Eher zurückhaltend verhalten sich deutsche Anwender, wenn es um die Einführung von Bildverarbeitungssystemen geht. Anfang 1991 waren laut einer Diebold-Studie lediglich 220 Systeme im Einsatz, von denen nur ein Fünftel die zentrale Vorgangsbearbeitung schwerpunktmäßig unterstützten. Michael Döge, Niko Tselikas und Thomas Schuh prophezeien dem Image Processing jedoch eine verheißungsvolle Zukunft.
Mit der Einführung von Schlüsseltechnologien, etwa Nachrichten-, Computer- und Automatisierungstechniken, wurde weltweit in den Unternehmen eine immer stärkere Spezialisierung von Arbeitsabläufen erreicht. Der Rationalisierungseffekt, den Unternehmen mit der Installation der elektronischen Hilfsmittel erzielen wollten, wird inzwischen durch die erhöhten Koordinierungsmaßnahmen, die zur Verwaltung der einzelnen Abläufe notwendig sind, wieder aufgehoben.
Hans-Jörg Bullinger, Leiter des Instituts für Arbeitswissenschaft und Technologie-Management an der Universität Stuttgart und des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswissenschaft und Organisation, sieht denn auch im Büroumfeld durch die Einführung von modernen Technologien noch keinesfalls eine Effizienzsteigerung oder Rationalisierung erreicht.
Vielmehr ist der Arbeitswissenschaftler der Ansicht, daß zunächst einmal nur die alten Vorgänge elektrifiziert und "dumme" Abläufe beschleunigt wurden. Er warnt denn auch vor dem maßlosen Ankauf von immer neuer Technologie, wie er heute noch in vielen Unternehmen gang und gäbe ist.
"Quantität statt Qualität heißt in der Expansionsphase die Devise bei vielen Unternehmen", bedauert der Organisationsguru und fordert die Unternehmen dazu auf, vor dem Technikeinsatz zunächst einmal die Organisationsstruktur des Hauses zu überprüfen und gegebenenfalls neu zu ordnen. "Denn das Rationalisierungspotential von integrierten Bürosystemen kann nur dann greifen, wenn auch die zentrale Organisation eines Unternehmens stimmt." Dabei können, nach Ansicht von Bullinger, durchaus auch alte Führungsstrukturen auf der Strecke bleiben.
Erst analysieren, dann einkaufen
Das BPM-Konzept (Business Process Management) von Wang betrachtet Büroprojekte aus einem dreidimensionalen Blickwinkel: Da ist einmal der Mensch, der als betroffener Anwender besonders zu berücksichtigen ist und dessen Arbeitsplatz unter sozio-technischen und ergonomischen Aspekten in das Projekt mit einbezogen werden muß.
Ein weiterer Aspekt ist die Anwendungsorganisation. Dazu gehört die Erfassung und Analyse der Arbeitsplatz-Strukturen, des Dokumenten- beziehungsweise Informationsflußes (Ablauforganisation) und der Ablageorganisation. Hierzu zählen auch die rechtlich relevanten Aspekte für den Einsatz der opto-elektronischen Dokumentenverarbeitung.
Die dritte Komponente ist die Informationstechnik und damit die Integration der opto-elektronischen Dokumentenverarbeitung mit Daten, Text, Bildern und auch Sprache in eine bereits vorhandene heterogene Systemlandschaft. Dieser dreidimensionale Ansatz läßt sich dann in fünf Phasen in einem Unternehmen realisieren:
1. Vorhabensklärung und Zielvereinbarung: Der Anwender definiert die Ziele, bewertet die einzelnen Leistungsprozesse und zieht Vergleiche mit Standards.
2. Problemanalyse: Der Betrieb erfaßt und analysiert den Ist-Zustand, damit sich ein Grobkonzept unter Berücksichtigung des Kosten-Nutzen-Aspektes erstellen läßt.
3. Soll- und Fein-Konzept: Im Rahmen der definierten Ziele redesigned das Unternehmen die bestehende Anwendungsorganisation und ermittelt den Prototyp eines neuen Systems.
4. Realisierung und Einführung: In dieser Phase entwickelt und führt die Firma die Lösung ein, wobei durchaus verschiedene Schritte unter unterschiedlichen Aspekten so oft wiederholt werden, bis das optimale System gefunden ist.
5. Erfolgs- und Ergebnisbewertung: Der Benutzer bewertet das installierte System nach Aspekten der Produktivität Qualität und der Kosten-Nutzen-Relation.
Bildverarbeitung ist in erster Linie automatisierte Papierverarbeitung, denn Dokumente werden als exakte elektronische Bilder gespeichert und stehen vielen unterschiedlichen Anwendern gleichzeitig als Information zur Verfügung. Im Gegensatz zum herkömmlichen Archivsystem, das die Dokumente zwar langfristig speichert, aber keinen unmittelbaren Zugriff erlaubt, können bei Bildverarbeitungssystemen sofort Text- und Datenanwendungen integriert werden.
Im Grunde genommen sind bei dieser Lösung mehrere Technologien miteinander verknüpft: optische Platten für die Dokumentenspeicherung, Rechnersysteme für die Anzeige und Übertragung der Bilder sowie eine effiziente Datenbanksoftware für ihre Organisation und Wiedergewinnung.
Dazu muß allerdings gewährleistet sein, daß Systeme zur Bild- und Dokumentenverarbeitung über einheitliche Benutzerschnittstellen verfügen, die eine harmonische Integration in standardisierte Rechnerwelten ermöglichen.
Verpflichtung zu Standards
Bild- und Dokumenten-Management-Produkte müssen die Migration vom Einzel- zum Mehrplatz-System gewährleisten, denn oft wird ein System zunächst einmal als Einzelplatz installiert, bevor es dann als feste Komponente in das unternehmensweite Vernetzungskonzept aufgenommen wird.
Ein Dokumentenverarbeitungs-System kann durch Auswahl aus einer Reihe von VS-Systemen und PCs sowie aus einer Palette von magnetischen und optischen Speichern, Bildschirm-Arbeitsplätzen, Druckern und Scannern kundenspezifisch angepaßt werden, wie es beispielsweise Wang in Form eines Baukastenprinzips anbietet. Mit fertigen Programmteilen lassen sich zusätzlich Arbeitsabläufe nach den Ansprüchen des Kunden neu designen.
Nach Ansicht von Marktforschern setzen sich bei der Büroautomation drei Systemarten durch: PC/PC-LAN, Unix und Host-Systeme. Zur Entwicklung von kundenspezifischen Lösungen müssen die Hersteller entsprechende Tools, 4GL-Sprachen oder C-Compiler einsetzen.
Bei der Host-Ankoppelung liegt der Schwerpunkt darin, die Bildverarbeitung in bestehende Mainframe-Applikationen zu integrieren oder dafür völlig neue Anwendungen zu entwickeln. Zwei Integrationsmöglichkeiten bieten sich hier an. Einmal der Einsatz von APIs (Application Program Interface, Schnittstellenprogramme), die es beispielsweise erlauben, IBM- CICS/IMS- und DEC/VMS-Applikationen um die Wang-Bild- und Dokumentenverarbeitung zu erweitern.
Zum anderen besteht die Möglichkeit der "Screen-Level-Integration" über Windows- 3.0-Grafik und DDE-Funktionen (Dynamic Data Exchange), die die Integration erlauben, ohne daß programmiertechnisch in die Hostanwendung eingegriffen wird.
Zusätzlich läßt sich die Funktionalität der Anwendung um das Hinzufügen von Notizen oder das logische Verknüpfen von Texten, Grafiken, Spreadsheets (Hyper Document) erweitern.
Im Unix-Umfeld steht die Client-Server-Architektur im Vordergrund. Apple-Macintoshs, X-Windows-Terminals oder PCs mit einer MS-Windows-3.0-Oberfläche übernehmen hier den Part des Clients. In ihnen läuft die eigentliche Anwendung, wie die Dekomprimierung und Drehung des Dokumentes oder Bildes ab.
Der Unix-Server stellt seine gesamten Ressourcen für die vom Client gestartete Datenbankabfrage und die Verwaltung der Festplatten oder Optical Disks zur Verfügung. Dieser Server sollte auch in der Lage sein, PC-LAN-Anwendungen zu verarbeiten.
Darum muß die Möglichkeit bestehen, auf ihm eine portable Netzwerksoftware, beispielsweise die Portable Netware von Novell unter AIX-Unix, zu installieren. Damit können die volle Leistung der RISC-Prozessor-Architektur und die Plattenkapazität ausgenutzt werden.
Auch in einer PC-LAN-Umgebung steht das Client-Server-Prinzip im Vordergrund. Alle Netzwerke, die über eine Netbios-Schnittstelle verfügen, sollten unterstützt werden, was aber häufig die Leistungsfähigkeit des Netzwerk-Betriebssystems einschränkt.
Wenn sich also Anwender für diese Lösung entscheiden, sollten sie darauf achten, daß für das Netzwerk-Betriebssystem Tools und Erweiterungen zur Verfügung stehen, die speziell für die Dokumentenverarbeitung ausgelegt sind.
Es gibt einen ganzen Peripherie-Cocktail
Bei Netware 386 von Novell beispielsweise besteht die Möglichkeit, NLM's (Netware Loadable Module) einzusetzen, um die Dokumentenablagestruktur, das Handling, RPC-Calls (Remote Procedure Call) und die Unterstützung von Druckern und optischen Laufwerken direkt im Betriebssystem zu implementieren.
Zur Peripherie jedes integrierten Bildverarbeitungssystems gehören mehr oder minder leistungsstarke Scanner und optische Platten, mit denen das anfallende Datenvolumen erfaßt und gesichert wird.
Marktgängige Scanner unterstützen inzwischen nahezu jedes Papierformat von DIN-A5 bis DIN-A0, sowie schwarzweiße Graustufen - und sogar Farbdarstellungen. Ihre Leistungsfähigkeit richtet sich nach den kundenspezifischen Bedürfnissen - sie können zwischen zwei und 120 Seiten pro Minute verarbeiten.
Je nach Datenaufkommen müssen für deren Speicherung Einzellaufwerke oder automatische Bildplatten-Wechsler mit einem oder mehreren Laufwerken, Jukeboxen, eingesetzt werden. Bei optischen Laufwerken unterscheidet man nach WORM, magneto-optischer und multifunktionaler Technologie.
Die WORM-Platten, die sich nicht wiederbeschreiben lassen, wird man vorwiegend dann einsetzen, wenn Unternehmen Dokumente im Originalzustand aufbewahren müssen und der Gesetzgeber eine bestimmte Aufbewahrungsfrist vorschreibt. Diese Speichermedien haben eine Kapazität von 0,9 GB bis zu 1 TB auf 5?-Zoll- und 12-Zoll- Platten.
Magneto-optische Speicher (MO) lassen sich, im Gegensatz zur WORM-Platte wiederholt beschreiben. Dokumente, die auf einer MO gespeichert sind, können verändert oder gar gelöscht werden. Die Speicherkapazität der wiederbeschreibbaren Platte liegt im Bereich zwischen 300 MB bis zu 93,6 GB.
Bei der multifunktionalen Technologie handelt es sich quasi um einen Misch-Betrieb, bei dein WORM und MO gleichzeitig genutzt werden können. In einer Jukebox lassen sich Optical Disks beider Technologien laden, und für die Speicherung wird die gewünschte Platte per Programmschritt ausgewählt.
Nur ein Rädchen im Getriebe
Soll ein Bildverarbeitungssystem sinnvoll zum Einsatz kommen, muß der Anwender bedenken, daß Bildverarbeitung nur eine Komponente im gesamten Ablauf der Datenverarbeitung ist. Unabdingbar sind daher Schnittstellen, die der Bild- oder Dokumentenverarbeitungsapplikation erlauben, mit anderer Software, wie etwa Workflow-Mail- und Fax-Programmen zu kommunizieren.
Dies läßt sich durch offengelegte C-Schnittstellen oder durch die von MS-Windows 3.0 gestellten DDE- oder OLE-Funktionen (OLE = Object Linking Embedded) realisieren. Damit auch andere Anwendungen auf die gespeicherten Dokumente zugreifen können, muß zudem ein Standard-Komprimierungsverfahren nach CCITT angewandt werden. Für die schnelle Erfassung und automatische Indexierung darf eine OCR-Routine nicht fehlen.
Oft bestimmt aber erst der tägliche Einsatz, welche Anforderungen ein Bildverarbeitungssystem erfüllen soll. Kosteneffizienter ist es daher, auf ein System zurückzugreifen, das sich modular und anwenderspezifisch ausbauen läßt.
Auguren prophezeien Wachstumsmarkt
Diese Einschätzung scheint auch der diesjährige Maibericht der Gartner Group zum Thema "Office Informations Systems" zu bestätigen. Danach hat das elektronische Dokumenten-Management seinen Stellenwert verändert. Eine große Zahl der US-Top-Firmen ordnet dieser Technologie inzwischen einen strategischen Charakter zu.
Eine kürzlich von Diebold veröffentlichte Studie, die sich auf das Bundesgebiet bezieht, bestätigt diesen 'Trend. Die Berater kommen dabei zu dem Resultat, daß bis Mitte der neunziger Jahre für Dokumenten-Management-Systeme ein Umsatzwachstum von durchschnittlich etwa 42 Prozent zu erwarten sei - bis 1996 könne mit einem Umsatz von rund 1,3 Milliarden besonders mit Mehrplatz-Systemen erzielt werden soll. Ab 1994 komme dann auch das Folgegeschäft, etwa durch Erweiterungsinvestitionen zum Tragen.
Einen zusätzlichen Impuls erwartet Diebold von PC-basierten persönlichen Archiven, die primär in papierintensiven, individuellen Umgebungen und hauptsächlich von "qualifizierten Arbeitskräften" genützt würden. Ihr zusätzliches Volumen beziffern die Marktauguren mit mehr als 400 Millionen Mark bis 1996.
Ein Bremsklotz für die Installation von integrierten Bürosystemen, die die Bild- und Dokumentenverarbeitung unterstützen, ist nach Ansicht von Diebold-Vorstand Gerhard Adler vor allem der Preis, denn die Investitionen für Mehrplatzsysteme bewegen sich derzeit noch in Millionenhöhe.
Die Marktforscher von BIS Strategic Decisions dagegen haben in ihrer Studie festgestellt, daß deutsche Anwender mit den eigentlichen Kosten für die Anschaffung derartiger Systeme kaum Probleme haben. Vielmehr erklärt BIS die zögernde Haltung der deutschen Unternehmen damit, daß diese eher an einer langfristigen Strategie für elektronische Dokumenten-Management-Systeme interessiert seien und daß sich der deutsche Markt jetzt noch in einer Orientierungsphase befände.
Für die Potentiellen Anwender ist es, nach Einschätzung der Marktforscher, jetzt wichtig, Einführungspläne zu erarbeiten.
Die Investition in diese Technologie hat weitgreifende und langfristige Auswirkungen auf das Unternehmen. Aus diesem Grund und wegen des als hoch empfundenen Risikos bei der Wahl eines zweckmäßigere Systems werden derartige Integrationstechnologien zunehmend zu sogenannten "Vertrauensgütern".