Die vier Säulen des Lizenz-Managements

25.06.2002
Von Christoph Kampmeyer

Dieter John, KPMG:

"Ein gutes Lizenz-Management kann zu erheblichen Einsparungen führen und ist damit ein wichtiges Instrument im Rennen um Wettbewerbsvorteile."

Ein umfassendes Lizenz-Management erfordert zusätzlich einen regelmäßige Abgleich zwischen dem Software- und dem Lizenzinventar. Auf diese Weise ist jederzeit ein Vergleich der eingesetzten Software mit den vorhandenen Lizenzen möglich, und damit lassen sich überflüssige Neuanschaffungen oder Unterlizenzierungen vermeiden. So fällt auch die Entscheidung leichter, ob eine Vollversion angeschafft werden muss oder ein Update ausreicht. Normalerweise stellt jeder Anbieter für jedes seiner Softwareprodukte einen Lizenznachweis aus; wird er nicht mitgeliefert, sollte er so bald wie möglich angefordert werden. Hilfsweise lassen sich Kaufnachweise nutzen, beispielsweise die Rechnung, die schon wegen der handels- und steuerrechtlichen Vorschriften aufzubewahren ist. Ein gut strukturiertes Lizenz-Management erfordert die Archivierung der Lizenz- und Kaufnachweise nach Produkten und Beschaffungsdatum an einer zentralen Stelle. Entscheidend ist, dass sich in angemessener

Zeit ein Überblick über den Lizenzbestand gewinnen lässt.

Säule 4: Bedarfsplanung und Beschaffung

Die Planung des Softwarebedarfs sollte sich nach der unternehmerischen Gesamtentwicklung richten. Die wesentliche Planungsgrundlage bilden dabei die aktuellen Hard- und Software- sowie Lizenzinventare. Bedarfsanforderungen für Software sind mit dem Lizenz-Management abzustimmen. Indem vor der Beschaffung ein Abgleich zwischen Bedarf und Bestand erfolgt, lassen sich unnötige Ausgaben vermeiden. Außerdem müssen in die Softwarebeschaffung auch die für das Lizenz-Management verantwortlichen Mitarbeiter einbezogen werden, um den Überblick über die vorhandenen Softwarelizenzen nicht zu gefährden.