Immer noch stehen bei der Diskussion um Archivierungs- und Retrieval-Systeme die technischen Leistungsmerkmale der optischen Platten im Mittelpunkt. Zugegebenermaßen fasziniert die Vorstellung, wie viele Millionen Blatt Papier, wie viele Tausend Aktenordner und wie viele Hundert Meter auf einer 5 1/4-Zoll-WORM Platz haben. Doch die ganz großen Vorteile, so Markus Geier und Reinhild Freitag, liegen eher im organisatorischen Bereich.
Auch wenn heute in den meisten Bereichen an die hundert Prozent aller Dokumente mit dem Rechner erstellt werden, heißt das nicht, daß sie auch auf digitalen Speichermedien abgelegt werden. Nach wie vor werden etwa 90 Prozent aller Informationen auf Papier ausgedruckt und in Ordnern, Hängemappen oder ähnlichem abgelegt. Ein Problem bei der papiergebundenen Ablage und Archivierung ist der im Vergleich zu anderen Medien überdurchschnittlich hohe Raumbedarf für die arbeitsplatz- oder abteilungsbezogenen. Ablagen und die in vielen Fällen zentrale Archivierung der Unterlagen.
Das älteste und am meisten genutzte Speichermedium ist der Mikrofilm in Form von Rollfilmen oder Fiches. Auch papiergebundene und mikroverfilmte Dokumente lassen sich in einem angemessenen Suchzeitraum finden. Voraussetzung dafür sind jedoch zeit- und personalintensive Verzeichnungs- und Erschließungsmethoden, die in der Regel im Büro nicht aufgebracht werden können. Ein weit verbreitetes Phänomen ist es, daß Ablageorte von Informationen nicht im Computer gespeichert sind, dafür aber in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Oft reicht ein sicherer Zugriff ins Regal und aus einer langen Reihe von Ordnern wird der gesuchte herausgegriffen. Dieses Wissen ist aber weder transparent noch vermittelbar. Auch stehen hier die Informationen nur einem einzigen zur Verfügung.
Information und Meta-Information gleichzeitig
Eine elektromagnetische Speicherung auf Festplatte oder Band ist teuer und offensichtlich für die meisten Unternehmen nicht rentabel. So werden bis heute die mit dem Einsatz neuer Techniken theoretisch zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zum Wiederfinden von Informationen durch digitale Speicherung nicht genutzt.
Archivierungs- und Retrieval-Systeme (A + R-Systeme) bringen eine völlig neue Komponente in die bisherige Praxis der Bürotechnisierung. Der bislang noch konventionell gehandhabte Bereich Ablage wird ein neues Aussehen erhalten. Mit der optischen Platte liegt ein Speichermedium vor, auf das mittels DV direkt zugegriffen werden kann. Mit einem System werden gleichzeitig die Informationen und zugehörige "Meta-Informationen" (Information über die Information) verwaltet, so daß in der heutigen Praxis vielfach beobachtete und beklagte Medienbrüche ausgeschlossen werden können.
Die Kosten für ein Archivierungssystem rechnen sich kaum, wenn primär nur der Wechsel des Speichermediums betrachtet wird. Differenziert nach unternehmensspezifischen Bedingungen und Anforderungen, können die Wettbewerbspotentiale von A + R-Konzepten in folgenden drei Bereichen realisiert werden:
- Ablage, Archivierung,
- Informationsnutzung, Recherche und
- Vorgangsbearbeitung, Schriftgutmanagement, Ablage, Archivierung.
Die aufgeführten Komponenten dominieren je nach Anforderung die unternehmensspezifischen Ausprägungen des A + R-Konzepts. Ein in ein solches Konzept eingebettetes System bietet also mehr als immens hohe Speicherkapazitäten, kann aber andererseits nicht das übergeordnete Informations-Management ersetzen.
Beispiel: Rechnungswesen
Optische Speichermedien werden im Bereich Rechnungswesen eingeführt, um Kosten für die externe Mikroverfilmung der Belege und Konten einzusparen. Die Anforderungen an das zu konzipierende A + R-Konzept haben ihren Schwerpunkt im Bereich Ablage und Archivierung.
Dies resultiert aus den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (sechs bis zehn Jahre) und dem Interesse der Finanz und Betriebsbuchführung (zum Beispiel Kalkulationen), auf Belege und Konten dezentral zugreifen zu können .
Standardisierte Arbeitsabläufe (zum Beispiel Belegbuchung) bieten die Möglichkeit, weitere Potentiale eines A + R-Konzepts im Bereich der Vorgangsbearbeitung zu nutzen. Als Retrieval-Komponente genügt hier in der Regel eine "ausgedünnte" Version auf der Basis einer Relationen Datenbank, da der Zugriff über formale Kriterien ausreicht.
Beispiel: Pressestelle
Eine wesentlich größere Bedeutung kommt der Retrieval- Problematik im Bereich Pressestelle zu. Bei einem Presseausschnittsarchiv stehen eindeutig die hohen Anforderungen an die Informationsrecherche im Mittelpunkt. Der Aufbau über greifender Thesauri und die inhaltliche Erschließung der Dokumente stellen hohe Anforderungen an das Retrieval-System und an die Qualifikation der Mitarbeiter. In der Regel wird hier auf ein Information-Retrieval-System zurückgegriffen, um damit Volltextrecherchen nach Schlagworten durchführen zu können.
Beispiel: Versicherungen
In der Versicherungsbranche als Dienstleistungsunternehmen ist Kundenorientierung einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. In zweifacher Hinsicht kann ein A + R-Konzept hier Wettbewerbsvorteile eröffnen. Zum einen bieten ausgereifte Systeme der Informationsversorgung die Möglichkeit - auch telefonisch -, eine bedarfsgerechte Kundenberatung aufzubauen. Andererseits leisten entsprechende Ablage- und Archivierungskomponenten einen wertvollen Beitrag zur Bewältigung von Antragsformularen und Schriftwechseln.
Beispiel: Öffentliche Verwaltung
In der öffentlichen Verwaltung können die Anforderungen alle drei Komponenten eines A+ R-Konzepts umfassen. Bürgernahe, möglicherweise telefonische Sofortauskünfte über Aktenlagen oder Genehmigungsverfahren benötigen den Aufbau eines Systems zur Informationsnutzung und Recherche. Eine Ablage- und Archivierungskomponente erleichtert den dezentralen Umgang mit den oft kilometerlangen Regalen an Aktenordnern von Ministerien und Behörden und entschärft das Raumproblem der oft zentral in der Stadtmitte gelegenen öffentlichen Verwaltungen. In der Regel standardisierte Arbeitsabläufe zur Antragsbearbeitung begünstigen den Einsatz von Vorgangsunterstützungssystemen.
Die Schwierigkeiten beim Archivieren sind meist organisatorischer Natur. So zeigt sich, daß die Ablagesystematik und die damit verbundenen Möglichkeiten zur Dokumentennutzung ein Schlüsselproblem im heutigen Büroalltag sind. Die Mitarbeiter der Verwaltungen wenden sich an die DV-Verantwortlichen im Hause und klagen darüber, daß sie "nichts mehr wiederfinden" Große Mengen an Papier werden produziert und abgelegt, doch niemand hat Zugriff darauf. Die Betroffenen erhoffen sich in vielen Fällen Lösungen durch den Einsatz der DV.
Schon seit längerem wird in der Literatur die Bedeutung der Information als viertem Produktionsfaktor oder als strategischer Ressource betont. Die momentan noch vorherrschende analoge Speicherung von Informationen und die damit verbunden Mängel in der Dokumentennutzung stehen in einem deutlichen Widerspruch.
A + R-Systeme sind zweifellos Konzepte, den Produktionsfaktor Information besser verfügbar zu machen. Sind sie an die Unternehmensanforderungen angepaßt, können sie Verwaltung und Verteilung großer Informationsmengen entscheidend effektiveren. Besonders greifbar werden die langfristig strategisch wirksamen Verbesserungen in der pharmazeutischen Industrie: Für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit der pharmazeutischen Unternehmen stehen zwei Komponenten im Mittelpunkt: die Datensicherung der Roh-, Folge-, und Forschungsdokumente sowie der zügige Ablauf der Zulassungsverfahren. Gemäß gesetzlicher Anforderungen müssen die pharmazeutischen Unternehmen eine sichere Archivierung ihrer Forschungsdaten bis zu 30 Jahren gewährleisten.
Hierbei muß Dokumentenauthentizität garantiert sein. Gleichzeitig sind die Forschungsdaten Grundlage für die Zulassungsverfahren, die der Plazierung eines neuen Arzneimittels auf dem Markt vorausgehen. Das Genehmigungsverfahren für neue Arzneimittel ist aufgrund der erforderlichen Testreihen und der präzisen Dokumentation und Verarbeitung der Ergebnisse außerordentlich papierintensiv. Für die Prüfungsbehörde und die pharmazeutische Industrie entstehen Aufwendungen in immenser Höhe, um die Informationsmenge zu verwalten, zu vervielfältigen und weiterzuleiten. Die einzureichenden Unterlagen für die Zulassung eines einzigen Arzneimittels können bis zu 70 Aktenordner umfassen. Praktisch heißt das, sieben Meter Papier aufzubereiten und an die Zulassungsbehörde weiterzuleiten.
Die interne Durchlaufzeit der Forschungsdokumente und die Dauer des Zulassungsverfahrens entscheiden über die Innovationszyklen. Gerade in der Pharmaindustrie entscheidet eine frühzeitige Marktpräsenz mit "Pionierprodukten" über den Rücklauf von Vorleistungen der Forschungs- und Entwicklungsphase in Milliardenhöhe.
A + R-Systeme unterstützen beide strategische Komponenten. Durch eine Speicherung der Forschungsdaten auf optischen Platten wird die Datensicherheit erhöht, wobei die Dokumentenauthentizität gewährleistet ist. Zudem kann die Aufbereitung der immensen Datenmengen durch die DV unterstützt und damit entscheidend effektiviert werden. Kosten für das aufwendige Zulassungsverfahren lassen sich dadurch senken
Ziel der Zulassungsbehörde und einiger Pharmafirmen ist es, die Unterlagen in Zukunft auf optischen Platten bei der Genehmigungsbehörde einzureichen. Voraussetzung hierfür ist die Konzeption und Implementation von zugeschnittenen technischen Systemen bei der Zulassungsbehörde und in den Pharma-Unternehmen.
Entscheidend für die schnelle Information
Überall dort, wo die Schnelligkeit von Informationsverarbeitung und -vermittlung eine Rolle spielt, beispielsweise beim Umgang der Versicherungsfirmen mit ihren Kunden, kann der funktionsgerechte Einsatz von A + R-Systemen die Wettbewerbs- und Konkurrenzfähigkeit der Unternehmen entscheidend verbessern.
Für den Laien erscheint die Einführung einer computergestützten Dokumentation und Archivierung auf der Basis optischer Platten relativ trivial: Man kauft eine Jukebox mit den optischen Platten, liest die vorhandenen Dokumente über Scanner in das System ein und kann von nun an mit einer datenbankbasierten Software beliebig und zu jeder Zeit in Sekundenbruchteilen auf unvorstellbar große Dokumentenbestände zugreifen.
Die Praxis gestaltet sich aber etwas schwieriger, wobei die meisten Probleme im organisatorische Bereich auftreten. Bei Jukebox-Preisen von 25 000 Mark (rund 4 GB) bis über 400 000 Mark (300 GB) leuchtet unmittelbar ein, das die Abschätzung der notwendigen Speicherkapazität Konsequenzen für die Höhe der Investitionen und damit auch für die Wirtschaftlichkeit eines A + R-Konzepts hat.
Hier hat sich gezeigt, daß selbst unternehmensvertraute erfahrene DV oder Abteilungsleiter die anfallenden Daten mengen und ihre Zuwachsraten oft um ein Vielfaches unterschätzen.
So liegt beispielsweise allein die Datenmenge der Finanz- und Rechnungswesenabteilung eines größeren mittelständischen Unternehmens aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und einer hohen Anzahl von als Images abzuspeichernden Eingangsbelegen im mittleren dreistelligen GB-Bereich.
Bei der Abschätzung des Datenvolumens muß darauf geachtet werden, inwieweit es sich hier um Kopien der Originaldokumente handelt und somit eine Doppelerfassung vorliegt. Eine systematische Untersuchung der Ist Situation in der betroffenen Abteilung oder Unternehmenseinheit fördert in der Regel - trotz einschlägiger Verwaltungsvorschriften eine Unmenge von Doppel- oder Dreifachablagen aus Sicherheits- und Handhabungsmotiven oder veralteter Verteilerverwaltung zutage. Bei jedem relevanten Dokumentenbestand müssen die Verantwortlichen die Zugriffshäufigkeit in Abhängigkeit von der Altersstruktur des Dokuments erfassen und bewerten. Konkret impliziert das die folgende exemplarische Abwägung: Ist es wirtschaftlich, drei Jahre alte Rechnungsbelege, auf die durchschnittlich fünfmal pro Tag abteilungsweit zugegriffen werden muß, in der Jukebox vorzuhalten, mit dezentralem Direktzugriff und Zugriffszeiten unterhalb 15 Sekunden, aber entsprechend teuer?
Oder macht es Sinn, die entsprechende WORM außerhalb der Jukebox aufzubewahren und bei Anforderung manuell einzulegen? Die Grenzziehung zwischen Online-Zugriff und ausgelagerten WORM-Platten ist keineswegs trivial und schlägt direkt auf die Höhe des Investitionsvolumens durch.
Oftmals ist es notwendig, die angegebenen Mengengerüste und vor allem die Zuwachsraten sowie die dadurch induzierten Kapazitätskosten noch grundsätzlicher zu hinterfragen. Der einfachere und oft auch billigere Weg zur Reduzierung gigantischer Datenmengen liegt im organisatorischen Bereich. Gemeint ist die Prüfung der Archivierungswürdigkeit. Es ist kaum verwunderlich, daß die Mehrzahl der Mitarbeiter ohne Unterstützung eines organisatorischen Regelwerks aus Sicherheitsüberlegungen und Bequemlichkeit ausnahmslos alles aufbewahren.
Ein weiterer kritischer Faktor betrifft die Erfassung und Gewichtung der Dokumentenbestände. Aus den Dokumentenmerkmalen (Format, Informationsarten, -träger) und der Dokumentennutzung (Zugriffshäufigkeit und -kriterien, Lebenszyklus) der Dokumentenbestände (Eingangsrechnungen, Bankauszüge, Baupläne) resultieren die funktionalen Anforderungen an das zu konzipierende A + R-System.
Konsistente Dokumentationsbereiche notwendig
Neben dem Problem der möglichst vollständigen Identifizierung aller in einer Abteilung auftretenden Dokumente und Informationen besteht die Notwendigkeit der Bildung von konzeptionell Konsistenten Dokumentenbereichen. Diese Aufgabe, die sehr viel methodisch-konzeptionelles Know-how erfordert, besteht darin, die riesige Zahl von Dokumentenbeständen (Data collection) in pragmatisch sinnvolle und dokumentationstechnisch handhabbare Dokumentenbereiche zu unterteilen .
Das Investitionsvolumen ist bereits für die Pilotphase relativ hoch. Ausgangsbasis für die folgende Kalkulation ist hier die Auftragsvergabe an einen Turnkey-System Anbieter. Der Kauf von Einzelkomponenten ist wegen der auftretenden Kompatibilitätsprobleme, mangelnder Standardisierung und des fehlenden Supports nur im Ausnahmefall zu empfehle.
Die Kosten für ein mittelgroßes A + R-System mit einer 40GB-Jukebox (100000 Mark), einer Scanstation, zwei Bearbeitungsstationen mit entsprechenden Scannern und hochauflösenden Bildschirmen zur Anzeige von Images (100000 Mark), einem leistungsfähigen Server (50000 Mark) und entsprechender Basissoftware (100 000 Mark) liegt mit entsprechender Peripherie bereits zwischen 400 000 und 500 000 Mark. Für die Vollnutzung-beispielsweise abteilungsweit-verbleiben dann aber "nur" noch die Investitionskosten für Aufrüstung der weiteren Arbeitsplätze, da Jukebox, Server und Software bereits für die spätere Ausbauphase ausgelegt sind.
Kalkulatorisch sind somit ein hoher Anteil der Einstiegskosten bereits der Vollnutzung zuzurechnen, in dem unternehmensinternen Erstinvestitionsantrag stehen jedoch die relativ hohen Einstiegskosten.
Ein organisatorisches Problem von hoher Brisanz liegt in der Konzeption der Erfassungsbeziehungsweise Scanstationen Bei einem hohen Anteil an NCI(Non Coded Information)-Dokumenten kann das Scannen und Deskribieren als Engpaßfaktor bezeichnet werden. Hier bieten sich folgenden Alternativen an:
- zentrales Scannen und (falls möglich) zentrales Deskribieren,
- zentrales Scannen und dezentrales Deskribieren,
- dezentrales Scannen und dezentrales Deskribieren.
Scannen ist immer noch eine Schwachstelle
Folgende Argumente sind bei der Entscheidung für die verschiedenen Alternativen abzuwägen: Hohe Investitionskosten für Scanner beim dezentralen Scannen, Schaffung von neuen, einseitig strukturierten Bildschirmarbeitsplätzen beim zentralen Scannen, Organisation der Dokumentenverteilung an die einzelnen Sachbearbeiter und Kapazitätsprobleme beim Scannen .
Insgesamt gesehen ist das Scannen trotz aller Innovationen im OCR-Bereich immer noch als Schwachstelle zu bezeichnen, und die Überlegungen sollten sich bereits im Vorfeld darauf konzentrieren, den Anteil der einzuscannenden NCI-Dokumente zu verringern.
Als Zwischenlösung kann beispielsweise bei festen Lieferanten- beziehungsweise Kundenbeziehungen der Erfassungsprozeß der NCI-Dokumente durch die Ausgabe von Formularen mit Barsode erheblich erleichtert werden.
Die Deskribierung ist aber nicht nur ein Problem der NCI-Dokumente, sondern betrifft alle anfallenden Dokumentenbestände. Das erfordert, abgestimmt auf die späteren Retrieval-Bedürfnisse, übergreifende Dokumentationsrichtlinien zur inhaltlichen Erschließung der Dokumente.
"Ablage" sollte nicht zur Haupttätigkeit werden
Dabei treten zwei Grundprobleme in den Vordergrund: Erstens, wer kann und soll überhaupt aufgrund von Sachkompetenz und Zuständigkeit inhaltlich deskribieren? Zweitens sollte der Deskribierungsaufwand nicht dazu führen, daß die bisherige Nebentätigkeit "Ablage" durch die Systemumstellung zu einer zeitintensiven Haupttätigkeit mutiert und der eingesparte Suchaufwand jetzt für die Deskribierung anfällt. Dabei erfordert die Umstellung von den gewohnten Aktenordnern mit eindimensionaler Ablagesystematik zu einem abstrakteren Systemaufbau - möglicherweise mit Thesaurus - eine sorgfältige Einführungsschulung, die den betroffenen Mitarbeitern den Umdenkungsprozeß erleichtert.
Um Archivierungs- und Retrieval-Projekte erfolgreich realisieren zu können, sollten wie in anderen Projekten auch die betroffener Mitarbeiter einbezogen wenden Der potentielle Anwender von A + R-Systemen sollte zusätzlich folgende Faustregeln beherzigen:
-Die erfolgreiche Umsetzung eines A + R-Systems verlangt ein langfristiges Stufenkonzept. Eine unternehmensweite Umstellung ad hoc würde, abgesehen von den immensen Investitionen, aus organisatorischen und psychologischen Gründer scheitern. Der Umstieg auf ein computergestütztes Dokumenten-Handling erfordert weitreichende interne Ablaufveränderungen, die getestet werden müssen .
-Als Pilotbereiche eignen sich strategisch bedeutsame Kernbereiche, da hier Lösungen am dringlichsten und eine konzeptionelle Anpassung am wichtigsten sind. Je nach Branche können etwa die Datensicherung oder die schnelle Kunden betreuung im Mittelpunkt stehen. Dadurch wird der Nutzen für das Top-Management am schnellsten ersichtlich.
-Das A + R-System muß so ausbaufähig konzipiert sein, daß Speicher- und Retrieval Komponente unternehmensweit angewandt werden können. Es ist nicht sinnvoll, für jeden Unternehmensbereich eine A + R-Insel einzurichten. Bereits bei der Pilotierung eines A + R-Systems in einem Bereich sollten grob die unternehmensweiten Anforderungen hinsichtlich Speicherung und Retrieval berücksichtigt werden.
-Das A + R-System muß sich in die Bürokommunikation integrieren lassen. Das künftige System soll technisch so konfiguriert werden, daß die Nutzer von ihren Arbeitsplätzen Zugriff haben können, ohne unterschiedliche Rechner auf dem Schreibtisch stehen zu haben. Ein solcher Medienbruch und System-Mix ist für die Nutzer unzumutbar und im Hinblick auf die Investitionskosten kaum vorstellbar.
-Merkmale und Nutzungssituation der Dokumente sind detailliert zu ermitteln. Dokumente als Informationsträger gelten als das Herz jedes A + R-Systems. Zur Anpassung des Systems an die unternehmensspezifischen Anforderungen gehört das genaue Wissen um die vorhandenen Dokumentenbestände. Dazu müssen die Merkmale der Dokumente anhand bestimmter Kriterien, wie Umfang, Ablageort, Ablageart, Aufbewahrungsfristen und -arten etc. sowie die inhaltlichen Anforderungen an den Informationsbedarf (Zugriffshäufigkeit) ermittelt werden.
*Markus Geier und Reinhild Freitag arbeiten als Berater beziehungsweise Beraterin beim Institut für Organisationsforschung und Technologieanwendung in München.