Der Erfolg eines Unternehmens wird nachhaltig von der Gestaltung der Angebote beeinflußt. Eine schnelle Unternehmensreaktion auf Anfragen und die marktgerechte Preiskalkulation des Angebotes sichert Aufträge, Beschäftigung und Gewinn. Das richtige Instrument zur Lösung dieser Probleme ist die maschinelle Angebotserstellung und -kalkulation am Bildschirm. Seit Jahren setzt ein Maschinenbauunternehmen seine DV-Anlage für diese Textverarbeitungs-Aufgabe ein.

Die Entwicklung einer neuen TV-Software war vor drei Jahren notwendig geworden, weil das wachsende Volumen mit dem eingesetzten lochstreifengesteuerten Forster-Schreibautomaten nicht mehr zeit- und kostengerecht abgewickelt werden konnte.

Textkonserven waren für die französische, englische und deutsche Sprache auf Lochstreifen gespeichert und eine Ablauforganisation hatte sich im Vertrieb eingespielt.

Die Forderungen an eine neue Angebotsschreibung waren sehr hoch angesetzt: .

- Groß- und Kleinschreibung

- kein Computerbrief, also exaktes Schriftbild

- fremdsprachliche Textausgabe in spanisch, französisch, englisch und deutsch

- Textbausteine und Texteinschübe mit Randausgleich

- Preisinformationen über Herstellkosten, Selbstkosten, Minimumangebotspreis und Kalkulation bis zur Ergebniskalkulation

- Mehrmal-Angebotsänderung

- Blitzangebotsschreibung

- Cobol als Programmiersprache

Die Kosten-Nutzen-Analyse für die Angebotserstellung mit gleichzeitiger Verkaufspreiskalkulation entschied den Einsatz der Datenverarbeitungsanlage IBM 370/135 mit einer Sondersteuereinheit von Raytheon zum Betrieb eines Diablo-Scheibendruckers (Bild 1).

Es wurden Textdateien und Preisrelevantsätze (um die variablen Preisabhängigkeiten zu erkennen) von der Fachabteilung über Bildschirm mit Tastatur eingespeichert, die Preisdatei (Bild 2)

angelegt und der Kundenadreßdateizugriff auf die zentral gespeicherte Datei ermöglicht.

Die Angebotsdatei wurde angelegt.

Um die fremdsprachlichen Textdateien über die Tastatur speichern und verarbeiten zu können, gewöhnten sich die Datentypistinnen folgende Sonderzeichen-Eingabe an:

kein Zeichen = ganzes Wort wird klein geschrieben

( = Anfangsbuchstabe eines Wortes wird groß geschrieben

) = ganzes Wort wird groß geschrieben

* = Wort wird gesperrt geschrieben

e

` = fremdsprachliche Sonderzeichen

f

Es wurde die Schrifttype Polygo Pica 10 als Ausgabe verwendet.

Die maschinellen Standardpreiskalkulationen werden zur halbjährlichen Bereinigung der Preisdatei verwendet. Die Maschinen-Vorkalkulation erfolgt auf Basis der Stücklisten, Arbeitspläne und Maschinenstundensätze nach verkaufsfähigen Funktionen gegliedert. Die zu Standardpreisen vorliegenden Herstellkosten werden noch manuell zu Minimumangebotspreisen umgerechnet und dann in der Preisdatei als Minimumangebotspreis, Herstellkosten und Selbstkosten gespeichert.

Die so gespeicherten Texte und Preise werden am Bildschirm über Eingabe eines Angebotes durch Selektions-Nummer und einzufügende Informationen im Dialog abgewickelt.

Soll ein Preisdatei-Preis keine Gültigkeit haben, sondern ein verhandelter Preis, so wird dieser hinter der Selektions-Nummer eingetragen und damit in der Kalkulation wirksam.

Das Angebot ist mit Verkaufspreisen unter Berücksichtigung von Provision, Hermeskosten, Lieferzeitzuschlag und Fracht errechnet. Eine Erlöskalkulation schließt den Vorgang als Verkaufsnachweis ab. Das Angebot wird maximal drei Monate gespeichert, falls keine anderslautende Information eingegeben worden ist und danach maschinell gelöscht.

Es werden täglich 200 Blatt Angebotsunterlagen ausgegeben. Nach Abwicklung der Ergänzungen und Anpassungen der Dateien ist eine Beruhigung eingetreten, so daß ein minimaler Pflegeaufwand erreicht ist.

Das System hat geholfen, die Personalkosten erheblich zu reduzieren und eine im Haus nie geahnte Kalkulationssicherheit gebracht.

Das Thema "Textverarbeitung mit Hilfe von DV-Anlagen" behandelt auch ein Seminar, das von der Integrata GmbH, Biesingerstr. 10, 7400 Tübingen, am 22./23. November 79 veranstaltet wird.

*Wolfgang Koppmeyer ist Leiter der Datenverarbeitung bei der Maschinenfabrik Schubert & Salzer Aktiengesellschaft, Ingolstadt.