Sinnvolle Maßnahmen für ein besseres Lizenz-Management: In der KPMG-Befragung wurden neben der IT-gestützten Inventarisierung vor allem klare Verantwortlichkeiten als wichtig genannt. Quelle: KPMG

Softwarelizenzen stellen vielerorts einen erheblichen Vermögenswert dar. Deshalb liegen durchdachter Einsatz und zielorientierte Planung der Software im Interesse jedes Unternehmens. Doch nur wenige haben die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen, um Lizenz-Management effektiv und effizient zu betreiben. Das belegt eine Umfrage der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG. Dazu auch Dieter John, Partner der KPMG in Köln: „Viele mittelständische Unternehmen wissen zumeist nicht, wie groß der aktuelle Bestand an Softwarelizenzen im Unternehmen überhaupt ist. Noch mehr Schwierigkeiten macht die Zuordnung der Lizenzen zu einzelnen Mitarbeitern oder Arbeitsplätzen.“

Auf diese Weise bleiben wesentliche Sparpotenziale ungenutzt. „Viele Unternehmen verkennen, dass ein gutes Lizenz-Management zu erheblichen Einsparungen führen kann und damit ein wichtiges Instrument im Rennen um Wettbewerbsvorteile ist“, bestätigt John. Es ist bedauerlich, wie selten von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht wird - zumal die Zahl der Softwareprogramme von unterschiedlichen Anbietern ständig zunimmt.

Mit einem guten Lizenz-Management ließe sich beispielsweise die Softwarebeschaffung im Sinne eines strategischen Einkaufs bündeln, um Preisnachlässe auszuhandeln. Darüber hinaus wären sowohl unnötige Kosten als auch rechtliche Probleme zu vermeiden, weil es weder zu einer Über- noch zu einer Unterlizenzierung käme. Doch leider wird die Software häufig nach kurzfristigem Bedarf sowie unabhängig von der Gesamtstrategie für den IT-Einsatz ausgewählt und beschafft. Insofern ist es schwierig, den Überblick über die eingesetzten Programme und die erworbenen Lizenzen zu behalten.