Dokumenten-Management

Datenchaos kostet Unternehmen viel Geld

03.03.2010
Von 
Peter Gruber arbeitet für die Portale Computerwoche und CIO.
Deutsche Unternehmen werfen Geld zum Fenster hinaus, weil sie keine Dokumenten-Management- sowie Collaboration-Systeme einsetzen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie "Datenchaos in deutschen Unternehmen 2010", die von der Software-Initiative Deutschland initiiert wurde.

Das Durcheinander von Dokumenten und Versionierungswahn behindern die produktive Arbeit von Teams an gemeinsamen Dokumenten. Zu dieser Schlussfolgerung kommt die Studie "Datenchaos in deutschen Unternehmen 2010" der Software-Initiative Deutschland (SID). Der Studie zufolge sagt mit 73 Prozent der befragten Experten die klare Mehrheit, dass Arbeitsgruppen zu viel Zeit damit verbringen, gemeinsame Dokumente auf dem aktuellen Stand zu halten. Dadurch, so die Erhebung, kommt die eigentliche Arbeit zu kurz. Insbesondere mittelständischen Unternehmen fehlen nach Ansicht von 64 Prozent der Teilnehmer moderne Team-Lösungen für ihre tägliche Arbeit mit Dokumenten beziehungsweise ein effektives Dokumenten-Management.

Dokumente parallel bearbeiten

Gefragt nach den Vorteilen Dokumenten-basierender Collaboration schätzen 81 Prozent der Experten vor allem, dass Gruppenmitglieder die Dokumente parallel bearbeiten können und damit Zeit gespart werde. Wichtig ist 74 Prozent der Unternehmen, dass die Dokumente unabhängig vom Ort sowohl offline als auch online bearbeitet werden können. Darüber hinaus sagen sie, dass Zusammenfügen mehrer Versionen (66 Prozent), Zugriff auf die Dokumentenhistorie (63 Prozent) und schnelles und sicheres Synchronisieren (57 Prozent) wichtige Funktionen für die Teamarbeit mit Dokumenten sind.

Teamarbeit als Wettbewerbsvorteil und Kostenfaktor

"Die SID-Studie zeigt, dass viele Unternehmen immer noch zu viel Zeit mit der Organisation ihrer Dokumente verbringen, anstatt produktiv mit ihnen zu arbeiten. Hier besteht dringender Handlungsbedarf. Denn Arbeitsprozesse und Entscheidungen werden zunehmend in Teams verlagert, um dem Kosten- und Wettbewerbsdruck der globalisierten Wirtschaft flexibel begegnen zu können. Dabei ist der Zugriff auf die aktuellsten Daten zu jeder Zeit und ortsunabhängig von entscheidender Bedeutung", sagt Harald Radmacher, Deutschland-Chef von SyncEvolution.

Dokumenten-Management mit EdocSync

Mit EdocSync bietet SyncEvolution eine Dokumenten-Management-Lösung speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) oder Projektteams großer Unternehmen, die sich keine umständlichen und kostspieligen Team-Lösungen leisten wollen. Mit EdocSync können sie Dokumente jeder Art und Größe im Firmennetzwerk oder via Internet über Unternehmensgrenzen hinweg bearbeiten, synchronisieren sowie verteilen. Unter www.syncevolution.de steht die Collaboration-Lösung zum kostenfreien Test bereit.