Markt für DV-Systeme, deren Einsatzbereich überwiegend in kleineren und mittleren Unternehmen liegt, ist in den letzten Jahren immer unübersichtlicher geworden. Das gilt vor allem für die Bereiche Auftragsabwicklung und Vertrieb.

Vertriebssysteme sind integrierte DV-Systeme, die als informationstechnische Werkzeuge die vollständige Bearbeitung eines Kundenauftrags vom Anfrage- beziehungsweise Auftragseingang bis zur Auslieferung des Produkts unterstützen.

Integrierte DV-Systeme zeichnen sich dadurch aus, daß einmal erfaßte Daten anschließend allen Benutzern des Systems zur Verfügung stehen. Sofern das System die gesamte Funktionalität des Unternehmens erfaßt ,wird damit eine einheitliche Datenbasis geschaffen, und die Bruchstellen im Informationsfluß werden wirkungsvoll abgebaut.

Die wesentlichen Funktionen in Vertriebssystemen sind Anfragen-, Angebots- und Auftragsbearbeitung, Gesamtauftragssteuerung, auftragsbezogene Disposition und Bestellwesen, Fakturierung sowie Wareneingang, Lager und Versand.

Die Datenbankabfrage ist nur ein Schritt von vielen

Am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) wurde das Datenbanksystem "Egasys" (EDV-gestützte Auswahl von Vertriebssystemen) entwickelt, das die Auswahl eines geeigneten Vertriebssystems unterstützen soll. Das IAO aktualisiert und erweitert Egasys regelmäßig.

Zur Zeit enthält die Datenbank Informationen über mehr als 170 Vertriebssysteme. Zu jedem System sind zirka 400 Merkmale gespeichert. Zusätzlich sind Informationen über Systemanbieter, Serviceleistungen, Installationen, Hardwarevoraussetzungen sowie Schnittstellen zu anderen Systemen abgelegt. Die Mehrzahl der Systeme bietet Fremdsprachen-, Fremdwährungs- und Zollabwicklungs- Unterstützung für international operierende Unternehmen. Die Palette reicht von reinen Warenwirtschafts-Systemen bis zu den Modulen einer integrierten DV-Lösung für Auftrags- und Lagerverwaltung.

Datenbankabfragen in Egasys liegt ein zweiphasiges Verfahren zugrunde. Methoden wie die selektive Funktionsanalyse gewährleisten eine effiziente Systemauswahl.

Die Vertriebssystem-Auswahl basiert auf der am IAO entwickelten und erprobten "Sieben-Stufen-Methode zur EDV-Systemauswahl".

Stufe 1: IAO-Spezialisten analysieren den Informationsfluß und -bedarf im Unternehmen unter besonderer Berücksichtigung bereits vorhandener DV-Systeme.

Stufe 2: Die Spezialisten erstellen ein unternehmensspezifisches DV-Anforderungsprofil, in welchem die zu leistenden Aufgaben festgeschrieben werden, und ein standardisiertes Funktionsprofil mit dem nötigen Systemfunktionalitäten angibt.

Stufe 3: Egasys trifft auf Basis des Anforderungs- und Funktionsprofils eine Vorauswahl unter den erfaßten Vertriebssystemen.

Stufe 4: Hier erfolgt die Analyse der von Egasys vorgeschlagenen Systeme in Gesprächen mit den Systemanbietern. Eine Abschätzung des Anpassungsaufwands und der Kosten führen die Systemanbieter durch.

Stufe 5: Bis zu drei geeignete Systeme werden in die engere Auswahl gezogen.

Stufe 6: Der Interessent erhält die vorgeschlagenen Systeme präsentiert.

Stufe 7:Jetzt kann der endgültige Vorschlag für die Auswahl des optimalen Systems erfolgen.

Damit die Potentiale in der Auftragsabwicklung voll ausgeschopft werden können, muß die Einführung des Vertriebssystems durch eine ganzheitliche Planung von Organisation, Personal und Technik begleitet werden. Der Nutzen eines DV-Systems hängt in hohem Maße davon ab, wie gut die im Unternehmen vorhandenen Abläufe organisiert sind und wie gut die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern ist.

Die Sieben-Stufen-Methode bietet vielen Unternehmen die Chance, ein für ihre Bedürfnisse geeignetes DV-Vertriebssystem zu finden und im täglichen Betrieb nutzbringend einzusetzen.

Die Erfahrungen des IAO zeigen, daß die Lieferbereitschaft und Liefertermintreue mit dem richtigen Vertriebssystem erhöht sowie Durchlaufzeiten und Bestände reduziert werden können.

*Dipl.-lnform. Robert Müller und Dipl.lng Jan Fuhrberg-Baumann sind Mitarbeiter am Fraunhofer-lnstitut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), Stuttgart, Arbeitsgruppe Integrations und Organisationskonzepte.

_AU:Robert Müller und Jan Fuhrberg -Baumann*