Druckerpark überwachen und optimieren
Der erste Schritt, um Kostenfresser in Sparschweine zu verwandeln, ist laut Doxsense die Überwachung und Optimierung des Druckerparks. Doxsense empfiehlt dabei, der Qualität Vorrang vor dem Preis zu geben. Sind die Anschaffungskosten bei der Drucker-Hardware gering, könnte es dazu führen, dass mehr Geräte gekauft werden als unbedingt nötig und diese dann unwirtschaftlich eingesetzt werden. Oftmals sei in Unternehmen nicht einmal bekannt, wie viele Ausgabegeräte tatsächlich vorhanden sind und wie diese genutzt werden beziehungsweise ob sie ausgelastet sind.
Druckmanagementlösung einsetzen
Die Ursache für diese Unwissenheit sieht Doxsense im Fehlen eines zentralen Druckmanagements. Mit einer entsprechenden Lösung ließen sich Regeln zur Erfassung der unwirtschaftlichen Bereiche und für entsprechende Einsparungen erstellen sowie aufzeigen, auf welche Kostenstellen die Ausgaben gelegt werden müssen. Druckaufträge würden automatisch zum nächstgelegenen Netzdrucker geschickt und die Netzgeräte hinsichtlich Papier, Toner, Tinte und Einschaltmodus überwacht.
Für das optimale Print-Management empfiehlt Doxsense, einen Verantwortlichen für Druckerfragen zu benennen. Dieser könne die Kapazitäten optimieren und entscheiden, ob einzelne Drucker tatsächlich benötigt werden und welche Geräte wo eingesetzt werden sollen.
Laufende Kosten nicht vergessen
Laut einer Schätzung von HP belaufen sich die durchschnittlichen Druckkosten eines Betriebs pro Mitarbeiter auf 490 Euro im Jahr. Diese setzen sich laut Doxsense aus den direkten Kosten für Hardware und Verbrauchsmaterialien sowie den indirekten Kosten zusammen, zu denen der Hersteller Instandhaltung und Wartung zählt.
Den geringsten Anteil, nämlich nur fünf Prozent der Gesamtkosten, machen laut Gartner die Ausgaben für Hardware aus. Erstaunlich, wenn man bedenkt, wie oft die Kaufentscheidung von den Anschaffungskosten bestimmt wird. Die Verbrauchsmaterialien wie Toner, Patronen, Druckzylinder, Energie und Papier sowie die direkten Servicekosten, zu denen Doxsense Garantieerweiterungen und Ersatzteilkosten zählt, sollen 45 Prozent der Gesamtkosten eines Gerätes ausmachen.
Die restlichen 50 Prozent sind laut Doxsense in den Ausgaben für Instandhaltung und Wartung zu suchen. Diese bezeichnet der Hersteller als "indirekte Kosten". Vor allem beim Heldpesk würden Ausfälle und Geräteschäden sowie Netzwerkstaus hohe Belastungen verursachen.