Rechtzeitig umstellen

Das ist bei der E-Bilanz zu beachten

Renate Oettinger ist Diplom-Kauffrau Dr. rer. pol. und arbeitet als freiberufliche Autorin, Lektorin und Textchefin in München. Ihre Fachbereiche sind Wirtschaft, Recht und IT.

Zu ihren Kunden zählen neben den IDG-Redaktionen CIO, Computerwoche, TecChannel und ChannelPartner auch Siemens, Daimler und HypoVereinsbank sowie die Verlage Campus, Springer und Wolters Kluwer.
Schon jetzt können Unternehmen die elektronische Übermittlung ihrer Jahresabschlussdaten systematisch vorbereiten.

Monatelang wurden die Modalitäten der E-Bilanz kontrovers diskutiert. Nun hat das Bundesfinanzministerium ein finales Anwendungsschreiben veröffentlicht. Das Schreiben regelt die vorgeschriebene Datenfernübertragung von Bilanzen, gegebenenfalls mit Überleitungsrechnung, sowie von Gewinn- und Verlustrechnungen umfassend. Unternehmen gewinnen endlich Klarheit und Planungssicherheit. Nun können sie die elektronische Übermittlung ihrer Jahresabschlussdaten, die der Besteuerung zugrunde zu legen sind, systematisch vorbereiten und in die Wege leiten.

Ursprünglich sollten die Regelungen zur E-Bilanz schon für alle Wirtschaftsjahre gelten, die nach dem 31.12.2011 beginnen. Das ist jetzt vom Tisch. "Die Finanzverwaltung räumt Unternehmen für die Umstellung auf die E-Bilanz ein Jahr mehr Zeit ein", sagt Thomas Becker, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Beratungsgesellschaft DHPG. "Für das Wirtschaftsjahr 2012 besteht ein Wahlrecht zwischen der bisherigen Papierform und der elektronischen Übermittlung." Nichtsdestoweniger sollten Unternehmen die Umstellung auf die papierlose Kommunikation nicht auf die lange Bank schieben. Es sind einige organisatorische und technische Vorkehrungen zu treffen, damit die Daten im XBRL-Format (eXtensible Business Reporting Language) fehlerfrei übermittelt werden können.

Bilanzen können nun auch elektronisch erstellt werden.
Bilanzen können nun auch elektronisch erstellt werden.
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Ausgangspunkt für die Einführung der E-Bilanz ist eine Analyse des betrieblichen Rechnungswesens. Die E-Bilanz verlangt einen Mindestumfang der elektronisch zu übermittelnden Daten. Alle notwendigen Konten müssen - gemäß vorgeschriebener Taxonomie - auch den richtigen Positionen in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung zugewiesen werden. Es ist zu prüfen, ob und inwieweit die hier bereitgestellten Daten den steuerlichen Anforderungen genügen.

Gegebenenfalls ist zusätzlich eine Überleitungsrechnung zu erstellen. "Alle Unternehmen sollten unbedingt ihr Buchungsverhalten überprüfen", rät DHPG-Wirtschaftsprüfer Becker. "Gegebenenfalls muss der bisher genutzte Kontenrahmen um notwendige Konten erweitert werden." Nur so können Firmen später ihre Buchungsdaten taxonomiegerecht übermitteln.

Den Zeitbedarf nicht unterschätzen

Der Zeitbedarf für den kompletten Umstieg auf die E-Bilanz ist nicht zu unterschätzen. Der Aufwand ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. "Firmen sollten jetzt den Anpassungsbedarf klären und baldmöglich mit der Umstellung beginnen", sagt DHPG-Experte Becker. Gute Nachrichten für kleine und mittelständische Unternehmen: Nach den Erfahrungen der Pilotphase will das Bundesfinanzministerium die taxonomiegerechte Datenübermittlung erleichtern. Es wurden weitere Auffangpositionen in die Taxonomie aufgenommen.

Auch bei der Belegung von so genannten Muss-Feldern zeigt sich der Fiskus tolerant; sie kann gegebenenfalls mit Leerwerten erfolgen. Viele kleine und mittelständische Unternehmen, die einen so genannten Standardkontenrahmen verwenden, können im Zweifel auf die in der Taxonomie enthaltenen Auffangpositionen zurückgreifen. Sie müssen ihr Buchungsverhalten zur Einhaltung der Taxonomie im Wesentlichen nicht verändern. Hilfestellung für die Umstellung auf die E-Bilanz bietet die nachfolgende Checkliste.

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