Für ein in ECM integriertes WCM-Konzept spricht auch, wenn die Dokumente der Website revisionssicher gespeichert werden müssen, das heißt, dass ein Nachweis der Unverändertheit, Vollständigkeit und Authentizität der gespeicherten Informationen gefordert ist. Ebenso, wenn große Dokumentenmengen zur langfristigen Archivierung anfallen. Schließlich sollte man sich für den integrierten Ansatz entscheiden, wenn Dokumente komplexe Erstellungs- und Freigabeprozesse durchlaufen, die sich durch weite Teile des Unternehmens ziehen. Hier sind Collaboration- oder Workflow-Funktionen gefordert, die WCM-Produkte typischerweise nicht bieten.

Umgekehrt lassen sich die Indikatoren für den Einsatz spezieller WCM-Produkte folgendermaßen beschreiben: Es sollten nur wenige Anforderungen bezüglich der Content-Integration existieren, und jeglicher Einfluss auf die bestehende ECM-Lösung sollte vermieden werden. Dediziertes WCM ist auch dann angesagt, wenn Spezialanforderungen wie Content Syndication, mehrsprachiger Content, Personalisierung etc. vorliegen, die sich mit den ECM-Produkten nicht umsetzen lassen. Weitere Aspekte sind sehr kurze Projektrealisierungszeiten und hohe Anforderungen bezüglich einer Flexibilität bei der Wahl der Formate, Werkzeuge und Web-Technologien.

Analyse des Mehrwerts

Bei der Wahl des integrierten WCM/ECM-Ansatzes ist also entscheidend, dass man die Frage nach dem Mehrwert einer integrierten gegenüber einer spezialisierten Lösung schlüssig beantworten kann.

Was die Projektierung anbetrifft, so liegt es auf der Hand, dass Einzellösungen auf Basis geeigneter WCM-Produkte schneller und preiswerter umzusetzen sind als ein integriertes ECM-Konzept. Deshalb stellt sich auch bei Großunternehmen in der Praxis immer die Frage nach dem konkreten Nutzen einer integrierten ECM-Lösung. Zu klären ist, ob die Synergieeffekte groß genug sind, um den höheren Aufwand zu kompensieren.