User-Daten aus dem Netzwerk
Vor dem Versand der E-Mail gilt es zuletzt die bisher gesetzten Variablen durch die benutzerspezifischen Detailinformationen zu ersetzen. Als Grundlage dafür dienen die heute sehr weit verbreiteten zentralen Verzeichnisdienste. Die auf Data Repositories basierenden x.500-Directories enthalten alle netzwerk- relevanten Informationen, so auch individuelle Benutzerdaten wie zum Beispiel Namen, Standortbestimmungen oder Kontaktdaten. Um diese Informationen zu erhalten, stellt der Messaging-Server einen Request an den internen Verzeichnisdienst. Per Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) abgefragt, werden die aktuellen User-Informationen aus dem Directory-Schema ausgelesen und den zuvor im Template definierten Variablen zugeordnet. Einzige Voraussetzung hierfür ist, dass die Datenbestände des verwendeten Verzeichnisdiensts bereits im Vorfeld sauber und ausreichend gepflegt wurden oder die Datensammlung vor der produktiven Implementierung des CI-Signatur-Managements aufbereitet wird.
Die Anwendung des Modells ist vielseitig. Der Benutzer löscht zunächst alle alten Signaturen in seinen Mail-Clients. Die neuen Signaturen werden dann direkt und automatisiert vom Messaging-Server in die Mails integriert. Dabei lässt sich wählen, ob nur E-Mails an externe Empfänger oder auch an interne Empfänger mit dem Mail-Footer ausgestattet werden sollen. Dieses Procedere funktioniert nicht nur bei den Standard-E-Mail-Clients wie etwa Outlook. Es werden auch Web-basierende Dienste und die mobilen Mail-Clients (PDA, Smartphone etc.) automatisch mit Signaturen unterstützt. Die Flexibilität der Verzeichnisdienste erlaubt die Definition vieler weiterer Regularien, um für verschiedene Gruppen oder andere Objekte gezielt divergierende, aber in sich wieder einheitliche CI-Signaturen zu generieren.
Directory immer aktuell
Ein entscheidender Vorteil einer zentralen Directory-Lösung ist die hohe Aktualität der Daten. Etwaige Änderungen sind unternehmensweit sofort in allen Signaturen vorhanden und müssen nicht mehr individuell eingetragen werden. Gegenüber einer dezentralen Lösung sind zudem Rollen und Verantwortlichkeiten klar geregelt. Erfahrungsgemäß akzeptieren Mitarbeiter eine solche Lösung aufgrund der eigenen Entlastung und dem Wegfall der wiederkehrenden Signaturanpassungen an multiplen Mail-Clients recht schnell.