Projekt-Management ist das A und O

Entscheidend sei es vielmehr, die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Griff zu haben, sprich: ein gutes Projekt-Management sicherzustellen und einen Single-Point-of-Contact einzurichten. "Die Kommunikation ist das A und O", so Merz. Das gelte vor allem für die Vermittlung der Anforderungen, bei der erfahrungsgemäß besonders viele Fehler aufträten. Nach den Pannen in der Anfangsphase wurde bei Panalpina zu diesem Zweck eigens eine Organisation eingerichtet. Anschließend sprechen die Projektbeauftragten die Anforderungen noch einmal persönlich mit den indischen Verantwortlichen durch. Dank dieser Struktur gelang es dem Speditionsunternehmen, das Projekt-Management innerhalb weniger Monate in den Griff zu bekommen.

Ratsam ist ein Top-down-Ansatz

Ein permanenter Dialog zwischen den relevanten Gruppen ist auch wichtig, weil sich die Geschäftsziele schnell ändern und die Komplexität im Unternehmen ständig zunimmt: "In die Projekte sind immer mehr Einheiten involviert, es werden nicht mehr nur IT-Infrastrukturbereiche, sondern auch Anwendungen ausgelagert, und die Firmen greifen verstärkt auf Offshore-Kapazitäten zu."

Ratsam sei daher ein übergreifendes, alle beteiligten Bereiche umfassendes Konzept, das möglichst hoch aufgehängt sein sollte: "Beim Outsourcing ist viel Politik im Spiel, ohne Top-down-Ansatz kommt man da meist nicht weiter", so Ridder. Als ideal erachtet der Analyst eine Sourcing-Zentrale mit dem CIO an der Spitze, der einen direkten Zugang zum CEO hat. Dieses Team müsse jederzeit auf internes Expertenwissen zugreifen können und die Provider steuern. Eine solche Organisation erfordere zwar einen hohen Aufwand an Koordination und Vorbereitung, rechne sich langfristig aber.

Panalpina-Manager Merz kann das bestätigen. Trotz der anfänglichen Schwierigkeiten bezeichnet er die Zusammenarbeit mit TCS mittlerweile als "Erfolgsstory". In nur fünf Jahren habe sein Team alle anvisierten Ziele - die weltweite Standardisierung und Erweiterung des Systems um zahlreiche neue Funktionen sowie eine kürzere Time-to-Market - erreicht und dabei die Kosten deutlich gesenkt. Fazit des Managers: "Wenn die Organisation erst einmal steht, kann man massiv gegenüber dem Eigenbetrieb sparen."