Alle wichtigen Informationszusammenhänge im Unternehmen darstellen, um das verfügbare Wissen zu vergrößern - ein absolutes Muß für Führungskräfte. Als Abbild der Strukturen und Vorgänge innerhalb einer Organisation dient das unternehmensweite Datenmodell (UDM) als strategisches Instrument. Volker Oesinghaus* zeigt auf, wie sich das Vorhaben "UDM" in die Tat umsetzen läßt.
Das unternehmensweite Datenmodell bildet eine entscheidende, wenn nicht sogar die entscheidende Grundlage für das Informations-Management eines Unternehmens. Offensichtliches Projektziel ist es, alle wichtigen Informationszusammenhänge des Unternehmens darzustellen und so das verfügbare Wissen über dieses äußerst komplexe System zu vergrößern. Nach der Realisierung entsprechender organisatorischer und technischer Maßnahmen wie beispielsweise der Installation eines Daten-Managements und eines Data-Dictionaries erstrecken sich die Auswirkungen des UDM auf folgende Ziele:
- die Kommunikation zwischen allen Unternehmensbereichen (Begriffe einheitlich definiert - auch im Berichtswesen),
- dispositive und individuelle Anwendungen (Wissen, wo die Basisdaten zu suchen sind),
- Neudefinition oder Migration von Datenbanken. (Ein Teil der Analysearbeit ist bereits getan; Doppelarbeit wird vermieden; übergreifende Aspekte sind schon berücksichtigt; die Entwicklung integrierter Anwendungen wird möglich.)
Die Notwendigkeit, ein UDM einzusetzen, ist daher heute in den meisten Unternehmen klar erkannt. Allerdings bestehen oft Zweifel an der Realisierbarkeit dieses wichtigen Vorhabens. Diese Zweifel gründen sich teils auf Erfahrungen anderer Unternehmen, teils auf eigenen Schätzungen oder Vermutungen. Ziel dieses Beitrages ist es deshalb, die UDM-Diskussion zu objektivieren und aufzuzeigen, wie sich das Vorhaben "unternehmensweites Datenmodell" erfolgreich in die Tat umsetzen läßt.
Als Ausgangspunkt soll dabei eine Klärung des Begriffs "unternehmensweites Datenmodell" dienen. Ein UDM enthält:
- die zehn bis 20 wichtigsten (Kern-)Entitäten ("Top-Level-
UDM" oder "A-Level-UDM"),
- die 60 bis 200 Entitäten, mit denen alle wichtigen Geschäftsvorfälle abgewickelt werden können - einschließlich ihrer identifizierenden und einiger (wichtiger) beschreibender Attribute -, jedoch noch nicht von normalisiert und mit teilweise aggregierten Beziehungen: ("B-Level-UDM") sowie
- die 300 bis 1000 Entitäten, die aus der Vervollständigung um die restlichen Attribute und der Normalisierung der B-Level-Entitäten entstehen ("C-Level-UDM").
Bezogen auf das B-Level-UDM und das C-Level-UDM kann die Anzahl der Entitäten für sehr große, heterogene Unternehmen auch jeweils doppelt so groß sein.
Ist das C-Level-UDM die Krönung der UDM-Aktivitäten, so zeigt sich doch nach einer überschlägigen Kalkulation, daß dieses Fernziel nicht in einem Schritt erreicht werden kann: Der notwendige Arbeitsaufwand entspricht in etwa dem Anteil für die Datenanalyse aller Anwendungen. Veranschlagt man diesen Anteil nur mit zehn Prozent und den Gesamtprojektaufwand für alle Anwendungen auf 300 Personenjahre, so liegt der Aufwand für das C-Level-UDM bei etwa 30 Personenjahren. Es verwundert nicht, daß Projekte mit diesem Anspruch auf der Strecke blieben oder gar nicht erst gestartet wurden.
Schritt für Schritt auf dem Weg zum Erfolg
Das A-Level-UDM ist hilfreich als grober Orientierungsrahmen, kann aber sicher nicht den beschriebenen Erwartungen gerecht werden. Als machbar und nützlich hat es sich erwiesen, in einem ersten Projekt das B-Level-UDM zu entwickeln, das für verschiedene Aufgaben des Informations-Managements bereits ausreichend detailliert ist. Die Anwendungsentwicklungs-Projekte verfeinern dann die für sie relevanten Ausschnitte des B-Levels, so daß das C-Level Stück für Stück vervollständigt, wird.
Mit dem in der Abbildung beschriebenen Projektvorgehen läßt sich das B-Level-UDM in einem Zeitraum von höchstens einem Jahr und mit einem Auf wand von ein bis maximal drei Personenjahren erstellen. Allerdings ist dazu ein umfangreiches Erfahrungspotential erforderlich, das in den meisten Fällen ein Zurückgreifen auf externe Hilfe erforderlich macht.
Das UDM betrifft das gesamte Unternehmen. Daher gilt es auch, das gesamte Unternehmen an der Erarbeitung zu beteiligen. Auftraggeber muß die Unternehmensleitung sein - und zwar unabhängig davon, wer das Projekt initiiert hat.
Im Projektauftrag sollte eine realistische Erwartungshaltung dokumentiert sein: Er richtet sich auf ein B-Level-UDM; es wird damit noch kein Stück Software, keine neue Datenbank, kein neuer Report oder Dialog produziert. Der unmittelbare Nutzen besteht zunächst nur in der Vermehrung des Wissens über das Gesamtunternehmen in einem kleinen Kreis (Projektteam).
Da dieser Wissensgewinn außerordentlich groß ist, sollte kein Unternehmen die Chance vergeben, eigene Mitarbeiter an der Erarbeitung des UDM zu beteiligen. Ein weiterer Vorteil des unternehmensweiten Datenmodells ist seine Verwendbarkeit für die Datenkonferenz (einheitliche Begriffe) sowie für Entwicklungsprojekte, Datenadministration etc.
Das Projektteam sollte aus drei bis sechs Personen bestehen, die - im besten Fall - mit der einzusetzenden Datenanalyse-Methode (Entity-Relationship-Modellierung) vertraut sind, ein betriebswirtschaftliches Verständnis des Unternehmens besitzen und in der Lage sind, Gespräche im "fachlichen Jargon" zu führen. Zumindest in der Summe müssen im Team also die Kriterien
-kommunikativ,
-analytisch,
-methodisches Know-how und
-fachlich-organisatorisches Know-how vorhanden sein.
Umfassende Vorbereitung ist der erste Meilenstein
Die Vorbereitungsphase dient dazu, das Analysefeld abzustecken und zu bewerten: In einem UDM-Projekt sollte zum Beispiel keineswegs die Struktur für das Data-Dictionary erarbeitet werden; das ist die Meta-Ebene! In der ersten Phase wird der zu verwendende Fragenkatalog entworfen oder angepaßt, ferner geht es darum, die Interviewpartner aus den Fachabteilungen festzulegen, sie über das Vorhaben zu informieren und mit ihnen Termine (gemäß der Projektplanung) zu vereinbaren.
Und schließlich ist eine Projektplanung erforderlich, die folgende Fakten berücksichtigt: Das Team kann in einer Woche höchstens vier Interviews führen und benötigt nach einer Reihe von "fachlich verwandten" Interviews eine Woche zur Konsolidierung und Erstellung eines Teilmodells; nach Abschluß aller Interviews folgt eine Analysephase von vier bis zehn Wochen, in der das gesamte Projektteam - nahezu als Vollzeitaktivität - das Projektergebnis erarbeitet und niederschreibt.
Der Fragenkatalog hat eine Schlüsselfunktion
Der nächste Projektschritt ist die Erhebung. Sie besteht aus 20 bis 40 Interviews mit den Fachabteilungen. Diese sind nun gefordert, wichtige Begriffe inhaltlich zu definieren und die aus ihrer Sicht - für den Betrieb des Unternehmens relevanten Zusammenhänge zwischen Entitäten darzustellen. Leider werden Sie, wenn Sie eine Fachabteilung hierzu auffordern, sicherlich auf komplettes Unverständnis stoßen und wahrscheinlich ein vorzeitiges Ende des Gesprächs bewirken.
Wie also lassen sich die Fachleute ihr Wissen entlocken? Der Schlüssel liegt in der Qualität des bereits erwähnten Fragenkatalogs. Dieser muß von dem, was der Fachabteilung geläufig ist, hinfuhren zu dem, was dem UDM nützt. Als hilfreich und verständlich hat sich der folgende Leitfaden erwiesen:
1. Was wird in der Fachabteilung getan? Hier beschreibt die Fachabteilung ihre Aufgaben.
2. Welche Informationen sind dafür erforderlich, welche werden produziert? Hier ist die Kommunikation der Aufgaben zu beschreiben; dabei taucht eine Vielzahl von Begriffen auf. Ferner werden Aussagen über Qualität und Aktualität der benötigten Informationen getroffen und Zusammenhänge der Begriffe sowie Begriffskriterien benannt (Verwendung für das Datenmodell).
3. Wie verwenden Sie folgende Begriffe? Das Interviewer-Team filtert die Begriffe heraus, die als Kandidaten für Entitäten in Frage kommen oder dem Anschein nach von zentraler Bedeutung sind. Sie werden definiert, und die Zusammenhänge werden dargestellt.
Der Zeitbedarf für die Bearbeitung dieses Katalogs liegt bei vier bis sieben Stunden - mehr Zeit, als ein kompetenter Know-how-Träger aus der Fachabteilung üblicherweise zur Verfügung hat. Eine gute Visualisierung der Ergebnisse erleichtert es ihm sicherlich, mit dem Interview zumindest im nachhinein zufrieden zu sein.
Zur Auswertung trägt die DV ihr Know-how bei
Im Rahmen einer Teilauswertung werden für die innerhalb einer Interviewgruppe bearbeiteten Themen Teilmodelle entworfen.
Offene Punkte sind dabei festzuhalten und soweit möglich mit den Beteiligten zu klären. Es ist sinnvoll, bei dieser Arbeit im Team die für das Themengebiet zuständigen Mitarbeiter der DV-Abteilung einzubeziehen, um die Interview-Ergebnisse mit deren Know-how zu ergänzen.
In der Gesamtauswertung werden dann die "unterwegs" erarbeiteten Teilmodelle miteinander abgeglichen und zusammengeführt. Dies bedeutet nochmals sehr viel Arbeit: Alle Definitionen und Strukturen sind zu überprüfen und zu bearbeiten, um ein stämmiges Gesamtmodell zu erhalten.
Es ist erforderlich, alle identifizierenden Attribute anzugeben, ferner die beschreibenden Attribute, soweit sie zur Bedeutungsklärung der Entität beitragen oder wichtige Sachverhalte darstellen.
Des weiteren muß erkennbar sein, wie sich wichtige Geschäftsvorgänge abwickeln lassen und wie die Aufgaben "im Modell navigieren", um ihren Informationsbedarf zu decken.
Und letztlich gilt es auch, das Gesamtmodell wieder in diskutierbare Teilmodelle zu untergliedern: Wenn die Zusammenhänge zwischen 150 Entitäten in einer einzigen Struktur dargestellt werden, so dürfte das Verständnis dieser Struktur sehr viel Zeit erfordern. Daher sollten die nach Aufgabengebieten oder Entitäten von zentraler Bedeutung (wie "Geschäftspartner" oder "Produkt") gegliederten Teilmodelle nicht mehr als 20 bis 30 Entitäten enthalten.
Eine wichtige Aufgabenstellung für diese Phase ist ferner, die essentiellen Maßnahmen zu definieren, die das UDM zu der wichtigen Grundlage der täglichen Arbeit und der Kommunikation werden lassen, als die es konzipiert ist. Zu diesen Maßnahmen gehören die organisatorische Verankerung des Daten-Managements (Datenadministration, Datenkonferenzen) mit Festlegung der Aufgaben, Rollen und Kompetenzen sowie die Festschreibung des UDM als verbindliche Arbeitsgrundlage für Anwendungsentwicklungs-Projekte. Hinzu kommen Hilfen und Regeln für die Benutzung des UDM (Data-Dictionary, Zugriffsrechte, Schlagwort-Katalog oder Retrieval-Verfahren).
Darauf folgt die sogenannte Präsentation: Der Titel dieser Phase ist irreführend, denn tatsächlich wird es sich meist um mehrere Veranstaltungen handeln, die dazu dienen, das Projektergebnis publik zu machen. Zielgruppen sind der Auftraggeber (Unternehmensleitung), die Interviewpartner (Fachabteilungen) und die "Mit-Erarbeiter" (DV/Org.-Abteilung).
Das Projektteam sollte dabei nicht versuchen, das erarbeitete UDM in seiner vollen Breite vorzustellen. Kleine, konkrete Beispiele für Geschäftsvorfälle und neue Informationsmöglichkeiten machen das Modell griffig für die Hörer und regen zu Diskussion und Fragen an: Damit ist die erste Stufe der Akzeptanz erreicht - jedenfalls, wenn diese Fragen beantwortet werden können.
So fällt es dann dem Publikum auch leichter, sich vom Projektteam auf die notwendigen Umsetzungsmaßnahmen verpflichten zu lassen. Denn erst unter dieser Voraussetzung wird das UDM von einem schönen, aber nutzlosen Wandbehang zu einem Erfolg und einem strategischen Instrument für das Unternehmen. Versuchen Sie es - der Erfolg ist (fast) garantiert!