IT-Einkauf bei der Deutschen Bahn

Deutsche Bahn setzt auf 40 externe IT-Provider

Karin Quack arbeitet als freie Autorin und Editorial Consultant vor allem zu IT-strategische und Innovations-Themen. Zuvor war sie viele Jahre lang in leitender redaktioneller Position bei der COMPUTERWOCHE tätig.
Ihr Kunde ist der interne IT-Dienstleister DB Systel, der 40 Rahmenverträge mit externen IT-Providern geschlossen hat. Als Chefeinkäuferin für IT-Dienstleistungen bei der Deutschen Bahn setzt Helma Göbel auf Sicherheit durch Vielfalt.

CW:Im Zusammenhang mit dem IT-Einkauf ist oft die Rede vom Sourcing-Modell eines Unternehmens. Was macht ein gutes Sourcing-Modell aus?

Göbel: Ein Sourcing-Modell ist, grob gesagt, die Antwort auf die Frage: Wie kommt das Unternehmen schnell und effizient sowie zu einem möglichst günstigen Preis an das, was es braucht? Ein gutes Modell leitet sich ab aus der Unternehmensstrategie, die wiederum die IT-Strategie prägt.

Leiterin Einkauf IT-Dienstleistungen - so lautet der offizielle Titel von Helma Göbel. Sie sorgt dafür, dass die Deutsche Bahn ihre IT-Services in ausreichender Quantität und Qualität sowie zum bestmöglichen Preis bekommt. Aufgrund dieser Kompetenz hat die COMPUTERWOCHE Göbel zur Beirätin für den diesjährigen "Sourcing Day" berufen.

CW:Wer entwickelt dieses Modell?

Göbel: Soweit es die IT-Dienstleistungen der Deutschen Bahn betrifft, machen das der Einkauf und der interne IT-Dienstleister DB Systel, der mein interner Kunde ist.

CW:Die Deutsche Bahn hat einen eigenen IT-Dienstleister und verfügt sie damit bereits über einen stattlichen Service- und Consulting-Pool. Welche Rolle spielt das externe Sourcing?

Göbel: Die rund 3400 Mitarbeiter der DB Systel können längst nicht alles liefern, was die Fachbereiche brauchen, auch wenn sie ständig etwa 250 Projekte am Laufen haben - und im Übrigen die Fachbereiche gegenüber der DB Systel einem Insourcing-Gebot folgen.

CW: Wie sind die Aufgaben zwischen Einkauf, DB Systel und externen Providern aufgeteilt?

Göbel: Zu den Aufgaben der DB Systel gehört es, die Anforderungen der Fachbereiche zu bündeln und zu erfüllen - entweder mit eigenen oder externen Ressourcen. Dazu hat sie Rahmenverträge mit einer Reihe von strategischen Partnern über den IT-Dienstleistungseinkauf geschlossen.

CW: Die Fachbereiche kommen also gar nicht direkt zum Einkauf, wenn sie etwas brauchen?

Göbel: Ja, richtig, wir sprechen mit der DB Systel. Wir überblicken deren Verträge mit externen Dienstleistern - über uns wurden die ja geschlossen -, und wir lassen es uns durch einen "Negativbescheid" bestätigen, wenn DB Systel etwas nicht selbst machen kann.

Die Deutsche Bahn hat mit der DB Systel einen eigenen IT-Dienstleister mit 3400 Mitarbeitern, arbeitet aber auch mit mehr als 40 externen IT-Providern zusammen.
Die Deutsche Bahn hat mit der DB Systel einen eigenen IT-Dienstleister mit 3400 Mitarbeitern, arbeitet aber auch mit mehr als 40 externen IT-Providern zusammen.
Foto: Deutsche Bahn

CW:In diesem Fall kommen dann die Rahmenverträge ins Spiel. Wozu ist diese Art von Abkommen gut?

Göbel: Als öffentlicher Auftraggeber - die DB AG ist zu 100 Prozent in Staatsbesitz - sind wir verpflichtet, Aufträge ab einem Wert von 414.000 Euro EU-weit auszuschreiben. Das ist ein langwieriger Prozess, der schon mal ein halbes Jahr in Anspruch nehmen kann. Eine intelligente Sourcing-Strategie vermeidet es deshalb, jeden Auftrag einzeln auszuschreiben.

CW: Warum haben Sie mehrere unterschiedliche Rahmenverträge geschlossen statt einen strategischen Partner zu suchen?

Göbel: Zum einen kann nicht jeder Provider alles. Zum anderen brauchen wir Versorgungssicherheit. Wenn es ein Überangebot an IT-Dienstleistungen am Markt gibt, kann man sich ja vielleicht an einen einzigen Provider binden. Aber derzeit haben wir einen Nachfragemarkt. Da ist es besser, man legt nicht alle Eier in einen Korb.

CW: Wie viele Eier beziehungsweise Vertragspartner haben Sie in Ihrem Sourcing-Korb?

Göbel: Da gibt es Spezialisten für Applikationsentwicklung und für den IT-Betrieb - jeweils eine ganze Handvoll. Insgesamt haben wir etwa 40 Rahmenverträge ausgeschrieben und abgeschlossen. Und das sind nur die Hauptlieferanten. Die können wiederum Subunternehmer beauftragen. Allerdings sind diese Unteraufträge zustimmungspflichtig. Wir haben also ein Vetorecht, von dem wir in Ausnahmefällen auch schon Gebrauch gemacht haben. Zeitweilig erhöhen wir so die Anzahl der für uns tätigen IT-Spezialisten auf mehrere Tausend.

CW: Braucht das Unternehmen dann nicht eine Art Retained Organisation, die eine Schnittstelle zum Business bildet?

Göbel: Diese Aufgabe erledigen bei uns die ICT-Plattform-Manager. Das sind eigentlich Einheiten von mehreren IT-Managern der DB Systel, die für bestimmte Bereiche der IT-Architektur zuständig sind. Diese Organisation hat die DB Systel neu eingeführt.

CW: Welche Art von Know-how und welche Fertigkeiten benötigen diese Manager?

Göbel: Diese Leute sind gleichzeitig IT-affin, aber auch mit den Prozessen vertraut. Sie wissen, was das Business braucht, kennen sich aber theoretisch auch mit dem IT-Doing aus.

CW: Und wo findet man solche Leute?

Göbel (lacht): Die sind tatsächlich schwer zu finden, gerade an Standorten wie der Bankenmetropole Frankfurt, wo wir im Personalmarkt im harten Wettbewerb mit Geldhäusern und großen Beratungsgesellschaften stehen. Wir suchen immer gute Leute, und die Bahn hat gute Perspektiven und Sozialleistungen zu bieten.

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