert, eingekauft und veranstaltet - sprich fünfmal die gleiche Arbeit.

Agieren in einem Unternehmen viele kleine Bildungsbereiche dezentral und fragmentiert, lässt sich die viel beschworene Rentabilität nur schwer herstellen. "Die Geschäftsführung kennt zwar die Gesamtausgaben für die Weiterbildung, doch hat sie oft keinen Überblick über die Organisationskosten, die schon vor dem und um das eigentliche Weiterbildungsseminar anfallen", schildert Biller.

Hier setzen Bildungsdienstleister an, sie versprechen ein transparentes Outsourcing-Modell. Die Spanne reicht von der Auslagerung einzelner Leistungen wie der Planung von Seminaren oder der Entwicklung von computergestützten Lernprogrammen bis hin zur Abwicklung der kompletten Weiterbildung. Ziel ist es, die Kosten deutlich zu senken. Dazu Biller: "Häufig lassen sich Einsparungen von 30 Prozent und mehr realisieren."

Zu den Aufgaben des Dienstleisters gehört es, die Weiterbildung mit den beteiligten Unternehmensbereichen und -prozessen zu verzahnen. So muss er das Management über die Wirksamkeit der Weiterbildung informieren und den Fachabteilungen Daten über Bildungshistorien, Budgetverbrauch sowie für das Skill-Management zur Verfügung stellen. Dazu werden Stammdaten aus vorgelagerten Human-Resource-Systemen eingebunden. "Die Personalverantwortlichen können damit schnell Mitarbeiter finden, die über bestimmte Kenntnisse verfügen, oder Abweichungen von der vereinbarten Bildungsplanung feststellen", beschreibt Biller die Vorteile. Auch Prüfungen, Assessments und Zertifizierungen ließen sich ohne großen Aufwand überblicken.

Entscheidend sei es auch, die Genehmigungswege zu automatisieren. Oft müssen mehrere Stellen - etwa Führungskraft, Betriebsrat und Personalbetreuer - eine Schulung genehmigen. Wenn darüber hinaus der Dienstleister seine Angebote als Shared Service für die dezentralen Bildungsbereiche des Auftraggebers entrichtet, lassen sich Dezentralität und Zentralität gut verbinden: Obwohl die Weiterbildung in allen Niederlassungen stattfindet, muss sie nur einmal entwickelt, organisiert und verwaltet werden - und zwar zentral beim Dienstleister.

Auf der technischen Seite steht ein Web-Portal mit den Qualifizierungsangeboten für das Kundenunternehmen. Durch das Portal lässt sich online auch der Bildungsbedarf ermitteln. Die Nutzung dieser Systeme ist Teil der auf eine Leistungseinheit, etwa Organisation und Abwicklung einer Veranstaltung, bezogenen Servicegebühr. Die Systemunterstützung wird durch Application Service Providing (ASP) zur Verfügung gestellt. Hard- und Softwarekosten, Installation, Monitoring, Wartung und Betrieb übernimmt der Auftragnehmer. (hk)