De-Mail im Mittelstand

De-Mail: Geschäftspost, die ankommt?

07.11.2012 | von Martin Schwer
De-Mail ist an den Start gegangen und verspricht sichere und nachweisbare E-Mail-Kommunikation. Der Gesetzgeber drängt auf eine schnelle Verbreitung des Systems. Doch wie profitiert der Mittelstand von De-Mail?
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Allein die Deutsche Post stellt an jedem Werktag 65 Millionen Briefe für Privat- und Geschäftskunden zu. Im Zeitalter der EMail ließen sich viele dieser Nachrichten elektronisch versenden. Doch mangelnde Sicherheit und Vertraulichkeit sowie die sogenannte Schriftformerfordernis verhinderten bislang, dass sich E-Mails in der geschäftlichen Kommunikation und in der Kommunikation mit Behörden durchsetzen. Mit De-Mail gibt es nun innerhalb Deutschlands eine digitale Alternative zum Brief, die mehr Sicherheit bietet als die Kommunikation per klassische E-Mail.

„Das ist auf die Verschlüsselung der Transportkanäle, die Registrierung und Identifizierung der potenziellen Kommunikationspartner und auf andere eingesetzte Mechanismen und Verfahren zurückzuführen – etwa auf das ausgefeilte Akkreditierungsverfahren, das jeder potenzielle De-Mail-Diensteanbieter vor Aufnahme seines Service durchlaufen muss“, sagt Ingrid Grüning, für De-Mail verantwortliche Mitarbeiterin des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Verbindlich ohne Unterschrift

Auch Rechnungen, Mahnungen, Kündigungen und alle anderen Dokumente, die eine rechtsverbindliche Unterschrift erfordern, lassen sich nun elektronisch versenden. „Bei Rechtsgeschäften, für die das Gesetz die Schriftform als Wirksamkeitsvoraussetzung vorschreibt, kann im De-Mail-Verfahren die eigenhändige Unterschrift ersetzt werden. Der eigene Name in Verbindung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, etwa mit Hilfe des neuen Personalausweises, ist hier gleichwertig“, sagt Rechtsanwalt Jan Noll von der Sozietät GRP Rainer LLP.

Im September hat das Bundeskabinett das E-Government-Gesetz beschlossen, das voraussichtlich im kommenden Jahr in Kraft tritt. Es soll Bürgern die Kommunikation mit der öffentlichen Hand auf der Grundlage dieser Technik vereinfachen: Das Gesetz verpflichtet die Bundesbehörden dann zur elektronischen Erreichbarkeit via De-Mail und der elektronischen Identifikation (eID) mit Hilfe des neuen Personalausweises (nPA).


Elektronisches Einschreiben

Auch die Einschreiben-Funktion, die De-Mail-Provider zusätzlich anbieten, stellt die De-Mail dem Brief rechtlich gleich. Denn beim Versand einer De-Mail besteht zusätzlich die Möglichkeit einer qualifizierten signierten Bestätigung, die zeigt, wann die Nachricht verschickt und wann sie in das Postfach des Empfängers eingestellt wurde. „Wie beim Einschreiben beginnen mögliche Fristen mit dem Zeitpunkt der nachweislichen Zustellung“, sagt Noll. „Entscheidend ist lediglich, dass der Empfänger die Möglichkeit des Zugriffs auf die Nachricht hat.“

So können Antwortfristen laufen oder ein Verzug eintreten, selbst wenn die E-Mail nicht geöffnet wurde. Unternehmen sollten daher stets sicherstellen, dass sie den De-Mail-Eingang kontrollieren und Nachrichten bearbeiten. „Von De-Mail profitieren besonders Firmen, die nicht nur Informationen versenden, sondern viele wichtige Unterlagen innerhalb Deutschlands vertraulich und verbindlich zustellen möchten“, bestätigt Sicherheitsexperte Alexander Tsolkas, der für die Telekom Sicherheitskonzepte mitentwickelt, die die Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen sollen.

„Die Infrastruktur in De-Mail ist komplett verschlüsselt. Zusätzlich können Unternehmen Nachrichten mit einer Public-Key-Lösung verschlüsseln“, sagt Tsolkas. Damit sei De-Mail auch zum Austausch von Dokumenten geeignet, die es vor Wirtschaftsspionage zu schützen gilt.

Kern-Haus plant Einsatz

Die Kern-Haus Leipzig GmbH möchte De-Mail nutzen, um Gehaltsabrechnungen und interne Informationen an ihre Mitarbeiter zu senden. Mit über 1200 fertiggestellten Häusern ist das Unternehmen einer der führenden Massivhaus-Anbieter in Deutschland. Auch für die Kunden erhofft man sich bald große Erleichterungen durch De-Mail: „Üblicherweise verschicken wir Exposés, Vorverträge, Planungsunterlagen und Rechnungen per Einschreiben“, sagt Charlotte Hochstädter, Geschäftsleiterin der Kern-Haus Leipzig.

Denn beim Hausbau gilt es Fristen nachweisbar einzuhalten und individuelle Angebote, Wünsche und Bestellungen verbindlich zu versenden. „Solche Unterlagen gehören nicht einfach in die Post oder einen unsicheren EMail-Posteingang. Für unsere Kunden ist das natürlich zum Teil mühsam, da sie ein Einschreiben auch mal bei der Post abholen müssen.“ Deshalb entwickelt Kern-Haus seine internen Prozesse weiter, um den De-Mail-Kanal ab 2013 für den Austausch mit Kunden bevorzugt nutzen zu können.

Zustellung mit Nachweis

Foto: Deutsche Telekom

„Wichtig ist für uns vor allem die Möglichkeit, nachzuweisen, wann welches Dokument bei der De-Mail-Adresse des Kunden angekommen ist“, erklärt Hochstädter. Der Absender kann damit sicher sein, dass die verschickte De-Mail wirklich nur beim gewünschten Empfänger ankommt. Denn für die Nutzer sieht das De-Mail-Gesetz strenge Identifikations- und Registrierungsprozesse vor. Unternehmen müssen etwa einen Handelsregisterauszug vorlegen, können damit jedoch mit einem Schritt alle Firmen-De-Mail Adressen akkreditieren. Bei der Kern-Haus GmbH beispielsweise erhielten die Mitarbeiter De-Mail-Adressen nach dem Schema: Vorname.Nachname@Meinefirma.de-mail.de.

Besserer Service

Die Telekom hat De-Mail über eine Gateway-Lösung direkt in das bestehende E-Mail-System von Kern-Haus integriert. So laufen die sicheren Nachrichten neben den herkömmlichen EMails im Posteingang ein. Hochstädter sagt: „Das ist sehr praktisch und benutzerfreundlich, da unsere Mitarbeiter nicht zwischen verschiedenen Systemen hin- und herspringen müssen.“ Die Kern-Haus-Chefin hofft, dass bald ein Großteil der deutschen Internet-Nutzer De-Mail verwenden wird: „Das wird unseren Kundenservice deutlich verbessern.“ (uk)