Ratgeber BPM

Der erfolgreiche Start ins Prozess-Management

26.03.2015
Martin Böhn ist Head of Enterprise Content Management (ECM) am Business Application Research Center (BARC). Er berät als Senior Analyst nationale und internationale Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen in den Bereichen Strategiedefinition, Prozessmanagement und Software-Auswahl. Zu den Themenstellungen hat er zahlreiche Beiträge veröffentlicht und ist ein gefragter Fachreferent.
Viele potenzielle Anwender von BPM-Tools schrecken vor dem Aufwand zurück, ihre bisherigen Prozesse erst genau durchleuchten zu müssen, um Modelle und Workflows für Business Process Management erstellen zu können. Wir zeigen, wie der Start doch gelingt.

Wer die Grundlagen von BPM verstanden hat, kann sich selbst daran machen, entsprechende Methoden und Werkzeuge im eigenen Unternehmen einzuführen. Sind die Abläufe hier aktuell noch nicht systemunterstützt oder betreffen sie mehrere Systeme, ist eine Aufnahme der Prozesse erforderlich. Die Systeme unterstützen den Modellierer hierbei mit verschiedenen Funktionen, welche eine schnelle Visualisierung der Abläufe direkt im Gespräch ermöglichen. Diese Phase ist zwar aufwändig, hat aber eine hohe Bedeutung für das BPM-Projekt. Im Dialog werden häufig erste Verbesserungspotenziale - wenn beispielsweise gleiche Aufgaben mehrfach in einem Prozess enthalten sind - oder Unzulänglichkeiten im aktuellen Ablauf wie unklare Zuständigkeiten oder unklare Regeln deutlich. Bestehende Strukturen werden so ganz automatisch kritisch hinterfragt - das treibt die Prozessoptimierung spürbar voran.

BPM-Systeme helfen Unternehmen dabei, ihre Workflows zu verbessern - jedoch nur, wenn sie richtig aufgesetzt werden.
BPM-Systeme helfen Unternehmen dabei, ihre Workflows zu verbessern - jedoch nur, wenn sie richtig aufgesetzt werden.
Foto: Krasimira Nevenova/Fotolia

Geht es um die Verbesserung von Prozessen, die bereits in einem Fachsystem abgebildet sind, bieten verschiedene BPM-Systeme Funktionen, die Modelle automatisch zu erstellen. Die Tools analysieren die hinterlegten Prozessstrukturen, indem sie beispielsweise die Einstellungen in SAP-Systemen unter die Lupe nehmen und so deren Abläufe rekonstruieren. Experten können die so automatisch generierten Modelle analysieren und konkrete Verbesserungen vornehmen.

Schnelle Darstellung mit einfachen Mitteln

Um die Projekte beherrschbar zu halten, muss darauf geachtet werden, dass die Werkzeuge eine schnelle Visualisierung mit einfachen Mitteln ermöglichen. Weitere Details lassen sich in Folgeschritten spezifizieren - beispielsweise die Hinterlegung von Dokumenten oder der Aufruf von Drittsystemen. Zunächst ist aber auf die Aufnahme des wesentlichen Ablaufs zu achten: Wer macht was und wann? Welche Rollen mit welchen Aktivitäten und welche Verzweigungen gibt es?

Auch eine Trennung von verschiedenen Themen sollte möglich sein, angrenzende Teilbereiche werden sukzessive nachdefiniert. Hierzu sind fallabhängig Dummy-Elemente zu erstellen, die als Platzhalter für die später noch zu detaillierenden Inhalte dienen.

Wie erkenne ich, wo ich besser werden kann?

Wo soll man bei einem Prozess-Management-Projekt anfangen? Und wie wird sichergestellt, dass man auch in Zukunft weitere Verbesserungen erzielt? Die Suche nach Optimierungsmöglichkeiten wird durch die Systeme auf verschiedenen Ebenen unterstützt.

Um den Projektstart zu vereinfachen, bieten viele Hersteller Referenzmodelle für bestimmte Branchen oder Anwendungsgebiete an. Diese dienen als Ausgangspunkt für die Erstellung, Analyse und Bewertung der Prozesse und beschleunigen das Projekt. Einige Hersteller können auch Benchmarks für bestimmte Prozesstypen liefern. Hierbei ist aber darauf zu achten, dass Rahmenbedingungen und Ziele der BPM-Projekte vergleichbar sind, sonst können die Ergebnisse nicht übertragen werden.

Sind die Prozesse einmal aufgenommen, können die Analysemöglichkeiten genutzt werden. Eine Engpass- oder Schwachstellenbetrachtung ist teilweise automatisch möglich, oft muss allerdings der Anwender die Abfragen formulieren und interpretieren können. Typische Potenziale, die hier entdeckt werden, sind:

  • bessere Abläufe (beispielsweise der Wegfall doppelter Tätigkeiten),

  • bessere Informationsversorgung,

  • bessere Nachweisbarkeit,

  • höhere Automatisierung und

  • bessere Aufgabenverteilung (durch die Analyse der Auslastung der Ressourcen).

Wenn es Anwendern möglich ist, zu den einzelnen Modellen eigene Vorschläge einzubringen, unterstützt das den Verbesserungsprozess. Neue Funktionen zur Kommentierung der Modelle können nicht nur Unzulänglichkeiten in den Abläufen aufdecken, sondern machen auch eine schnellere Reaktion auf Veränderungen möglich. Die operativ tätigen Mitarbeiter können die Modellverantwortlichen so auf neue Kundenwünsche, Partnerforderungen oder Marktbewegungen hinweisen.

In BPM-Projekten schlummern verschiedene Potenziale, von denen Anwender profitieren können.
In BPM-Projekten schlummern verschiedene Potenziale, von denen Anwender profitieren können.
Foto: BARC