Kopfmonopole und "Spezlwirtschaft" sind der Albtraum jeder Einkaufsabteilung: Auf diese provokant verkürzte Formel lässt sich das Grundproblem bei der Beschaffung von IT-Dienstleistern in Unternehmen zuspitzen. Zunächst einmal setzt dem Einkauf heute der Kosten- und KPI-Druck zu, und so sind Lösungen gefragt, um die Beschaffung von externen Dienstleistungen möglichst einfach, standardisiert und transparent zu gestalten.

Dieses Bestreben steht durchaus in einem gewissen Widerspruch zur Materie selbst, denn Softwareentwicklung und Projektmanagement lassen sich von ihrem Wesen her nicht einfach in klar definierte Bausteine mit Preisetikett pressen. Erschwerend kommt eine Praxis hinzu, die oft auf langjährigen persönlichen Beziehungen basiert, und bei der schon mal fachliche und kaufmännische Kriterien außen vor bleiben.

Kosteneinsparungen in Millionenhöhe

Viele Unternehmen haben jedoch erkannt, dass im Bereich Dienstleistungs-Einkauf ein großes Optimierungspotenzial schlummert und entsprechend groß ist das Interesse an konkreten Lösungsansätzen. Am Markt finden sich daher auch eine Vielzahl an Anbietern für Externen-Management, deren Portfolios sich stark unterscheiden. Als einfachste Variante gilt hier die reine Vermittlung von Fachkräften über einen Provider mit eigenem Netzwerk, auch Body Leasing genannt. Andere Unternehmen differenzieren sich mit einem recht breiten Serviceportfolio, das vom Vertragsmanagement über Berater- und Dienstleister-Screening bis zur strategischen Sourcing-Beratung reicht.

Dass sich derartige Projekte lohnen, zeigen Beispiele aus der Beratungspraxis der metafinanz Informationssysteme GmbH. So gelang es hier beispielsweise, bei einem großen Konzern Kostenersparnisse von einigen Millionen Euro pro Jahr zu erzielen.

Maverick Buying - am Einkauf vorbei

Aktuell praktizieren viele deutschen Unternehmen beim Dienstleistereinkauf das pragmatische Modell des "Maverick Buying". Dabei holen sich die Fachabteilungen und Geschäftsbereiche direkt, also ohne den "Umweg" über eine Einkaufsabteilung die notwendigen Berater und Entwickler. Begleitende planerische und administrative Maßnahmen wie etwa Sourcing-Strategien oder Staffing-Optimierungen finden dabei nur rudimentär oder gar nicht statt.

In einem dreistufigen Reifemodell stellt dies die unterste Stufe 1 dar. Zu den typischen Nachteilen auf dieser untersten Stufe zählen:

• nicht-optimierte Konditionen;

• uneinheitliche Vertragsgestaltung;

• Dienstleistervielfalt;

• ausufernder administrativer Aufwand;

• fehlende Transparenz.

Dienstleistereinkauf optimieren

Unternehmen, die den Dienstleistereinkauf auf Stufe 1 praktizieren, können mit ein paar gezielten Maßnahmen die Effizienz steigern und die Kosten senken.

Zum Einstieg bieten sich folgende Maßnahmen an:

• Bündelung der Einkaufsabwicklung

• Vereinheitlichung über Templates und Best Practices

• Einführung von Approval-Prozessen (Genehmigungsprozess zu Preisen, Dauerläufern und ähnlichem)

• Aufbau einer zentralen Lieferantenliste

• Etablieren eines Risikomanagements