Viele Rechnungen erreichen Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler bereits digital als Mail-Anhang, doch werden sie ausgedruckt und kurz vor Fristablauf im Aktenordner zum Steuerberater gebracht. Mit diesen Medienbrüchen sowie dem berühmten Schuhkarton voller ungeordneter Quittungen will die Cloud-Plattform Addison OneClick des Softwareanbieters Wolters Kluwer Schluss machen. "Innerhalb einer Steuerberatungskanzlei sind die Arbeitsabläufe bereits digitalisiert und damit auch optimiert", sagt Ralf Gärtner, Managing Director Tax & Accounting Deutschland und Vice President Europe Cloud Strategy & Operations bei Wolters Kluwer. Jetzt seien die Kommunikationswege von und zum Mandanten dran.

Mit der Cloud-Plattform Addison OneClick ist das Unternehmen bereits seit Juni 2015 am Markt. Seitdem haben sich rund. 1.000 Kanzleien dafür entschieden. Wolters Kluwer mit Hauptsitz in den Niederlanden bedient in Deutschland rund 6.200 Steuerberater, die ihre Software nutzen und damit 550.000 kleine und mittelständische Unternehmen betreuen. Damit ist das Unternehmen nach der genossenschaftlich organisierten Datev aus Nürnberg die Nummer Zwei in Deutschland.

Auf einer Presseveranstaltung in Berlin präsentierte Wolters Kluwer die Version 2.0 von Addison OneClick, die ab Juni 2016 verfügbar ist. Neu sind beispielsweise eine Dokumenten-Erkennung sowie die Anbindung zum Online-Banking. Ein Mitarbeiter erhält beispielsweise eine Papierrechnung für einen Kauf auf Rechnung. Mit der Kamera im Smartphone oder Tablet kann der Mitarbeiter den Beleg scannen. Die OCR-Software erkennt die wesentlichen Daten und übernimmt sie direkt in die Finanzbuchhaltung. Im weiteren Freigabeprozess kann der Mitarbeiter ohne erneute Eingabe der Empfängerdaten die Rechnung zur Bezahlung freigeben. Die Schnittstelle zum Online-Banking erledigt den Rest.

"Die Vorteile liegen auf der Hand", erläuterte Gärtner. Die Kanzlei habe weniger manuelle Erfassungsarbeit, der Mandant müsse keine Belege zur monatlichen Übergabe an die Kanzlei sammeln und könne auch seine Rechnungen bezahlen. Dabei würden auch mobile Arbeitsprozesse unterstützt und der Aufwand für Verwaltungstätigkeiten reduziert.

Ein wesentlicher Teil der Collaboration-Plattform sind Aufgabenübersichten und Auswertungen. In Form von Ampelsymbolen hat der Unternehmer oder Freiberufler im Blick, welche Aufgaben, Auswertungen oder Freigaben für ihn bereit stehen. Zur Sicherheit erhält er noch Push-Nachrichten auf mobile Geräte, beispielsweise Fristen-Erinnerungen. "Statt diverser Excel-Mappen haben unsere Mandanten jetzt klar strukturierte Bücher für Kasse und Rechnungen mit einer intuitiven Bedienoberfläche", erklärte der Steuerberater Matthias Klooster aus Dessau dazu. Die Kanzlei entscheidet jeweils, welche Module sie für welchen Mandanten freischaltet. So kann ein Mandat etwa im System seine Ange

bote schreiben, daraus später Rechnungen erstellen und hat im Blick, welche ausstehenden Zahlungen angemahnt werden müssen.

"Wir schaffen eine digitales Ökosystem, das sich nach allen Seiten öffnet", warb Gärtner für die Cloud-Plattform. So könne Addison OneClick Daten aus Office-Programmen wie auch aus ERP-Systemen über Schnittstellen auslesen. Langfristig soll das auch in die andere Richtung funktionieren. Dann landen automatisch Auswertungen und Berichte aus der Cloud-Plattform in den Systemen der Mandanten. Welche Funktionen für einen Mandanten freigeschaltet werden und was ihm dafür berechnet wird, liegt in der Hand der Steuerberatungskanzlei. Gärtner: "Die Kanzlei bindet mit der Lösung Mandanten an sich und erweitert ihr Serviceangebot." (wh)