Auch in diesem Jahr werden auf der CeBIT wieder unzählige Präsentationen gehalten werden, sei es auf den zahlreichen Event-Bühnen oder an den einzelnen Ständen. Und die allermeisten werden sich (und auch denen aus den Vorjahren) sehr ähneln: Der Referent arbeitet Folie um Folie ab, die meist durch Textwüsten, Zahlenkolonnen und Aufzählungszeichen geprägt sind. Der Erfolg und die Aufmerksamkeit der Zuhörer sind entsprechend überschaubar. Zu groß scheint die Ablenkung, zu langweilig der Vortrag, zu unübersichtlich und wenig anschaulich die Darstellung. Wie kann man also aus der Menge der Vortragenden herausstechen? Wie packt man sein Publikum? Wie findet man genau den Punkt, den das Gegenüber interessiert?
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Egal ob Vortrag auf der Bühne oder eine Eins-zu-Eins-Präsentation am Stand: Für viele bedeuten diese Situationen einen großen Stress und enorme Herausforderung, vor allem die Aufmerksamkeit der Adressaten zu gewinnen und auch zu halten. Das hat zu tun mit den besonderen Bedingungen auf einer Messe wie Lärm, Bewegung etc. Aber auch damit, dass sich die Erwartungen und Erfahrungen der (potenziellen) Zuhörer geändert haben. Zum einen ist in Zeiten der sozialen Netze die Aufmerksamkeitsspanne deutlich kürzer, zum anderen aber haben sie in aller Regel mehr Informationen über den Sprecher und das Unternehmen.
Noch vor 15 Jahren war es sinnvoll, seinen Zuhörern und potentiellen Kunden eine statische, hierarchisch gegliederte Präsentation zu zeigen, die mit einer Einführung über das Unternehmen, den Referenten, das Portfolio usw. beginnt, lange bevor man zum eigentlichen Thema kommt. Heute haben sich Interessierte in aller Regel schon vorab informiert, die Unternehmens-Homepage angesehen, das LinkedIn-Profil studiert usw. Diese Informationen lassen sich sogar noch während des Vortags mobil in Erfahrung bringen. Dennoch werden sie einige Lücken, gezielte Fragen oder Problemstellungen haben. In dieser Situation sein Notebook zu öffnen und seine Standard-20-Minuten-Präsentation zu halten, ist schlicht und einfach kontraproduktiv.
Das große Ganze
Nun haben aber Menschen auf Messen und in Meetings verschiedene Interessen, einen unterschiedlichen Wissensstand und auch unterschiedlich viel Zeit. Wie kann man sich darauf einstellen? Indem man zunächst eine große, umfassende Präsentation erstellt, die alle möglichen Aspekte beinhaltet. In der jeweiligen Präsentationssituation pickt man dann die Stellen heraus, die das Publikum oder das Gegenüber interessieren, anstatt die gesamte Präsentation von A bis Z durchzuarbeiten. Hierzu erweist sich in aller Regel PowerPoint als nicht zielführend, stattdessen sind Präsentationsprogramme wie Prezi zu bevorzugen, die einen nicht-linearen Ablauf ermöglichen, oder anders formuliert: dialogorientiertes Präsentieren. Aus Vorträgen werden so Gespräche, bei denen man sich auf das Wesentliche fokussieren kann. Untersuchungen zeigen, dass erfolgreiche Verkäufer ihren Kunden das Gefühl geben, auf Augenhöhe zu sein und mit ihnen zusammenzuarbeiten.
Zwar mag der Zeit- und vor allem Gedankenaufwand bei der erstmaligen Gestaltung dieser Master-Präsentation höher sein als beim Erstellen der bisherigen Präsentationen (oftmals per Copy&Paste aus alten Präsentationen, was man ihnen leider oft auch ansieht), aber er lohnt sich: Denn hat man einmal eine solche Mega-Präsentation zusammengestellt, präsentiert man immer wieder neue Versionen von ihr, je nachdem, mit wem man in Kontakt ist oder wieviel Zeit zur Verfügung steht. Und selbstverständlich kann man sie auch im Laufe der Zeit ergänzen oder Teile entfernen, wobei der Aufwand hierfür relativ klein ist. Sogar noch kleiner, als beim Anfertigen neuer, "klassischer" Präsentationen für jeden einzelnen Anlass.
Ein Bild sagt mehr als…
Wie sollte ich nun aber die Präsentation gestalten? Wird eine Präsentation nur dadurch besser, dass ich sie individuell auf mein Gegenüber zuschneiden kann? Nein, leider nicht. Denn eine Textwüste bleibt auch so eine Textwüste, und es hilft auch nichts, wenn ich "nur" drei Seiten mit Zahlenkolonnen zeige anstatt der üblichen fünf. Wenn wir mit unserem Vortrag Aufmerksamkeit erzeugen und im Gedächtnis bleiben wollen, sollten wir die Inhalte möglichst visuell darstellen. Zahlreiche Studien belegen, dass Ideen, die grafisch dargestellt werden, leichter zu verstehen sind und besser in Erinnerung bleiben, als solche die in Textform präsentiert werden. Gleichzeitig sind Bilder aufmerksamkeitsstärker und schneller zu begreifen als Wörter (oder gar Zahlen): So braucht das menschliche Gehirn nur etwa eine Viertelsekunde, um ein Symbol zu verarbeiten und um dessen Bedeutung zuzuordnen, während es im Vergleich dazu durchschnittlich sechs Sekunden dauert, um die erklärenden 20 bis 25 Wörter zu lesen. Und gerade auf Messen ist Zeit ein wesentlicher Faktor, sei es der Zehn-Minuten-Slot, den man für seinen Vortrag hat, oder der Kunde, dem nur mal eben 20 Minuten für einen Besuch am Stand zur Verfügung stehen.
Erzählen statt dozieren
Aber man kämpft hier nicht nur gegen die Zeit, sondern auch gegen Ablenkungen und Störungen. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, seine Zuhörer zu fesseln. Klar, nicht jeder ist als charismatischer Redner geboren, aber alleine durch die Art des Vortrags lässt sich einiges gewinnen. Storytelling ist derzeit in aller Munde und deutlich mehr als ein Marketing-Hype-Thema. Zum einen haben wir uns durch Social Media und Internet an diese Art der Informationsvermittlung gewöhnt, zum anderen ist es auch wissenschaftlich erwiesen, dass Geschichten nachhaltiger und eindringlicher wirken als Statistiken und Zahlen. Menschen können sich besser mit Ihrer Botschaft identifizieren, wenn Sie Ihnen auf einem menschlichen Level begegnen. Zugegeben, bei einigen sehr technischen Fragestellungen mag das anfangs nicht einfach sein, gerade wenn man es anders gewöhnt ist. Aber auch hier finden sich Stories: Stürzen Sie nicht von einem Produkt-Feature zum nächsten, sondern erzählen Sie, was der Kunde (Ihr Gegenüber) davon hat, welche Probleme er damit löst, wie er davon profitiert. Diese Geschichte, entsprechend visualisiert, und nur das beinhaltend, was das Publikum noch nicht weiß und was es wirklich interessiert, wird Ihnen Aufmerksamkeit garantieren.