Jeder kennt das Problem: Texte, E-Mails, Bilder, Musikstücke stapeln sich auf den Laufwerken - aber wer eine bestimmte Datei dringend sucht, findet sie nicht. Für private Anwender ist das ärgerlich. Unternehmen verlieren durch die unnötige Suche Zeit und Geld. Ein Projekt-Manager bearbeitet mehrere hundert Vorgänge in einem Jahr, tauscht sich mit anderen Kollegen aus und muss viel später noch auf alte Daten zugreifen können. Selbst bei einer sinnvollen und gut gepflegten Verzeichnisstruktur dauert es lange, bis er sich zum gesuchten Dokument durchgeklickt hat.
Ohne Suchmaschinen kein effizientes Arbeiten
Schneller und effizienter geht es mit der Desktop-Suche, das bestätigen auch Analysten. Gartner hält eine Software für die schnelle Suche in Unternehmen für unabdingbar, wenn Mitarbeiter effizient arbeiten sollen. Es ist dann nicht mehr nötig, den Speicherort eines Dokuments im Dateisystem zu kennen. Die Desktop-Suche macht das Arbeiten bequemer. So kann der Projekt-Manager nicht nur nach einem einzelnen Dokument suchen, sondern auch explorativ vorgehen. Möchte er zum Beispiel herausfinden, welche Dokumente zu einem bestimmten Vorgang bereits existieren, sucht er einfach unter dem betreffenden Stichwort. Er erhält dann alle relevanten Dokumente, egal ob sie auf unterschiedlichen Laufwerken verstreut sind oder in verschiedenen Formaten vorliegen.
Die Abgrenzung zwischen der Desktop- und der Enterprise-Suche ist nicht eindeutig. Große Hersteller wie IBM oder Autonomy konzentrieren sich auf die Indexierung von Datenquellen auf dem Server, wo sie unterschiedlichste Systeme anbinden können. Einige von ihnen bieten auch Desktop-Tools an wie etwa Google, Fast oder Verity, das kürzlich von Autonomy übernommen wurde.
Gleichzeitig unterscheidet man bei den Desktop-Suchmaschinen zwischen Consumer-Ausführungen und solchen für professionelle Anwender. Letztere tragen gerne den Namenszusatz "Enterprise".
Wie sich Desktop- und Enterprise-Tools unterscheiden
Die Software für Privatanwender kann Dokumente auf der lokalen Festplatte finden, für die Suche in Datenbanken oder Netzwerken sind sie jedoch nicht geeignet. Diese Tools können Anwender in der Regel kostenlos herunterladen. Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal sind üblicherweise die Administrationsfunktionen. Profi-Werkzeuge können in der Regel vom Systemadministrator zentral eingerichtet und über Policies konfiguriert werden. Auf diese Weise lässt sich etwa verhindern, dass Benutzer bestimmte Datenquellen indizieren oder durch zu enge Update-Intervalle für den Crawler die Datei-Server der Firma überlasten. Außerdem müssen solche Tools den Sicherheitsanforderungen eines Unternehmens gerecht werden, etwa auf Arbeitsplätzen, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Natürlich haben solche Funktionen auch ihren Preis - die Kosten liegen zwischen 50 und 500 Euro für eine Einzelplatzversion.
Desktop-Suche - in ihrer kostenlosen Version für den privaten Anwender - wird eine Erweiterung der großen Web-Suchmaschinen bleiben. Durch dieses Angebot versuchen die Anbieter, ihre Kunden stärker an sich zu binden. Zudem schaffen die Tools ein neues Umfeld für Werbung - schließlich lassen sich Anzeigen auch in der Benutzeroberfläche der Desktop-Suche platzieren.