Die Kosten pro SAP-Arbeitsplatz hängen stark von der jeweiligen Umgebung ab. Wenn wenige Nutzer an sehr komplexen IT-Systemen arbeiten, sind die Kosten pro Anwender zwangsläufig sehr hoch. Für das Unternehmen jedoch erweist sich das als höchst profitabel. 4000 Euro pro "Named User" im Monat sind im hoch automatisierten Einzelhandel durchaus angemessen. Zwei Euro für jeden Arbeitsplatz können dagegen viel zu teuer sein, wenn die Mitarbeiter ein teures HCM-System (Human- Capital-Management) nur nutzen, um interne Telefonnummern nachzuschlagen.
SAP-Kostenstrukturen lassen sich daher nur mit einem Set an Einflussgrößen bewerten, das Komplexität und Volumen sowie Leistung und Nutzen erfasst. Selbst die "User" verlangen eine genaue Betrachtung, kann es sich doch um Power-, Gelegenheits- oder Self-Service-Anwender handeln.
Der Server-Bedarf variiert je nachdem, ob Mitarbeiter ein Vertriebs- oder FI-Modul nutzen und in welchem Geschäftsfeld sie tätig sind. Gleiches gilt für den Speicherbedarf, der von der Branche und den Geschäftsprozessen abhängt.
Wichtige Einflussfaktoren
Die Kosten des SAP-Betriebs setzen sich aus den Blöcken Softwarelizenz und -wartung, IT-Infrastruktur und Anwendungsservices zusammen (siehe Grafik). Diese Kostenverteilung macht deutlich, warum traditionelle innerbetriebliche Kostenverrechnungen auf Basis von CPU-Sekunden oder Server-Leistungen nicht mehr geeignet sind.
Wichtiger als die Verteilungsfrage ist die Frage nach der Einordnung der Aufwände. Passen die Kosten zu Nutzen und Qualität? Geht es auch günstiger? Im Fall der Softwarenutzung ist beispielsweise von Interesse, ob ein altes Lizenzmodell noch zu einem Unternehmen passt, das sich über die Jahre weiterentwickelt hat. Die Erfahrung lehrt, dass es enorme Abweichungen gibt.
Server-Kosten sinken
Virtualisierungstechniken sorgen für einen deutlichen Rückgang der Server-Kosten. Die Entlastung des Storage-Budgets fällt vergleichsweise bescheiden aus. Zwar fallen die Anschaffungspreise, allerdings nimmt der Bedarf an Plattenspeicher zu. Dadurch verschiebt sich das Verhältnis zwischen Server- und Speicherkosten von 50 zu 50 langsam in Richtung 40 zu 60.
Für die Kosten der Application-Services sind die Qualität der Implementierung und der Wissensstand der Nutzer entscheidend. Arbeiten in der Mehrzahl professionelle Anwender mit dem System, fällt in der Regel eine geringe Anzahl komplizierter Störvorfälle an. Ein großer Kreis an Gelegenheitsnutzern erzeugt wiederum viele einfache Meldungen (etwa "Passwort vergessen"). Passen die Support-Strukturen nicht zu den User-Bedürfnissen, wird es teuer.
Großes Sparpotenzial
Die Spannbreite der Einsparmöglichkeiten reicht von 21 Prozent bis 45 Prozent - je nach Leistungsprofil der betrachteten Anwendung. Das Sparpotenzial lässt sich folgendermaßen heben:
Outsourcing: Wer die Infrastruktur selbst betreibt, profitiert nur zu den jeweiligen Investitionszeitpunkten, also etwa alle drei bis fünf Jahre, von dem Preisverfall für Hardware. Werden Leistungen ausgelagert, lassen sich mit dem Provider jährliche Kos-tensenkungen vertraglich festschreiben.
Optimierung des Gesamtnutzens: Wichtig sind nicht einzelne Messgrößen wie möglichst geringe Kosten pro User. Entscheidend ist die beste Kostenstruktur einer SAP-Landschaft im Verhältnis zur erbrachten Leistung. Die kann zum Beispiel verbessert werden, indem man Menge, Qualität und Diversifizierung von bereitgestellten Geschäftsprozessen anpasst. (jha)
Ralph Treitz ist Gründer und Vorstand der VMS AG.