Grundsatz der informierten Einwilligung
Zur Wirksamkeit der Einwilligung ist es notwendig, dass der Arbeitgeber seine Beschäftigten vor Erteilung der Einwilligung über die beabsichtigte Verwendung informiert, denn der betroffene Arbeitnehmer kann einer Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten nur insoweit rechtswirksam zustimmen, als Klarheit über Zweck und Reichweite seiner Einwilligung besteht; d.h. er weiß wozu er die Erklärung abgibt.
Gemäß § 4a Abs. 1 S. 2 BDSG hat der Arbeitgeber umfassend und rechtzeitig über Zweck, Art und Umfang der geplanten Datenverarbeitung zu informieren. Darunter fallen auch Informationen über die Rechte der Betroffenen, Löschfristen sowie Informationen zur verantwortlichen Stelle und deren technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Regelung derzugriffsberechtigten Personen (diese müssen allerdings nicht namentlich genannt werden sondern ausreichend soll eine Funktionsbeschreibung z.B. "Administrator" sein) und ggf. Empfänger der Daten.
Keine allgemein gehaltenen Einwilligungen
Allgemeingehaltene Erklärungen wie "der Arbeitnehmer stimmt der Verarbeitung aller personenbezogenen Daten, welche bei der Nutzung betrieblicher Kommunikationsanlagen anfallen zu" oder "der Beschäftigte ist mit jeder Form der Datenverarbeitung einverstanden" sind keinesfalls ausreichend und müssen wesentlich detaillierter formuliert werden. Ähnliches gilt für die Wirksamkeit einer Einwilligung nach dem Telekommunikationsgesetz (TKG). Dieses kommt bei der erlaubten Privatnutzung zur Anwendung, stellt allerdings keine "bereichsspezifischen" Voraussetzungen für die Wirksamkeit einer Einwilligung, sodass insofern auf die allgemeineren Regeln des BDSG verwiesen werden kann.
Form der Einwilligung
Des Weiteren ist § 4a Abs. 1 S. 3 BDSG zu beachten. Danach bedarf die Einwilligung grundsätzlich der Schriftform und muss mit einer handschriftlichen Unterschrift versehen werden. Dabei ist die Übersendung per Telefax oder das Einscannen der handschriftlich unterzeichneten Erklärung und anschließende Senden per E-Mail als ausreichend anzusehen.
Wird die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt, ist sie gemäß § 4a Abs. 1 Satz 4 BDSG gesondert hervorzuheben (durch Änderung des Schriftbildes, Kursiv- oder Fettdruck oder auf einem gesonderten Blatt). Nur ausnahmsweise ist eine andere Form als die Schriftform (z.B. eine mündliche Einwilligung) angemessen. Die Einwilligung zur Verarbeitung seiner Daten kann der Beschäftigte jederzeit widerrufen. Daraus ergibt sich auch, dass eine Klausel im Arbeitsvertrag, welche den Verzicht auf diese Widerrufsmöglichkeit regelt, unwirksam ist.