ECM

Die richtige Strategie für Content-Management

Spezialgebiet Business-Software: Business Intelligence, Big Data, CRM, ECM und ERP; Betreuung von News und Titel-Strecken in der Print-Ausgabe der COMPUTERWOCHE.
Viele Unternehmen setzen auf Enterprise-Content-Management (ECM), um ihre Daten in den Griff zu bekommen. Lesen Sie, was dabei wichtig ist.
80 Prozent aller derzeit in Firmen anfallenden Informationen sind unstrukturierte Daten.
80 Prozent aller derzeit in Firmen anfallenden Informationen sind unstrukturierte Daten.
Foto: Blend Images/Fotolia

Das digitale Universum wächst schnell - schneller, als es IT-Verantwortlichen lieb sein dürfte. Die Analysten von IDC taxierten das Volumen aller digitalen Inhalte weltweit im Jahr 2009 auf 800.000 Petabyte (ein Petabyte entspricht einer Million Gigabyte). Würde man diese Daten auf DVDs speichern, reichte der Stapel von der Erde zum Mond und wieder zurück. Und damit ist längst nicht Schluss. Im vergangenen Jahr soll sich der Datenberg bereits auf 1,2 Millionen Petabyte (1,2 Zetabyte) aufgetürmt haben und in der kommenden Dekade auf bis zu 35 Zetabyte wachsen. Der DVD-Stapel erreicht damit die halbe Strecke bis zum Mars.

Die Tatsache, dass 95 Prozent der weltweit anfallenden digitalen Information aus unstrukturierten Daten bestehen, gestaltet das Handling nicht gerade einfacher. Vor allem Videos, Musikdateien, aber auch E-Mails, Präsentationen und Dokumente lassen sich in diese Kategorie einordnen. Das macht sich auch im Datenbestand von Unternehmen bemerkbar. Die IDC-Analysten schätzen, dass etwa 80 Prozent aller derzeit in Firmen anfallenden Informationen unstrukturierte Daten sind.

Viele Informationen verschwinden einfach

"Wie gehe ich mit diesen Daten um?", lautet die alles entscheidende Frage, über die sich CIOs tagtäglich den Kopf zerbrechen. Schließlich dreht es sich längst nicht mehr nur darum, die Informationen irgendwo abzulegen. Denn in den gigantischen Datenbergen schlummern wertvolle Informationen, die, richtig aufbereitet, einen wertvollen Beitrag für das eigene Geschäft leisten können. Doch davon sind die meisten Unternehmen weit entfernt. Eine Untersuchung der University of California (UC) in Santa Cruz brachte zu- tage, dass 90 Prozent der nicht strukturierten Daten, einmal in den Tiefen der Systeme abgelegt, niemals produktiv genutzt werden.

Diese für das Informations-Management wenig schmeichelhafte Quote macht deutlich, wie wichtig es für die Unternehmen ist, Werkzeuge zu implementieren, die dabei helfen, Informationen richtig zu verwalten und zu verwerten. Dazu zählen beispielsweise Tools für die Klassifizierung der digitalen Informationen mit Hilfe von Metadaten, effiziente Suchalgorithmen, Werkzeuge für das Strukturieren und Einordnen von Daten sowie letzten Endes ein strategisches Enterprise-Content-Management (ECM).

Datenflut überfordert Firmen

Die Marktforscher von Kelton Research haben im Auftrag des Serviceanbieters Avanade weltweit mehr als 500 Vorstände und IT-Entscheider befragt, wie sie die Probleme rund um die wachsende Datenflut einschätzen. Das sagen die deutschen Manager:

- 42 Prozent machen sich Sorgen, die Datenmengen nicht mehr bewältigen zu können.

- 39 Prozent gaben an, wegen fehlerhafter oder mangelnder Daten schon einmal eine falsche Entscheidung getroffen zu haben.

- 48 Prozent wollen sich 2011 verstärkt um das Thema Informations-Management kümmern.

- Rund ein Drittel der Manager sind mit den eingesetzten Werkzeugen unzufrieden. 39 Prozent kritisieren schlechte Ergebnisse, geht es darum, irrelevante Informationen herauszufiltern, und 29 Prozent bemängeln die Suchfunktionen.

- 84 Prozent glauben trotz der Herausforderungen, dass mehr Daten ihre Mitarbeiter grundsätzlich in die Lage versetzen könnten, bessere Arbeit zu leisten.

- 16 Prozent befürchten, die Datenmengen führten zu einer verringerten Produktivität.

- 65 Prozent gehen davon aus, dass die zunehmende Datenflut die Arbeitsweisen in den Unternehmen grundlegend verändern wird.

- 55 Prozent sagen, die eigenen Daten bildeten ein strategisches Differenzierungsmerkmal im Wettbewerb.