DMS (Dokumenten-Management Systeme) und Archiv-Systeme haben mit den GDPdU zunächst einmal gar nichts zu tun. Denn die geltende Abgabenordnung beziehungsweise die GDPdU kann auch erfüllen, wer kein solches System im Einsatz hat: Nirgendwo ist eine Pflicht zur Einrichtung von Archivsystemen vorgesehen. Zweifelsohne wird das Auslagern steuerrelevanter Daten sinnvoll sein, wenn bei Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren ein Vorhalten dieser Daten an ihrem Entstehungsort, in den Produktivsystemen nämlich, aus Performance- wie Kostengründen nicht praktikabel erscheint – was die Regel sein wird.

Produktivsysteme sind hierbei vor- und nachgelagerte Haupt- und Nebensysteme wie ERP, Zeiterfassung, Personalwirtschaft oder Kassensysteme. Doch „GDPdU-konform“ sind die Archive damit nicht, sie dienen lediglich der Datenspeicherung und -bereitstellung. Die Konformität bezieht sich darauf, ob die Produktivsysteme die Vollständigkeit und Auswertbarkeit der Daten bereits bei der Übergabe an das Archiv sicherstellen. Auch das BMF (Bundesministerium der Finanzen) hat bereits erklärt, dass es weder für Speichersubsysteme noch für Archivsysteme eine Zertifizierung im Hinblick auf die GDPdU geben wird.

Wenn dann also ein Archiv im Einsatz ist, muss die vorhandene betriebswirtschaftliche Standard-Software die steuerrelevanten Daten samt dazu gehöriger Strukturinformationen vollständig und richtig an dieses übergeben. Das Archivsystem hat die Aufgabe, diese Daten und Strukturen gemeinsam entsprechend der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) revisionssicher unter einem eindeutigen Index zu archivieren.

Auf Anfrage müssen die Daten entweder dem erzeugenden System oder aber für Auswertungstools wie IDEA, die von den Steuerbehörden verwendete Software der Firma Audicon, verarbeitungsfähig wieder bereitgestellt werden. Das Archiv selbst benötigt deshalb keine Auswertungsfunktionalität. Was Archive hinsichtlich der GDPdU also können müssen, ist Folgendes: Einen wahlfreien Zugriff mittels eines Programms zu gewährleisten, das die archivierten Daten vollständig bereitstellt, eine Speicherung der Art ermöglichen, dass die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt ist, und in quantitativer und qualitativer Hinsicht Auswertungsmöglichkeiten zulassen, die denen des Hauptsystems entsprechen.

Archivsysteme, welche die Anforderungen des HGB (Handelsgesetzbuch) und der GoBS für eine sichere langzeitige Informationsaufbewahrung erfüllen, dürfen sich revisionssicher nennen. Wichtig ist es, hier die Trennung zur GDPdU-Konformität zu ziehen: Als GDPdU-konform kann eine Lösung gelten, die aus einem revisionssicheren Archiv sowie einer Auswertungssoftware mit IDEA-Funktionalität besteht, die auch die Hinterlegung von Standardauswertungen ermöglicht, Diesen Vorschlag von Groß, Matheis, Lindgens (Deutsches Steuerrecht 23/2003, S. 921 ff) hat auch das Bundesfinanzministerium anerkannt. Nur mit solchen Komplettlösungen sind Unternehmen in der Lage, dem Betriebsprüfer unabhängig von Systemwechseln im produktiven Bereich gleich bleibende Auswertungsmöglichkeiten über die gesamte Aufbewahrungsfrist zur Verfügung zu stellen.

Autor: Manfred Forst, Geschäftsführer der DMSFACTORY GmbH