Tipps für das E-Mail-Management

Den Arbeitstag nicht mit E-Mails beginnen

Andrea König lebt als freie Journalistin in Hamburg. Arbeiten von ihr wurden unter anderem in der Süddeutschen Zeitung und im Focus veröffentlicht, seit 2008 schreibt sie auch für CIO.de. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit für die CIO-Redaktion sind Themen rund um Karriere, soziale Netzwerke, die Zukunft der Arbeit und Buchtipps für Manager.
Die E-Mail-Nutzung muss keine Last sein, wenn man einfache Grundsätze beachtet, etwa: E-Mails nicht während der produktivsten Zeit am Morgen bearbeiten, denn das macht unzufrieden.

2016 sollen täglich 144 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt werden, schätzt die Radicati Group. Beim einzelnen Arbeitnehmer landet zwar nur ein Bruchteil dieser Nachrichten im Posteingang, doch viele fühlen sich vom täglichen Nachrichtenstrom unter Druck gesetzt. Dabei setzt ihnen manchmal nicht unbedingt die schiere Menge an Nachrichten sondern der falsche Umgang mit ihnen zu.

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"Der größte Fehler, den nicht nur ich, sondern auch viele aktuelle Studien beobachten, ist der Fehler, den Arbeitstag mit E-Mails zu beginnen", weiß Digital-Experte Thorsten Jekel. Zunächst scheine dies eine gute Idee zu sein, so der Autor des Buches Digital Working für Manager. Eine schnelle Reaktion auf E-Mails stehe für Kundenorientierung und einen hohen externen wie internen Service-Level. Problematisch sei daran jedoch, dass die meisten E-Mails deren Empfänger nicht ihren persönlichen Zielen näherbringen und zwar super-dringend aber ganz selten auch wirklich wichtig seien. "Somit wird die produktivste Zeit des Tages häufig mit dem Löschen und der Beantwortung von unwichtigen E-Mails verschwendet, statt an den wirklich wichtigen Zielen zu arbeiten", so Jekel. Außerdem reagiere man statt zu agieren und das führe schnell zu Unzufriedenheit und Stress.

Den Arbeitstag sollte man nie mit E-Mails beginnen, rät Digital-Experte Thorsten Jekel.
Den Arbeitstag sollte man nie mit E-Mails beginnen, rät Digital-Experte Thorsten Jekel.
Foto: Thorsten Jekel

Jekel empfiehlt, und das ist sein erster Grundsatz für ein effektiveres Mail-Management, E-Mails als vorletzte Aktivität am Tag zu bearbeiten. Die letzte Aktivität sollte die Tagesplanung für den Folgetag sein. Der zweite Grundsatz besteht darin, E-Mails im Block und nicht immer zwischendurch zu bearbeiten. Jekels Tipp: "Hierfür stellen Sie am besten die Benachrichtigungen für eingegangene E-Mails komplett ab oder richten sie so ein, dass Sie nur dann benachrichtigt werden, wenn Sie eine wirklich wichtige E-Mail, z.B. von Ihrem Chef oder Ihrem wichtigsten Kunden, erhalten." Wer Nachrichten im Block bearbeitet, ist schneller und vermeidet den Ping-Pong-Effekt mit hin- und hergesendeten Nachrichten. Auf Reisen, so Jekel, könne man Wartezeiten gut für das Bearbeiten der E-Mails nutzen. Doch auch dann sollte man E-Mails immer in Blöcken bearbeiten. Wer diese Blockbearbeitung lebt, ist beispielsweise Autorin Anitra Eggler, die das Buch E-Mail macht dumm, krank und armZunächst gilt es, Collaboration im Unternehmen zu lokalisieren und zu identifizieren: Wo im Unternehmen findet Collaboration statt? Zu welchem Zweck? Welche Lösungen kommen zum Einsatz? Ist dies festgestellt, folgt die Gefährdungsbeurteilung: Wie wahrscheinlich und welcher Art sind mögliche Schäden an Daten, Personen und an anderen Unternehmen, die durch Collaboration entstehen könnten? Dies schließt auch mögliche rechtliche Konsequenzen mit ein. Use Cases und Prozesse mit hohem Risiko sollten isoliert werden.