"Wir sehen das Computerzeitalter überall, nur nicht in der Produktivitätsstatistik", hat Robert Solow schon in den 80er-Jahren gesagt. Das sog. Solow-Paradoxon stellt fest: Wir investieren in ITK und die Produktivität steigt nicht oder zumindest nicht stärker.
Im Vergleich der Produktivität der fünf größten Volkswirtschaften in der EU zeigt sich, dass
in Italien in diesem Jahrtausend auf niedrigem Niveau (32 Euro/h) keine Steigerung zu beobachten ist,
in Großbritannien die Produktivität seit 2007 von einem höheren Niveau als in Italien (40 Euro/h) langsam abfällt,
in Deutschland (43 Euro/h) und Frankreich (46 Euro/h) die Produktivität weiterhin noch langsam ansteigt, nachdem sie in Deutschland 2011 und 2012 sogar rückläufig war.
Die im Handelsblatt am 10. Juni dieses Jahres hierzu veröffentlichten Fakten sind nicht neu. Dennoch treffen sie den IT-ler mitten ins Mark. War ihm doch immer gewiss, dass zum Beispiel die von ihm gebauten Simulations- und Automationssysteme irgendwie dazu beigetragen, die Effizienz und damit auch die Produktivität zu steigern. Wenig tröstlich ist dabei, dass dies nicht nur Deutschland und die EU betrifft. Die Steigerung der Produktivität ist weltweit auf dem Rückzug.
Weltweit ist aber laut dem Wirtschaftswissenschaftler Thomas Piketty auch die Wachstumsrate der Weltproduktion auf dem Rückzug, sodass sich grundsätzlich die ketzerische Frage stellt: Warum sollen wir uns um die Produktivität sorgen?
Dennoch lohnt es sich ja vielleicht doch, der Frage nachzugehen, warum es das Solow-Paradoxon gibt.
Möglichkeit 1: Die Produktivitätszahlen stimmen nicht
Befürworter dieser Ansicht führen an, dass die wirtschaftswissenschaftlichen Berechnungen deswegen nicht stimmen, weil sie die alte, "analoge" Ökonomie abbilden, nicht aber die digitale. Die kostenfreien Dienstleistungen, die zum Beispiel von Facebook, Wikipedia und Google erbracht werden und die laut Handelsblatt mit etwa 300 Milliarden Euro zu veranschlagen sind, würden nicht in die Rechnung mit einfließen. Das Argument ist für einen Nicht-Ökonomen schwer verständlich, da sich zumindest auf der Seite der Nutzer ein Einfluss auf das Verhältnis von Ausbringungsmenge zu Einsatzmenge zeigen müsste - wenn es denn da ist.
Möglichkeit 2: Die Produktivitätszahlen stimmen ...
... aber es braucht seine Zeit, bis die Maßnahmen durch Einsatz von IT Wirkung zeigen.
Denn auch die Dampfmaschine hat 25 Jahre gebraucht, bis ihre Wirkung ökonomisch sichtbar wurde. Unsere Zeit ist schnelllebiger und vor allem kommunikativer als das 18-te Jahrhundert des James Watt. Das Argument, die ITK braucht Zeit, ist nicht sehr überzeugend. Sie hatte alle Zeit dieser Welt.... aber die Optimierungen der Produktivität sind tatsächlich an ihrer Grenze angelangt.
Der für seine Rüpeleien bekannte Larry Summers ist auch der Meinung, dass die "low hanging fruits" der IT schon alle gepflückt seien. Auch dieses Argument scheint nicht plausibel denn sonst müsste eine Sättigung in der Produktivität international auf annähernd dem gleichen Niveau zu beobachten sein. Eigene Erfahrungen bei der Beratung von mittelständischen und großen Unternehmen lassen vermuten, dass da noch viel machbar ist. Dazu später. Also auch kein überzeugendes Argument!... aber die IT ist gar nicht in der Lage, die Produktivität anzuheben.
Das ist schon interessanter. Fragt man zum Beispiel in Unternehmen nach den Ursachen für eine durchschnittliche Unproduktivität von 40 Prozent der Arbeitszeit, dann werden folgende Gründe in aufsteigender Gewichtung genannt:
1. Bürokratie
2. SMS schreiben
3. Soziale Medien
4. Small Talk im Büro
5. Ineffiziente Meetings
6. Prokastination
7. Surfen
8. Mail schreiben
Elektronische Medien und ihre falsche Anwendung werden als wichtigste Zeitfresser benannt. Grundsätzlich ist die Einführung eines Mailsystems eine Ordnung schaffende Maßnahme. Seine tägliche falsche Ausübung in Form von senden und lesen irrelevanter Mails, Informationsüberflutung, Beschäftigung mit falschen oder unfertigen Informationen oder Ordnen und Löschen der eMail-Flut, verschlingt viel Zeit. Somit wird der positive Effekt einer schnelleren Kommunikation mittlerweile überdeckt.
- 1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise.
Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei. - 2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik.
In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian. - 3. Beantworten Sie E-Mails schnell.
Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab. - 4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um.
Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen. - 5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist.
Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen. - 6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr.
In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden. - 7. Antworten Sie niemals auf Spam.
Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen. - 8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren.
So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat. - 9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig.
Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen. - 10. Keep it simple.
Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen! - 11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme.
Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have. - 12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen.
Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen. - 13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail.
Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht. - 14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation.
E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.
Die Nutzung Sozialer Medien im Büro hilft dabei, Zeit sinnlos zu vertun und die Menge dummer, sinnloser und irrelevanter Nachrichten zu vermehren, die anderen auch die Zeit stiehlt. Offensichtlich ist es in vielen Betrieben zu leicht geworden, sich unproduktiv am PC zu beschäftigen.
Wir verschwenden immer noch unsere Zeit mit langen, ineffizienten Meetings oder Telefonkonferenzen, zu denen jeder jeden einladen kann, an der Verschwendung von Ressourcen teilzunehmen. Wir dulden es, dass Kollegen währenddessen zum Beispiel Mails lesen oder Surfen, anstatt wie zum Beispiel bei SCRUM-Meetings alles kurz und knackig zu halten, das Ganze im Stehen und möglichst ohne Getränke und in einer definierten "Time-Box".