So haben Sie Ihre E-Mails im Griff
Benutzen Sie Ordner Ihres E-Mail-Programms. Alle eingehenden E-Mails in einer einzigen Inbox anzuhäufen macht es für Sie nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten und zum Beispiel wichtige Nachrichten wiederzufinden. Zudem ist es möglich, dass Sie auf diesem Wege wichtige Mails vergessen oder übersehen – auch solche, die als besonders dringend eingegangen sind. Löschen Sie Spam und Junk deshalb direkt – und sortieren Sie andere Nachrichten in eigenen, klar beschrifteten Ordnern. Das geht in vielen Mail-Programmen spielend einfach dank Sortier-Regeln.
Legen Sie vernünftige E-Mail-Ordner an. Ein Ordner für eingehende Mails sollte nicht so aufgebaut sein, dass dort schon von Natur aus keine E-Mails landen. Zum Beispiel, weil Sie einen eigenen Ordner für Post von Tante Anne eingerichtet haben, die aber bestenfalls einmal im Jahr eine E-Mail schreibt. Genauso wenig sollte der Ordner so breit gefächert sein, dass dort noch immer viel zu viele unsortierte Mails landen, mit wenigen Ausnahmen. Benutzen Sie eine eindeutig verständliche Bezeichnung für den Ordner und beschränken Sie ihn so weit, dass Sie im Ordner-Fenster nicht nach unten scrollen müssen.
Benutzen Sie Nachrichten-Regeln. Wenn Sie von vornherein wissen, dass manche Mails keine direkte Reaktion von Ihnen fordern, legen Sie sie in einem "Später"-Ordner ab. Outlook bietet für solche Zwecke zum Beispiel einen speziellen "Rule Wizard", der Ihnen die einfachen Schritte der Einrichtung einer Nachrichten-Regel erklärt. Sie finden Ihn unter "Werkzeuge", "Regeln und Benachrichtigungen". Auch die meisten anderen Mail-Programme verfügen über eine ähnliche Option für automatisierte Nachrichten-Regeln.
Lassen Sie Outlook für sich arbeiten. In Outlook können Sie jede beliebige Datei oder Nachricht in einen anderen Bereich des Programms ziehen, damit Outlook daraus automatisch ein neues Item erstellt. Zum Beispiel können Sie eine Mail in den Kontakte-Ordner ziehen und Outlook extrahiert die Informationen des Absenders, um daraus einen neuen Kontakt zu erstellen. Oder Sie ziehen eine Nachricht in das Kalender-Feld, damit Outlook automatisch eine Meeting-Einladung erstellt, die Sie nur noch an die betreffende Person adressieren und absenden müssen.
Checken Sie nicht immer Ihre E-Mails. Das ständige Überprüfen des Posteingang unterbricht Ihre Konzentration und das, was Sie eben noch getan haben. Dann wieder zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren, kostet Zeit. Reduzieren Sie deshalb die Häufigkeit, wie oft Ihr E-Mail-Programm neue Mails abruft. Zum Beispiel auf alle zehn oder 15 Minuten. Das verschafft Ihnen ausreichend Zeit, sich auf eine Sache zu konzentrieren und lässt die Absender trotzdem nicht zu lange auf eine Antwort warten. Wenn Sie Outlook nutzen, drücken Sie Strg-Alt-S und verändern Sie die Angaben.
Finden Sie wichtige E-Mails schneller. Dazu müssen Sie lediglich die Betreffzeilen verändern. Nur wenige Dinge sind nerviger, als wichtige E-Mails mit einer absolut nichtssagenden Betreffzeile wie "Hi" oder "Hallo" zu erhalten – oder noch schlimmer: komplett ohne Betreff. Eine eindeutigere Betreffzeile hält Ihren Posteingang übersichtlicher. Wenn Sie Outlook nutzen, öffnen Sie die Nachricht, markieren Sie die Betreffzeile und tippen Sie den gewünschten Text einfach ein.
Nutzen Sie Outlooks Kategorien-System. Outlook lässt Sie Nachrichten, Kalendereinträge, Kontakte und auch alle anderen Daten mit verschiedenen Farben markieren. Insgesamt stehen sechs Farben für sechs beliebige Kategorien zur Wahl. Erstellen Sie sich anhanddessen ein eigenes System und halten Sie sich daran. Wählen Sie zum Beispiel die Farbe Rot für Business-Mails und Blau für Privatnachrichten. Oder nutzen Sie die Farben zur Markierung verschiedener Dringlichkeitsstufen. Rot für sehr dringend, Blau für "muss ich heute noch erledigen" und Grün für "kann warten".
Installieren Sie einen guten Spam-Filter. Wenn Ihr Mail-Programm nicht schon einen eigenen Spam-Filter mitbringt, finden Sie etliche kostenlose Anwendungen im Web. Eine gute Alternative zu vorinstallierten Filtern ist zum Beispiel Cloudmark DesktopOne.
Nutzen Sie Outlooks Konversations-Anzeige. Diese Funktion kann sehr nützlich sein, um Ihren Posteingang übersichtlicher zu halten. Die Konversations-Funktion gruppiert automatisch Mails, die zwischen Ihnen und einem Empfänger ausgetauscht wurden und sortiert sie so, dass Sie nur die aktuellste Konversation angezeigt bekommen. Also ungefähr so, wie es auch Googlemail tut. Wenn Sie die Funktion ausprobieren möchten, wählen Sie "Sortieren nach" in der Nachrichten-Liste und anschließend "Konversationen". Outlook zeigt Ihnen nun nur noch die neuesten Mails eines Threads an.
Benutzen Sie Outlooks "Aufräumen"-Option. Ist Ihr Posteingang immer noch Kraut und Rüben? Wenn Sie Outlook 2010 benutzen, können Sie Abhilfe schaffen. Benutzen Sie in der oberen Leiste den "Aufräumen"-Button und Outlook entfernt alle überflüssigen Nachrichten automatisch in den Papierkorb. (PC-Welt/ph)