Egal, ob die neue Version des DTP-Programms, die Bildverarbeitung oder die Animationssoftware, alle brauchen sie von Release zu Release immer mehr Speicherkapazität. Da kommen selbst die Besitzer großer Festplatten ins Schleudern. Aber auch der Anwender, der die 15 Disketten zur neuen Programmversion durcheinanderbringt, wünscht sich eine Alternative. Für große Datenmengen bieten sich, so Franz Fischbach, CD-ROM, WORM oder Erasable Optical Disk (EOD) an.
Aufgrund verschiedener mechanischer Abläufe stoßen die magnetischen Speicher rein physikalisch, beispielsweise bei der Steuerung der Zugriffsmechanismen sowie dem Abstand der Schreib- und Leseeinrichtungen, an Kapazitätsgrenzen. Hier bieten sich magneto-optische Speicher an.
Wie bei den magnetischen Festplatten sind auch die WORM- und EOD-Platten in einzelne adressierbare Sektoren eingeteilt, obwohl sich die optoelektronischen Medien in ihrer Bauweise sehr unterscheiden. WORM-Platten setzen in spiegelbildlicher Mehrlagenbauweise eine Tellur-Legierung für die beiden Speicherschichten ein die von zwei Glasschichten umgeben werden.
Wegen der sektoriellen Gliederung lassen sich die Daten auch auf der WORM wie bei Magnetplattenspeichern nicht nur seriell, sondern auch wahlfrei speichern. Das Format einer Platte hängt unter anderem von der maximal erreichbaren Speicherdichte ab, so daß es möglich ist, durch Veränderung der Formatierung die Speicherdichte zu erhöhen.
Die WORM- besteht aus mehreren Schichten pro Seite, die spiegelbildlich zusammengeklebt werden. Bei der WORM Entwicklung von Philips bestehen die Schichten von außen nach innen jeweils aus:
- einer Polycarbonatschicht,
- einer Terbium-Eisen-Legierung als Speicherschicht,
- einem Kleber, der die beiden Teile zusammenbindet.
EOD- oder magneto-optische Disks werden mit Durchmessern von 51/4 Zoll (Speicherkapazität 650 MB) und 3 1/2-Zoll (Speicherkapazität 128 MB) angeboten. Die Platten lassen sich bei Einzellaufwerken nur manuell, bei Mehrplattenwechslern und Jukeboxen auch automatisch per Programmbefehl wechseln.
Wird ein Dokument, das in einer Jukebox abgespeichert ist, gesucht, und es befindet sich nicht auf der online angeschlossenen Plattenseite, bekommt die Plattenbox automatisch eine Aufforderung, die gewünschte Platte mit der richtigen Seite vor dem Lese-/Schreibkopf einzulegen. Während das Programm eine neue Platte sucht, entfernt das System schon die bisherige Platte aus der Schreib-/Leseposition und macht Platz für die gesuchte Playtte. In Abhängigkeit vom jeweiligen Boxentyp und der Lage der Platte, dauert der gesamte Plattensuchvorgang durchschnittlich zwischen vier und zehn Sekunden. Alle diese
Werte beweisen, wie sich bei elektronischen Archivierungssystemen im Vergleich zu konventionell geführten Archiven in Aktenordnern oder auf Mikrofilm der Zugriff auf bestimmte Unterlagen beschleunigt, wenn auch die Zugriffszeit von zehn Sekunden für elektronische Verfahren als sehr lang anmutet.
In einem großen Zentralarchiv wird es kaum möglich sein jedes Aktenstück in spätestens 30 Sekunden herauszusuchen. Geschickte Organisatoren sehen auch noch eine Zugriffsoptimierung vor, indem sie zusammengehörige Dokumente entsprechend sinnvoll auf der gleichen Plattenseite anordnen.
Die Einsatzgebiete sind vielfältig. Bei Krupp wurde bei spielsweise eine Einzelplatzlösung realisiert, die einen elektronischen Teilekatalog mit beschreibenden Dokumenten und technischen Zeichnungen enthält. Zur Zeit setzt Krupp in den Servicestützpunkten noch großformatige Dokumentensammlungen in Buchform und teil weise riesige Mikrofilmbestände ein.
Die wichtigsten Systemleistungen spiegeln sich sowohl in den Zeit als auch in den Kapazitätsfaktoren der einzelnen Bauelemente wider. Wünschenswert sind
- zehn bis zwölf Seiten pro Minute beim Scannen und Ablegen im Faksimile-Format mit der maximalen Auflösung von 400 dpi und automatischem Einzelblatteinzug ohne automatische Indexvergabe
- acht bis zehn Seiten pro Minute beim Scannen und Ablegen als Faksimile in Verbindung mit automatischer Indexierung und dem Anlegen von mindestens zehn Schlüsselfeldern. Allerdings gibt es keine Standardlösungen, weil sich beim Scannen mit automatischer Indexierung das Organisationssystem des jeweiligen Benutzers anpassen muß. Häufig erzielen Kompromißlösungen zwischen den Anforderungen der Organisation und dem Leistungsangebot der Systeme die besten Erfolge,
- drei DIN-A4-Seiten pro Minute beim Lesen von 6-Punkt-Schriften mit Texterkennung aus gespeicherten Faksimiledokumenten .
Für das Schreiben wird die Information in einem feingebildeten Laserstrahl in Form von vorhandenen und nicht vorhandenen "Mikroblasen" oder "Lochern" (Zustand 1 oder 0) eingebrannt. Auch bei der Lesefunktion kommt der Laserstrahl zum Einsatz. Bei den 12-Zoll-Platten ist die Plattenoberfläche in 40 000 Spuren zu je 25 Sektoren a 1 KB (1024 Zeichen) eingeteilt (das ergibt 1 GB pro Seite). Die gespeicherten Informationen sind sowohl bei der CD-ROM als auch der WORM weder veränderbar noch löschbar.
Durch das Einlesen einer DIN-A4-Seite mit Text entstehen bei einer Auflösung von 400 dpi bereits 2 MB Bildpunkte. Zur Beschleunigung des Zugriffs speichern leistungsfähige Computer in ihrem internen Speicher zunächst jede eingelesene Seite in voller Größe, ehe sie dann über einen Ganzseitenbildschirm angezeigt und manuell um Schlüssel- oder Suchwörter ergänzt werden
Weniger Fehler in der elektronischen Ablage
Allerdings bietet auch eine entsprechende Software nach Beendigung der gesamten Erfassungsarbeit die Möglichkeit, alle eingescannten Daten entweder im Stapel automatisch mit Suchbegriffen zu versehen oder jedes Dokument manuell mit Schlagworten zu ergänzen, bevor es in der Datenbank beziehungsweise im Archiv als Faksimile zusammen mit den Suchbegriffen abgelegt wird.
Für die Weiterverarbeitung von gescannten Textseiten hat der Markt mehrere spezielle Text- oder Schrifterkennungsprogramme entwickelt, die beim Scannen alle vorgegebenen Suchbegriffe automatisch aus der erfaßten Faksimilevorlage entnehmen und damit in der Lage sind, selbständig Suchbegriffe in die Datenbank zu überführen und mit der Faksimiledarstellung auf derselben Seite abzuspeichern. In diesem Fall speichert das elektronische Archivierungssystem nicht nur Text- und Tabelleninformationen, sondern auch Grafiken, um ein benötigtes Dokument später anhand der Suchbegriffe schnell und sicher wiederzufinden.
Wenn die Dokumente nur als Faksimile erfaßt werden, ist es ohne spezielle Maßnahmen nicht möglich, unmittelbar aus dem Original mit den reinen Pixeldaten bestimmte Informationen herauszusuchen. Mit Hilfe von OCR-Software läßt sich das Dokument mit allen enthaltenen Druckbuchstaben in ASCII-Zeichen umwandeln, die ein beliebiges Textprogramm weiter verarbeiten kann. Dies ist die Voraussetzung für ein Retrieval-System zur Volltextrecherche.
Da es ohne Hilfsmittel nicht möglich ist, in einem Faksimile, das aus Pixel-Informationen besteht, ein einzelnes Zeichen herauszusuchen, muß die Software die Suchbegriffe zu den einzelnen Informationen im gesamten Dokument festlegen, um in einer Datenbank eine einzelne Information, einen Abschnitt, eine Seite oder ein bestimmtes Dokument über diese Suchbegriffe wiederzufinden.
Im Vergleich zu konventionellen Archiven treten bei der elektronischen Ablage weniger Fehler auf. Wenn das elektronische Archiv alle Arten von Daten, Texten, Bildern und Zeichnungen auf dem gleichen System bereithält, sind WORM- und EOD-Platten interessante Alternativen zum Mikrofilm, weil sie die Archivierung und Dokumentenverwaltung in wesentlichen Punkten rationalisieren.
Als Alternativen für Konfigurationen von Image-Systemen kommen in Frage:
- Einzelplatzsysteme als Insellösung, die Dokumente erfassen, indizieren, elektronisch verteilen und speichern, die Informationen entweder über den Bildschirm anzeigen oder über einen grafikfähigen Drucker ausgeben und die Daten auf weitere Platten kopieren.
- Abteilungslösungen für einfache lokale Netzwerke: Wenn der Rechner nicht nur für einen Arbeitsplatz zur Datenerfassung und zur Weiterverarbeitung, sondern auch als Server-Station fungiert, lassen sich mehrere Anzeigestationen in ein einfaches lokales Netz einbinden, um über den Bildschirm Informationen vom Server abzurufen und die Dokumente auf dem Bildschirm zu bearbeiten.
- Unternehmensweite Gesamtlösung über ein erweitertes Netzwerk, um die Archivier- und Abfrageplätze kaskadenförmig (Cluster) mit optischen Speicherplatten, unter Umständen sogar unter Einsatz von automatischen Plattenwechslern (Jukeboxen) in einem ganzheitlichen Informationssystem zusammenzuschließen. Damit entsteht ein großes Archiv, auf das nicht nur unternehmensweit alle entsprechend ausgestatteten Arbeitsplätze zugreifen, sondern mit dem auch die Daten dezentral eingescannt werden können.
Franz Fischbach arbeitet als freier Journalist und Anwendungsberater in Lüdge-Rischenau bei Detmold.