Nicht zuletzt durch das Mantra der ECM-Anbieter hat sich inzwischen bei Unternehmen ab einer gewissen Größenordnung die Meinung etabliert, dass ein Enterprise-Content-Management der Schlüssel zur Erfüllung von rechtlichen Vorschriften, zu höherer Produktivität in den Kernprozessen und zu Kostensenkung bei Entwicklung und Betrieb von Content-Management-Lösungen ist.
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Pro und Kontra Für die Verwendung einer im ECM-System integrierten WCM-Komponente sprechen: Ein hoher Bedarf an Content-Integration zwischen Website und Unternehmensprozessen; gemeinsame Datenhaltung beziehungsweise vorgefertigte Schnittstellen ersparen die aufwändige Ankopplung einer fremden WCM-Lösung; Dokumente der Website müssen revisionssicher gespeichert werden; große Dokumentenmengen müssen langfristig archiviert werden; Dokumente erfordern einen komplexen Erstellungs- und Freigabeprozess, der sich sinnvoll nur mit den Collaboration- und Workflow-Funktionen des ECM-Systems aufsetzen lässt. Gegen die Verwendung einer im ECM-System integrierten WCM-Komponente spricht, wenn: es keine signifikante Content-Integration zwischen dem internen ECM und den Dokumenten der Website gibt; die Projekte zu aufwändig werden, weil WCM-Funktionen in den ECM-Gesamtrahmen eingepasst werden müssen - Einzellösungen sind hier schneller und preiswerter umzusetzen; die vorhandene WCM-Komponente sich unter Umständen nicht für die unternehmensspezifischen Anforderungen eignet; die Komplexität des ECM-Systems und die typischerweise langfristigen ECM-Planungsstrategien (Beispiel Archivierung) der im WCM-Projekt geforderten Dynamik und Flexibilität widersprechen; Spezialanforderungen wie Content Syndication, mehrsprachiger Content oder Personalisierung sich mit dem ECM-System nicht umsetzen lassen. |
Die griffigen Argumente für die unternehmensweite Nutzung von Content, eine einheitliche Dokumentenspeicherung und eine Standardisierung auf wenige Anbieter und Produkte erscheinen auf Anhieb einleuchtend. Die Abkehr von Informationsinseln hin zu einer integrierten Datenhaltung bringt Vorteile bei der Suche und Weiterverwendung von Content. Die Standardisierung in Bezug auf Architekturen, Technologien und Schnittstellen für alle Content-Management-Projekte im Unternehmen senkt die die Kosten für Training, Lizenzen und Softwarepflege.