Business-Intelligence-Erweiterung für Office 365

Daten optimal auswerten - Excel, Power BI und Office 365

Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt. Das Blog von Thomas Joos finden Sie unter thomasjoos.wordpress.com.
Mit Power BI for Office 365 bietet Microsoft eine Erweiterung für Office 365, mit der sich Business-Intelligence-Anwendungen optimal anbinden lassen. Die Auswertung der Daten erfolgt über Excel.

Dass sich Auswertungen und Reports in Excel erstellen lassen, dürfte gerade in kleinen und mittleren Unternehmen gut ankommen. Die Daten können mit Power BI for Office 365 über interne Datenquellen oder über Cloud-Quellen angebunden werden. Auch ERP- und CRM-Systeme lassen sich nutzen, das gilt auch beispielsweise für SAP Business Objects BI. In diesem Beitrag stellen wir einige Möglichkeiten der Lösung vor.

Die Vorteile von Power BI

Der größte Vorteil von Power BI ist zweifelsohne der schnelle Einstieg in Business Intelligence. Alles, was Unternehmen benötigen, um ihre Daten auszuwerten, lässt sich über die Cloud betreiben. Eigene Server sind nicht notwendig, was Lizenz-und Verwaltungskosten einspart. Sie binden alle Datenquellen, die Sie im Unternehmen analysieren wollen, an Office 365 Power BI an und können anschließend eine Analyse über Excel 2013 durchführen. Da auch die Anbindung verschiedener Cloud-Datenquellen möglich ist, können Unternehmen den Anwendern eine einfach zu bedienende, aber umfassende BI-Lösung zur Verfügung stellen, ohne dass eigene Server betrieben werden müssen. Die komplette Verwaltung findet über das Webportal von Office 365 statt.

Power BI kann darüber hinaus auch mit unstrukturierten Texten umgehen oder externe Datenquellen anbinden und zur Analyse nutzen. Die Abfragen und Analysen in Power BI hat Microsoft extrem vereinfacht, sodass auch BI-Anfänger schnell wichtige Abfragen erstellen und zu Berichten zusammenfassen können. Dazu finden Anwender auf der Power-BI-Teamseite in SharePoint Online den Link Fragen mit Power BI Q&A stellen. Klicken Anwender auf diesen Link, öffnet sich eine neue Seite mit einem Suchfeld. Hier lassen sich mit natürlicher Sprache Abfragen erstellen. Power BI kann die Fragen sogar erkennen und um eigene Ansätze ergänzen. Als Datenquelle in diesem Bereich werden nicht die Datenbanken verwendet, sondern die gespeicherten Berichte in SharePoint Online.

Die Berichte können Anwender direkt in SharePoint Online speichern, sodass auch andere Anwender diese nutzen können, zum Beispiel über die Q&A-Abfragen. Das verstärkt deutlich die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen im Unternehmen und die effiziente Verwendung derer Berichte.

Durch die weitreichenden Dokumenten-Verwaltungseigenschaften von SharePoint 2013 in SharePoint Online können Sie umfassende Berechtigungen erstellen, Dokumentenversionen nutzen, ein- und auschecken und vieles mehr. Da Excel und die Funktionen von Power BI auch für iPads und Office Web Apps zur Verfügung stehen, lassen sich die Daten weltweit nutzen. Natürlich können Administratoren auch festlegen, dass bestimmte Datenquellen und die damit verbundenen Berichte keine Speicherung in der Cloud ermöglichen.

Neben der Testversion die Microsoft zur Verfügung stellt, können Sie auch ein Virtual Lab nutzen um sich mit Office 365 Power BI und der Anbindung von Datenquellen zu beschäftigen. In aktuellen Versionen der Virtual Labs hat Microsoft einige Szenarien für Business Intelligence integriert. Da keinerlei Installationen notwendig sind, sondern Sie nur einen Webbrowser nutzen, um zu den Servern eine Verbindung aufzubauen, können Sie extrem schnell interessante Bereiche der Möglichkeiten in Power BI testen.

Das Ganze funktioniert in diesem Fall zum Beispiel auch mit Business Intelligence in SQL Server 2014, auch in komplexen Szenarien mit Datenbankverfügbarkeitsgruppen, Clustern, den neuen Indizes in SQL Server 2014 und mehr. Zu jedem Lab gehört eine umfassende Anleitung, die Sie in der Verwaltungsoberfläche des Virtual Labs anzeigen können.

Wenn Sie sich mit Power BI auseinandersetzen wollen, sollten Sie sich die Hilfeseite von Microsoft zu diesem Thema genauer ansehen. Hier erhalten Sie umfassende Anleitungen, Leitfäden und ein Bereitstellungshandbuch für Power BI.