Microsoft Office 2016

Die besten Tipps und Tricks für Microsoft Office 2016

06.10.2016
Von Peter Stelzel-Morawietz
Microsoft Ofice ist ein alltäglicher Begleiter im Büroleben. Doch reizen Sie die Software wirklich voll aus? Wir verraten praktische Tricks.
Wir verraten praktische Office-Handgriffe
Wir verraten praktische Office-Handgriffe
Foto: g-stockstudio - shutterstock.com

Umfassende Tipps zu Office auf vier Druckseiten zu vermitteln, ist ein (fast) aussichtsloses Unterfangen. Deshalb versuchen wir das erst gar nicht; vielmehr will Ihnen dieser Artikel den richtigen Umgang mit der Bürosoftware vermitteln. Dazu gehört, Sie durch den - man kann es nicht anders nennen - Dschungel von Miet- und Kaufoptionen, unterschiedlichen Versionen und Spezialangeboten von Ofiice zu leiten. Nur so viel vorneweg: Das komplette Programmpaket Offiice 365 inklusive Outlook und einem Terabyte Cloudspeicher gibt es schon ab 15 Euro pro Jahr - ein geradezu sensationell günstiges Angebot.

Doch lohnt der Umstieg auf die neue Version überhaupt? Auch hier bekommen Sie eine Antwort in Form der wichtigsten Neuerungen. Dazu gibt es Tipps zu den am meisten benutzten Anwendungen, also zu Word, Excel, Powerpoint und Outlook, nützliche Zusatztools und Vorlagen für den Alltag sowie Links zu relevanten Ratgebern.

Das ist neu in Ofice 2016: Zusammenarbeit in Echtzeit

Jenseits von Microsofts Marketingsprechblasen wie "Mit den Offiice 2016 Apps sind Sie hochproduktiv" wartet die aktuelle Office-Version tatsächlich mit einer Reihe von Verbesserungen auf. So kann man nun deutlich einfacher als bisher mit anderen an Dokumenten in Echtzeit zusammenarbeiten; die Freigabe lässt sich schnell über den neuen Eintrag "Freigaben" ganz rechts oben im Menüband einstellen. Bei gemeinsam bearbeiteten Daten zeigen Word, Excel, Powerpoint und Co. auch, wer Zugrif auf welche Dokumente hat. Die Änderungen von anderen erscheinen noch während der Eingabe - wie das auch schon beim kostenlosen Online-Oice von Google und Microsoft geschieht.

Mal ehrlich: Finden Sie als langjähriger Offiice-Anwender der Version 2007, 2010 oder 2013 stets die Funktion, die Sie suchen? Ich jedenfalls nicht, und oft komme ich schneller per Google-Websuche zum Ziel als über die Hilfe von Microsoft. Das ändert nun die neue, oben zentral erreichbare Funktion "Was möchten Sie tun?": Wenn Sie hier etwas eintippen - beispielsweise in der Textverarbeitung "Fußnote setzen" -, so macht die Software genau das sofort, ohne dass Sie erst noch irgendwo klicken müssten.

Praktisch in Outlook beim Einfügen von Anhängen in Mails ist, dass die zuletzt genutzten Dateien zuerst angezeigt werden. Man muss sich also nicht mehr per Pfad zum Ziel durchklicken. Befinden sich die Anhänge in der Cloud, verschickt Outlook 2016 nur noch Links, die eigentlichen Daten lädt der Empfänger sich später herunter. So lassen sich auch große Dateianhänge "verschicken". Die Tabellenkalkulation Excel wartet mit zusätzlichen Diagrammtypen auf, und auch bei den übrigen Anwendungen gibt es Neuerungen.

Microsoft fasst in seinen sogenannten Schnellleitfäden zu den Office-2016-Applikationen wichtige Informationen sowie Änderungen in den neuen Versionen übersichtlich zusammen.
Microsoft fasst in seinen sogenannten Schnellleitfäden zu den Office-2016-Applikationen wichtige Informationen sowie Änderungen in den neuen Versionen übersichtlich zusammen.

Word und PDF: Viel mehr als nur Textverarbeitung

Die beiden neuesten Versionen von Microsofts Textverarbeitung, also Word 2013 und Word 2016, bieten die direkte Möglichkeit, PDF-Dokumente zu bearbeiten. Dazu laden Sie die Datei im "Adobe"-Format zunächst wie gewohnt über "Datei -> Öffnen" ins Programm. Die Meldung "Word konvertiert Ihre PDF-Datei nun in ein bearbeitbares Word-Dokument" bestätigen Sie mit "OK". Je nach Umfang und Komplexität dauert die Konvertierung etwas Zeit, die ursprüngliche Formatierung bleibt dabei weitgehend erhalten.

In diesem Dokument haben Sie abhängig von Inhalt und Aufbau erstaunlich viele Möglichkeiten, die Inhalte zu bearbeiten und zu ändern. Text lässt sich wie in Word bearbeiten, Bilder und Graiken können Sie löschen, umplatzieren oder herauskopieren. Anschließend kann die Datei wieder im PDF- oder Doc-/Docx-Format abgespeichert werden. Arbeiten Sie mit Word 2010, 2007 oder 2003, verwenden Sie zum Bearbeiten das Tool Free PDF to Word Converter .

Umstellen müssen sich Nutzer von Word 2013 und 2016 auch bezüglich der eigenen Dokumentvorlagen, weil Microsoft in beiden Office-Versionen nur die irmeneigenen Vorlagen aus der Cloud anbietet. Mit einem Trick lassen sich jedoch weiter die persönlichen Vorlagen verwenden. Dazu klicken Sie auf "Datei -> Optionen -> Speichern" und tragen im derzeit noch leeren Feld hinter "Standardspeicherort für persönliche Dokumentvorlagen" den passenden Pfad ein. In Windows 7, 8/8.1 und 10 heißt der Ordner standardmäßig "C:\Users\individueller Benutzername\AppData\Roaming\ Microsoft\Templates".

Um in Word 2013 und 2016 weiter mit eigenen Dokumentvorlagen arbeiten zu können, muss in den Optionen ein versteckter Pfad eingetragen sein. Danach haben Sie die Auswahl.
Um in Word 2013 und 2016 weiter mit eigenen Dokumentvorlagen arbeiten zu können, muss in den Optionen ein versteckter Pfad eingetragen sein. Danach haben Sie die Auswahl.

Diesen Eintrag müssen Sie tatsächlich manuell vornehmen, eine "Durchsuchen"-Schaltläche gibt es hier nicht. Wenn Sie nun das Programm neu starten, haben Sie über "Datei -> Neu" wieder die Vorlagenwahl zwischen "Empfohlen" und "Persönlich".

Zwei weitere Aspekte zu Word sollen besonders erwähnt werden. Wie Sie damit professionelle Broschüren erstellen, lesen Sie in diesem Ratgeber . Das Arbeiten mit Formatvorlagen erläutert ein weiterer Ratgeber .