Revisionssichere Archivierung
Vor welchen Problemen sehen sich ihre Kunden bei der revisionssicheren Archivierung?
Mika Kotro, EMC: In technologischer Hinsicht ist die revisionssichere Archivierung mittlerweile kein Problem mehr. Die oftmals bestehende Unkenntnis darüber, welche Informationen Compliance-relevant sind und somit wieder auffindbar, nachvollziehbar, und unveränderbar über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg archiviert werden müssen, sowie die oftmals fehlende Einsicht der Notwendigkeit von revisionssicheren Archivierungssystemen stellen in Unternehmen derzeit die größten Hürden dar.
Detlef Lieb, Fujitsu: Es sind die bereits bekannten Probleme, erweitert um den nun noch höheren Handlungsbedarf. Die Schwerpunkte liegen in der Sicherstellung von Revisionssicherheit und Rechtssicherheit der Archivierungsverfahren. Hinzu kommen die Herausforderungen zur Aufbewahrungsdauer. Das bedeutet, dass alle fünf bis sieben Jahre Daten migriert werden müssen. Dabei ist die Lesbarkeit durch Migration von Datenträgern, Geräten und Formaten sicher zu stellen. Prozessbeschreibungen und Lösungen stehen zur Verfügung. Die Einführung erfordert die geeignete Methodik. Fujitsu bietet mit seinen methodischen Ansätzen „Efficient E-Mail“ und „Efficient Data Protection“ strukturierte Vorgehensweisen an.
Guido Klenner, Johannes Horneck & Bernd Gill, Hewlett Packard: Die ganze Problematik revisionssicherer Archivierung lässt sich an zwei Zahlen festmachen: einmal die gesetzlich vorgeschriebenen Archivierungsfristen von beispielsweise zehn, dreißig oder gar mehr Jahren, auf der anderen Seite der durchschnittliche Produktlebenszyklus beziehungsweise Abschreibungszeitraum von Speicherhardware von drei bis fünf Jahren. Rechnet man diese beiden Zahlen zusammen dann müssen Unternehmen ihre Archivdaten mehrfach innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von einem Speichersystem/-technologie migrieren – mit allen administrativen Aufwenden und technischen Problemen, die dies mit sich bringt. Ein unter dem Strich sehr kostenintensives Unterfangen. Daher muss bei den Archivlösungen, sowohl bei der Applikation als auch der Archiv-IT-Infrastruktur, auf die Migrierbarkeit geachtet werden, um die Folgekosten zu begrenzen. Ein weiteres Problem ist die oftmals noch viel kürzere Halbwertszeit von Software: Oftmals wechseln die Versionen im Jahresrhythmus – und nicht immer ist gewährleistet, dass alle früheren Versionen weiterhin lesbar sind. Noch problematischer ist es, wenn ein kompletter Systemwechsel vollzogen wird. De facto bedeutet dies, dass die Unternehmen zwischen zwei Möglichkeiten wählen können: Entweder sie betreiben die Altsysteme und alten Versionen so lange bis die Archivierungsfristen abgelaufen sind. Wichtig hier zu beachten ist, dass Service und Support für „alte“ Versionen teuer werden kann. Oder aber sie migrieren alle Daten mit auf die aktuellen Systeme. Auch das ist extrem teuer. HP unterstützt deshalb offene IT-Standards und -Formate, damit der Migrationsaufwand möglichst gering ist und bietet so volle Flexibilität und Skalierbarkeit der Archivinfrastruktur.
Georgios Rimikis, Hitachi Data Systems: Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Daten über eine bestimmte Zeit verfügbar und nachvollziehbar zu halten. Die Globalisierung bringt zusätzliche Anforderungen: Die Inhalte eines Archivs müssen nicht nur sicher, sondern schnell und von überall ermittelbar sein. Internationale gesetzliche Anforderungen kommen hinzu. Elektronische Archivierung ist ein Prozess, der fast alle Unternehmensbereiche einschließt und häufig mit großem organisatorischem Aufwand verbunden ist. Beispiel Gesundheitswesen: Patientendaten müssen zum Teil „ein Leben lang und darüber hinaus“ vollständig archiviert werden. Die Daten sollen deswegen leicht migrierbar auf neue Technologien sein. Das sorgt für Kontinuität und Investitionsschutz. Eine Ganzkörper-CT kann mehrere hundert Gigabyte Daten umfassen. Zu diesen medizinischen Daten kommen noch Daten aus dem betriebswirtschaftlichen Alltag wie E-Mail-Archivierung und Daten aus ERP-Systemen. Hohe Datenvolumina und Datenschutz benötigen ergo ausgefeilte Speicherstrategien. Daher sehen wir die plattenbasierte Archivierung wie sie die Hitachi Content Platform nutzt, als den richtigen Ansatz – dieses System bietet die Mechanismen und die Geschwindigkeit, um revisionssicher zu archivieren. Zudem haben die sonst häufig verwendeten DVDs nur eine beschränkte Haltbarkeit, die eine sichere Datenwiederherstellung nicht garantieren können.
Ralf Colbus, IBM: Es sind zwei Aspekte - die rechtlichen Aspekte beziehungsweise die Frage nach der Notwendigkeit der Archivierung ist immer noch ein großes Problem! Dann - im zweiten Schritt - die Technologie der Archivierung selbst - hier stehen Fragen nach der Datenmigration / Technologie / Austausch (zum Beispiel nach 10 Jahren) sowie TCO im Vordergrund.
Alexander Wallner, NetApp: Klar im Trend liegt der Wechsel von optischen Speichern auf Disk-Storage. Schwierigkeiten tauchen für Unternehmen dann auf, wenn rechtliche Probleme zu erwarten sind. Das ist meist der Fall, wenn zum Beispiel Mitarbeiter über das betriebseigene E-Mail-System auch private E-Mails versenden. Diese unterliegen gemäß Telekommunikationsgesetz (TKG) dem Datenschutz, da sie als persönliche Daten gelten. Eine Archivierung oder auch spätere Kontrolle durch den Arbeitgeber wäre hier unter Umständen als gesetzeswidrig anzusehen. Mögliche Lösungen für einen solchen Fall wären zum Beispiel Mitarbeitervereinbarungen, die eine private E-Mail-Nutzung untersagen, aber auch die technische Trennung von geschäftlichen und privaten E-Mails.