Rettungsmaßnahmen

Wenn ein Problem aus dem Ruder läuft, sollten Sie nicht alle Fehler gleichzeitig zu beheben versuchen. Das ist zu aufwändig und geht in der Regel schief. Konzentrieren Sie sich auf das schwerwiegendste Problem und erarbeiten Sie einen Rettungsplan. Oft lösen sich die anderen Probleme damit automatisch.

Das Projekt stoppen, ...

... um keine weiteren Schritte in die falsche Richtung zu machen und alle Beteiligten über die Situation in Kenntnis zu setzen. Folgendes sollten Sie bei einem Projekt-Reset beachten:

• Informieren Sie den Auftraggeber offen über die Situation. Er wird notwendigen Änderungen nur zustimmen, wenn er die Hintergründe kennt. Zudem ist diese Maßnahme wichtig, um sein Vertrauen zu erhalten.

• Beantragen Sie ein zusätzliches Zeitbudget, um den Projektstatus ermitteln und einen realistischen Plan für den künftigen Verlauf entwickeln zu können.

• Ermitteln Sie die Ursachen für das Hauptproblem und sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten sich vorrangig mit dessen Lösung befassen.

Grundproblem beheben

Je nach Projekt bieten sich folgende Schritte an:

• Bestimmen Sie einen Problemlöser, der bereits Erfahrungen mit ähnlichen Schwierigkeiten gesammelt hat. Er sollte zuvor möglichst nichts mit dem Projekt zu tun gehabt haben, um unbelastet handeln zu können. Wenn der bisherige Projektleiter gescheitert ist oder das Vertrauen des Teams verloren hat, übernimmt der Problemlöser seinen Posten.

• Sorgen Sie dafür, dass Experten aus der Fachabteilung die Anforderungen gemeinsam mit den Entwicklern auf fehlende Details untersuchen. Storyboards und Protoypen helfen dabei. Wenn diese Zusammenarbeit nicht funktioniert, ist das das eigentliche Problem.

• Wenn Mitarbeiter Fehler verschweigen, weil sie nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen, schaffen klare Strukturen Abhilfe. Die Furcht vor Repressalien, ein weiterer Grund für Vertuschungsversuche, lässt sich durch spezielle Ansprechpartner für junge Mitarbeiter entschärfen.

• Stellen Sie Leute ein: Auch wenn sich dadurch das Vorhaben in die Länge zieht zusätzliches Personal kann Wunder bewirken. Allerdings nur, wenn es sich um Know-how-Träger handelt: Experten aus der Fachabteilung, Chefentwickler oder ranghohe Techniker mit fundiertem Branchenwissen.

Projektplan überarbeiten

Wenn die ursprünglichen Ziele nicht im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen zu erreichen sind, müssen Ziele sowie Zeit- und Budgetvorgaben revidiert werden. Versuchen Sie dabei, mehr Kontrolle über den künftigen Projektverlauf zu erlangen etwa indem Sie das Projekt in Bereiche aufteilen: Jeder abgeschlossene Teilschritt liefert Informationen, mit deren Hilfe sich die Schätzungen für die übrigen Schritte angleichen lassen. Außerdem sorgt diese Vorgehensweise für mehr Feedback: Das Team merkt sofort, wann es eine Deadline verfehlt hat, und kann die Weichen dafür stellen, dass sich die Fehler im nächsten Teilschritt nicht wiederholen. Mehr Kontrolle bewirkt auch ein Risiko-Management, das analysiert, welche Fehler es zu vermeiden gilt und was zu tun ist, wenn sie eintreten.