Laufende Verträge prüfen
Weiterhin ist rechtzeitig zu untersuchen, welche laufenden Verträge weiterbetrieben, umgestellt oder gekündigt werden sollten, Letzteres mit der eventuellen Konsequenz des Abschlusses neuer, möglichst kostengünstigerer Verträge. Bei einer Weiterführung und reinen Übertragung des Rechtsverhältnisses auf das Shared Service Center sind üblicherweise Schwierigkeiten seitens der Vertragspartner nicht zu erwarten. Anders verhält es sich selbstverständlich bei einer eventuellen Umstellung, vor allem aber bei einer vorzeitigen Auflösung von Rechtsverhältnissen, falls eine solche in den betreffenden Verträgen nicht ausdrücklich vorgesehen ist.
Insbesondere den Softwarelizenzen, aber auch Gebäude- und Gerätemiet- wie auch Versicherungsverträgen gilt das Augenmerk. Um diese Rechtsfragen und möglicherweise daraus entstehende Kosten einschätzen zu können, ist es ebenso wie im Fremd-Outsourcing angeraten, eine Legal-Due-Diligence zu betreiben. Hierbei erörtern interne oder externe Juristen die bei dem Ausgliederungsvorgang zu beachtenden Rechtsfragen. Ihre Aufgabe ist es insbesondere, die maßgeblichen existierenden Verträge in Augenschein zu nehmen, um den Entscheidungsträgern des Unternehmens eine Einschätzung der rechtlichen und der daraus möglicherweise folgenden wirtschaftlichen Risiken zu geben.
Die rechtlichen Gesichtspunkte
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Sektorspezifische Einschränkungen: Die Möglichkeiten und Grenzen richten sich auch nach dem betroffenen Sektor.
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Standortspezifische Erfordernisse: Bei Einrichtung von Servicezentralen im Ausland sind - bereits vorab - gesetzliche und administrative Vorgaben des jeweiligen lokalen Rechts zu berücksichtigen.
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Steuerrechtliche Rahmenbedingungen: Wichtig ist, die steuerrechtlichen Konsequenzen in die Überlegungen zur Standortwahl einzubeziehen, gleichfalls eventuelle Steuerbefreiungen wie auch eine mögliche Gewährung von Fördermitteln.
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Lizenzrechtliche Überlegungen: Es ist zu prüfen, ob bestehende Lizenzvereinbarungen weitergeführt und nur umgestellt werden müssen oder ob eine Neuverhandlung von Verträgen erforderlich ist.
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Datenschutzrechtliche Vorgaben: Die strengen Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts sind auch beim rein konzerninternen Datenaustausch zum und vom Shared Service Center zu beachten.
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Arbeitsrechtliche Konsequenzen: Auch im Rahmen eines Shared-Services-Konzepts sind die arbeitsrechtlichen Betriebsübergangsregeln zu beachten.