Für den bescheidenen Erfolg von ECM sind nicht zuletzt die Anbieter verantwortlich, da sie entgegen ihren Versprechen immer noch mit dem Aufbau/Zusammenkauf und der Integration solcher umfassenden Lösungen beschäftigt sind. Zum anderen fehlt es Kunden meist an einer entsprechenden unternehmensübergreifenden Strategie - mit dem dazugehörigen Budgets.

90 Prozent ohne ECM

"90 Prozent aller mittelständischen Unternehmen haben keine ECM-Lösung, und auch von den Großunternehmen schöpfen vielleicht drei bis fünf Prozent das Potenzial solcher Systeme tatsächlich aus", bestätigt Jürgen Biffar, Vorstand des Anbieters Docuware aus Germering.

Teillösungen für das Dokumenten-Management dominieren hierzulande: Typischerweise beginnen mittelständische Firmen mit dem Aufbau einer Archivlösung für die kaufmännische Buchhaltung. Dann folgen Lösungen für den Vertrieb, die Personal- und die technischen Abteilungen. Die Nutzung beschränkt sich oft auf ein reines Abrufen von Dokumenten, während Workflows sich erst langsam durchsetzen. Gründe hierfür sind die hohe Komplexität und die Kosten, die der Aufbau umfassender Abläufe mit sich bringt. Ein guter und derzeit favorisierter Ansatz ist es dabei, mit überschaubaren und vertrauten Prozessen wie der Rechnungseingangsbearbeitung anzufangen. Welche Einsparungen die Digitalisierung von Rechnungen zur Folge hat, zeigt auch bei deren Versand: So verschenkt die deutsche Wirtschaft nach Berechnungen des Anbieters Basware jedes Jahr vier Milliarden Euro bei der Übermittlung von Rechnungen. Von den über sechs Milliarden Rechnungen, die jährlich in Unternehmen anfallen, würden mehr als zwei Drittel auf dem Postweg zugestellt.