E-Mail effizienter nutzen und verwalten

Die besten Tools für Outlook & Co.

Thomas Bär
Thomas Bär, der seit Ende der neunziger Jahre in der IT tätig ist, bringt weit reichende Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung von IT-Prozessen im Gesundheitswesen mit. Dieses in der Praxis gewonnene Wissen hat er seit Anfang 2000 in zahlreichen Publikationen als Fachjournalist in einer großen Zahl von Artikeln umgesetzt. Er lebt und arbeitet in Günzburg.
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Frank-Michael Schlede
Frank-Michael Schlede arbeitet seit den achtziger Jahren in der IT und ist seit 1990 als Trainer und Fachjournalist tätig. Nach unterschiedlichen Tätigkeiten als Redakteur und Chefredakteur in verschiedenen Verlagen arbeitet er seit Ende 2009 als freier IT-Journalist für verschiedene Online- und Print-Publikationen. Er lebt und arbeitet in Pfaffenhofen an der Ilm.
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Ganz gleich, ob Outlook, Thunderbird oder ein anderes Mail-Programm zum Einsatz kommt – es gibt immer Potenzial für Verbesserungen oder Erweiterungen. Wir stellen die besten Tools für Ihre "Poststelle" vor.

Auch wenn die Apologeten der sozialen Medien immer wieder behaupten, dass die E-Mail tot sei und "kein Mensch" und schon überhaupt kein professionelle Anwender sie noch brauchen würde, sieht die Wirklichkeit doch ganz anders aus: E-Mail-Programme gehören zu den Anwendungen, die auf fast allen PC-Systemen am häufigsten eingesetzt werden. Entsprechend ausgereift sind die entsprechenden Programme wie Outlook und Thunderbird, die auf den unterschiedlichen Plattformen zum Einsatz kommen. Doch auch Gutes, Bewährtes kann noch besser werden, wie unser Überblick über die besten und praktischsten Tools für die E-Mail zeigt.

ScanPST: Immer dabei - kaum bekannt…

Ein Szenario, das für viele Anwender sicher dem GAU - dem "größten anzunehmenden Unfall" -schon sehr nahe kommt: Unterwegs mit dem Notebook und Outlook kann man nicht mehr auf die PST-Datendatei (Personal Store - persönliche Ordnerdatei) zugreifen. In diesem Fall lassen sich auch keine neuen Nachrichten mehr herunterladen!

Das Werkzeug „ScanPST“ findet in der Regel automatisch den Pfad zur richtigen PST-Datei und startet dann nach dem „OK“ die Überprüfung/Reparatur ebenso automatisch.
Das Werkzeug „ScanPST“ findet in der Regel automatisch den Pfad zur richtigen PST-Datei und startet dann nach dem „OK“ die Überprüfung/Reparatur ebenso automatisch.
Foto: Frank-Michael Schlede

Was den meisten Anwender kaum bekannt sein dürfte: Microsoft hat für solche Fälle eine gewisse Vorsorge getroffen. Bereits seit der Version Outlook 2000 wird bei der Installation des Mail-Programms eine Software automatisch mit auf das System gebracht, die helfen kann, eine beschädigte PST-Datei zu reparieren: ScanPST.

Das Werkzeug "ScanPST" wird auf den deutschen Windows-Systemen als "Posteingang reparieren" bezeichnet. Bei dem Programm handelt es sich um eine ausführbare .exe-Datei, die in der Regel im gleichen Ordner zu finden ist, in dem auch die ausführbaren Dateien der jeweiligen Office-Version liegen. Beim Office 2013 beispielsweise (in der 32-Bit-Version) sind sie zumeist unter folgendem Pfad abgelegt:

C:\Progamme(x86)\Microsoft Office\Office 15

Das muss aber nicht bei allen Versionen und Kombinationen von Microsoft Office und den unterschiedlichen Windows-Systemen so sein. Auf den Support-Seiten von Microsoft findet sich ein Artikel, der beschreibt, an welchen Stellen dieses Werkzeug jeweils zu finden ist.

Vorteile des Einsatzes von ScanPST:

  • Sehr einfach einzusetzendes Programm, das nach dem Start automatisch den Pfad zu richtigen PST-Datei findet;

  • Programm untersucht die Datei in acht Schritten und kann dabei auch beschädigte Elemente wiederherstellen;

  • Findet das Programm Fehler, legt es automatisch eine Sicherung der bestehende Datei mit der Endung "*.bak" an, die im Zweifelsfall weiter benutzt werden kann.

Nachteile des Einsatzes von ScanPST:

  • Das Programm arbeitet recht radikal: Struktur- und Tabellenblöcke, die sich bei der Überprüfung als nicht lesbar oder beschädigt herausstellen, werden direkt aus der Datenbank entfernt;

  • Diese Vorgänge werden in einer Protokolldatei dokumentiert, weshalb es unbedingt erforderlich ist, diese Option beim Start des Programms nicht abzuwählen.

Fazit: Es bleibt unverständlich, warum Microsoft dieses so nützliche Programm so gut "versteckt": Wer die Sicherheitsratschläge in Bezug auf die Backup- und die Protokolldatei beachtet, bekommt hier ein Werkzeug an die Hand, das vielfach die letzte Rettung sein kann - wenn beispielsweise durch den Zugriff über eine instabile Internet-Verbindung die Datendatei beschädigt hat. Für Anwender, deren Postfach direkt mit einem Exchange-Server verbunden ist, stellt Microsoft eine spezielle Version des Tools unter dem Namen "ScanOST" bereit. Mit diesem Programm kann die Integrität der Offlineordnerdatei (OST) geprüft werden – repariert wird auch diese Datei dann mit Hilfe von ScanPST.

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