Das Grundlagenwissen über BPM und das Wissen um die konkreten Möglichkeiten von BPM-Tools vorausgesetzt, kommen Anwender in ihren Prozess-Management-Projekten bald auch zu der Frage nach den Grenzen des Monitorings ihrer Geschäftsabläufe.

In BPM-Prozessmodellen lässt sich abbilden, welche Daten für welche Kennzahlen relevant sind. Die Modelle selbst geben die Soll-Werte und die Daten aus der Prozessausführung vor. Daten aus eventuell angebundenen Drittsystemen liefern im Vergleich dazu die Ist-Werte. Insbesondere bei der Kontrolle von aktuellen Prozessdaten in Echtzeit (Monitoring) ergeben sich damit umfassende Eingriffsmöglichkeiten, um potenzielle Probleme schnell zu erkennen und zu beheben. Bei komplexen IT-Infrastrukturen muss aber auf die Verfügbarkeit der Informationen geachtet werden.

Abhängig von der Art der Analyse und dem Funktionsgrad der Software bieten BPM-Werkzeuge die folgenden Möglichkeiten der Überwachung von aktuellen Prozesswerten an:

• Verwaltung und Bereitstellung von Daten aus den eigenen Prozessmodellen (Soll-Vergleichswerte);

• Erfassung und Nutzung von Daten aus den im eigenen System laufenden (und abgelaufenen) Workflows (Ist-Werte);

• Zugriff auf Soll-Daten aus Drittsystemen (beispielsweise aus Vorgaben im ERP-System);

• Import von Ist-Daten aus Drittsystemen (beispielsweise einer Zeiterfassung oder der Dauer von Vorgängen in Drittsystemen).

Möglichkeiten des Datenzugriffs

Entscheidend ist hierbei nicht, ob das Drittsystem als Datenquelle im Unternehmen installiert ist oder über Cloud bereitgestellt wird, sondern wie der Datenzugriff erfolgen kann. Dabei werden verschiedene Möglichkeiten unterstützt:

• Zugriff auf die Datenbank des Drittsystems (zum Beispiel über ODBC) - dies ist aufgrund von Einschränkungen für das Sicherheits- und Rechtemanagement aber nur selten möglich;

• Zugriff auf Übergabetabellen: Das Drittsystem schreibt hier hinein, das BPM-System holt die Daten ab;

• Kommunikation über Schnittstellen (wie beispielsweise Web Services), damit auch eine gute Anbindung von Cloud-Systemen möglich ist;

• Zugriff auf Übergabedateien - insbesondere bei älteren Systemen, die keine Kommunikationsprotokolle oder Funktionsaufrufe unterstützen. Das Drittsystem stellt die Daten in den Formaten CSV, XML etc. bereit, damit diese dann manuell oder per Importroutine in das BPM-System eingelesen werden können. Dieses Vorgehen hat aber Probleme mit der Aktualität und ist daher eher für ein vergangenheitsbezogenes Reporting als für ein gegenwartsbezogenes Monitoring geeignet.

Erfolgt die Aufbereitung und Anzeige der Echtzeitdaten im BPM-Tool, werden die Daten dabei zumeist importiert und zumindest temporär gespeichert. Weitere Steuerungsmöglichkeiten wie Verdichtungen etc. erfolgen dann auf der Datenbasis des BPM-Tools ohne Rückgriff auf die Drittsysteme.

Alternativen zu BPM-Systemen

Zudem ist zu beachten, dass die technische Umsetzung der Auswertung nicht zwangsläufig im BPM-System selbst erfolgen muss. Zwar bieten diese zumeist eigene Analysekomponenten mit einfachen Funktionen an - wie beispielsweise eine Darstellung der Werte oder die Summenbildung -, für weitergehende Auswertung werden die Daten aber an Drittsysteme übergeben. Bei umfassenden Analysen kommen hierzu Business-Intelligence-Anwendungen (BI-Anwendungen) zum Einsatz. Es kann aber auch sein, dass die Übergabe der Prozessdaten an ein Fachsystem gewünscht ist, um dort ein Monitoring zu ermöglichen. Ein gutes Beispiel ist das Rechnungseingangsbuch in SAP-Systemen: Die Daten dazu kommen aus einem Workflow, der nicht unbedingt in SAP ablaufen muss.