MÜNCHEN (rs)-"Wenn andere das können, ist nicht einzusehen. warum ich das nicht kann." Diese Überlegung ist häufig für Manager, Sachbearbeiter oder Sekretärin der Auslöser, sich mit der Business-Grafik auseinanderzusetzen. Die Grundvoraussetzung: Die Software muß leicht zu handhaben sein. Dann allerdings könnten die Sekretärinnen von ihren Chefs Konkurrenz bekommen, denn wer mit der Grafik umgehen kann, macht vieles selbst.

Es gibt im wesentlichen zwei Aspekte bei den Grafikanwendungen:

- Informationen, die man bekommt, für den eigenen Gebrauch grafisch aufzubereiten und

- Informationen, die man weitergeben will, vorher grafisch aufzubereiten.

Sinnvolle Präsentationen lassen sich jedoch erst dann zusammenstellen, wenn man die Grenzen der Grafikpakete und damit der Grafikanwendungen überhaupt erkannt hat.

Man möchte natürlich eine optimale Darstellung haben, aber optimale Darstellung und leichte Handhabung sind nicht immer miteinander vereinbar. Es gibt Pakete, die sehr einfach zu bedienen sind. Wenn die Ausgabe jedoch auf ein anderes Medium als einen Plotter erfolgen soll, erfordert dies schon wieder weitergehende Kenntnisse.

Vor allem der Mix von Text und Grafik bietet attraktive Möglichkeiten, die, um sie richtig nutzen zu können, auch erst einmal verstanden sein wollen. Dabei kann ein Laserdrucker eine wesentliche Hilfe sein. Dieses Ausgabegerät hat keine Probleme, Text und Grafiken in einem Zug zu produzieren.

Besseres Material

Wenn nun ein Manager an diese grafischen Dinge herangeht, dann ist der dem Menschen innewohnende Spieltrieb sicher eine Komponente. Im wesentlichen tut er es aber aus der Erkenntnis heraus, daß man Grafiken braucht. Allein schon deswegen, weil man selbst nicht gut aussieht, wenn die Kollegen in den Besprechungen mit besserem Material aufwarten.

Dabei wird ein Manager um so weniger tun, je höher er in der Hierarchie steht. Ähnlich dürfte das auch mit den Kostenüberlegungen sein. Je höher das geht und je mehr auch Statusfragen mit hineinspielen, um so weniger interessieren die Kosten. Im mittleren Managementbereich hingegen spielen die Kosten fraglos eine große Rolle. Da kommt auch schnell die Diskussion auf, ob einer eine solche Einrichtung für sich allein zur Verfügung hat, ob sie gemeinsam von der gesamten Abteilung oder von der ganzen Firma genutzt werden soll.

Nicht einfach zu beantworten ist die Frage, werden potentiellen Anwender in die Grafikdinge einführt. Der Manager wird sicherlich erst einmal auf seiner Ebene darüber sprechen, mit Kollegen also, die möglicherweise schon Erfahrung mitbringen.

Sekretärin überzeugt Manager

Eine weitergehende Beratung mag dann, sofern vorhanden, durch die hauseigene EDV erfolgen, weil bereits eine Reihe von integrierten Lösungen angeboten wird. Bei der integrierten Lösung werden die Kosten für die Grafik nicht so direkt sichtbar, weil das doch im allgemeinen Topf der EDV-Kosten untergeht.

Dazu kommt, daß Einzellösungen für Managementgrafik in der Regel auch in den Fähigkeiten nicht so weit gehen wie integrierte Lösungen. Sie sind obendrein unverhältnismäßig viel teurer.

Ein wichtiges Problem ist auch, ob die Sekretärin mitmacht, ob sie überzeugt ist, daß Grafik eine gute Sache ist. Der Manager wird in der Regel nur dann überzeugt sein, wenn es die Sekretärin auch ist. Firmen, die solche Produkte verkaufen, stellen sich dieser Problematik auf ihre Weise: Je höher die Hierarchie, desto eher bringen sie das in Form von "Frühstücksveranstaltungen" nahe, während Sekretärinnen beispielsweise zu Seminaren oder ähnlichen Veranstaltungen eingeladen werden.

Immer aber wird die Barriere nur überschritten, wenn die Grafikprodukte leicht zu bedienen sind. Die leichte Bedienbarkeit ist der Schlüssel zu allem. Wie leicht und schnell die Bedienung derartiger Produkte gelernt werden muß, läßt sich relativ einfach abschätzen: Kaum ein Manager wird mehr als einen halben Tag an Aufwand investieren, um mit einem solchen Produkt umgehen zu können.

Schmerzgrenze

Wenn der Aufwand höher ist, wird er die Beschäftigung damit einstellen und nichts selbst machen. Der halbe Tag ist da sicher die "Schmerzgrenze". Eine Sekretärin hingegen wird vom Unternehmen sicher ohne Schwierigkeiten für einen Zwei-Tages-Kurs freigegeben werden können. Immerhin hat der Manager ja direkten Nutzen davon, wenn sie mit der Grafik umgehen kann.

Dabei kann man davon ausgehen, daß diese Zeit auch tatsächlich reicht, den Umgang mit derartigen Paketen zu lernen. Der perfekte Umgang kommt allerdings erst mit der ständigen Nutzung. Trivial, aber wesentlich für die Akzeptanz ist, daß die Erläuterungen in Deutsch sind.

Deutsch erhöht Akzeptanz

Der Manager selbst kann in der Regel zwar Englisch, die Sekretärin jedoch oft nicht. Erklärungen in deutscher Sprache sind allemal einfacher und schneller zu verstehen.

Nicht jeder Grafiksoftware-Hersteller scheint das begriffen zu haben, denn immer noch gibt es eine ganze Reihe von Programmen mit englischsprachigen Menüs.

Schlecht läßt sich die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von Business-Grafik in Mark und Pfennig ausdrücken. Wilhelm Graffmann, Marketingleiter bei Hewlett-Packard in Frankfurt, ist sich immerhin sicher, daß bei der Planung der Hannover-Messe beispielsweise sein Arbeitseinsatz mehr als halbiert wurde. HP hatte in diesem Jahr mehr als 200 Leute auf dem Stand. Jedem mußte gesagt werden, was er wo machen sollte.

Stets aktuell

Erheblich einfacher als viele Briefe zu schreiben, war es laut Graffmann, diese Planung mit grafischen Hilfsmitteln zu erstellen. Alle Änderungen an diesem Organisationskonzept wurden während der Hannover-Messe laufend protokolliert und in regelmäßigen Abständen per Laserdrucker ausgegeben. Damit hatten alle Mitarbeiter stets den aktuellen Stand der Dokumentation zur Verfügung.

Für die Akzeptanz von Business-Grafik spielt sowohl bei den Managern selbst als auch bei Sachbearbeitern und Sekretärinnen die Generationsfrage eine wichtige Rolle. Eine ältere Person wird die Barriere nicht so ohne weiteres überwinden. Ist dies dann einmal geschafft, werden zunächst eben nur die Funktionen genutzt, die wirklich leicht zu handhaben sind.

Selbst an's Terminal

Bleibt die Frage, ob sich Manager selbst ans Grafikterminal setzen. Einmal abgesehen vom Generationsproblem: Eine Sekretärin ist für einen Manager auch ein zugestandenes Statussymbol und letztlich will der Manager schon, daß seine Sekretärin mit der Grafik umgehen kann und er das nicht selbst machen muß. Doch wenn ein Kollege im Unternehmen die Grafik beherrscht, kann das eine Schrittmacherfunktion bedeuten. Vor allem, wenn der Kollege die besseren Unterlagen hat.