Die Bereitstellung von Informationen in unterschiedlicher Form ist heute für Unternehmen aller Branchen eine wichtige Aufgabe: In einer Bank müssen die Berichte der Wirtschaftsprüfer als gedruckte Informationsbroschüre und im Intranet zur Verfügung stehen. In einem Softwarehaus kommt es darauf an, die kontextsensitive Online-Hilfe einerseits sowie Benutzerhandbuch und Schulungsunterlagen andererseits ständig aktuell zu halten. Und ein Maschinenbauunternehmen will vielleicht die Produktdokumentation kosteneffizient als PDF, Internet-Version und als gedruckte Bedienungsanleitung produzieren. Alle diese Beispiele verdeutlichen, wie komplex der Gegenstand "Dokument" geworden ist.

Insbesondere seit der allgemeinen Einführung der Web-Technologien hat sich der Begriff "Dokument" fundamental gewandelt. Wurde ein Dokument klassischerweise als ein geschlossenes Ganzes betrachtet, gewinnt zunehmend die innere Struktur für die Nutzung von Informationen an Bedeutung. Denn Untermengen von Inhalten aus dem einen Dokument - beispielsweise die Sicherheitsanweisungen aus dem Handbuch für die Mechaniker - sind auch Gegenstand anderer Dokumente, wie etwa der Schulungsunterlagen für das Bedienpersonal oder Online-Hilfen

Komplexe Strukturen

an der Maschine. Gleiche Inhalte müssen für verschiedene Zielgruppen und in unterschiedlichen Medien aufbereitet werden. Diese Aufgabe gewinnt zusätzlich an Komplexität, wenn man die Inhalte in verschiedenen Sprachen, für Produktvarianten und/oder in diversen Versionen vorhalten und pflegen muss. Andererseits: Die Kehrseite der hier versteckten Komplexität ist in den enormen Rationalisierungspotenzialen zu sehen.

Begibt man sich nun auf die Suche nach einer Softwarelösung für eine solche Aufgabe, gibt es eine Reihe von Fragen, die man sich zunächst beantworten sollte: