Die rund 20 Jahre alte Dokumenten-Management-Branche reagierte nur zögerlich auf die rasante Verbreitung von Web-Technologien. Deshalb schossen in der zweiten Hälfte der 90er Jahre Startup-Unternehmen wie Pilze aus dem Boden, die sich auf die Erfassung, Verwaltung und Veröffentlichung von HTML-Dokumenten spezialisierten.
Ihre Web-Content-Management-Systeme (WCMS) duplizierten eine Reihe von Funktionen, die bereits von den Dokumenten-Management-Systemen (DMS) her bekannt waren, etwa Check-in und Check-out, Versionierung, Suche, Workflow oder Rechteverwaltung. Sie fügten aber auch spezifische Features zur Verwaltung von Web-Content hinzu. Dazu gehören die Aufspaltung von Inhalt und Layout, das Management von Hyperlinks oder Tools für die Interaktion mit Besuchern einer Website, beispielsweise Diskussionsforen.
Mit der raschen Zunahme von schwach strukturierten Daten und der verstärkten firmeninternen Nutzung von Web-Technologien wird die Trennung zwischen WCMS und DMS zu einem Hindernis für den Informationsfluss. Die größeren Anbieter aus beiden Welten haben sich daher in den letzten Jahren den Begriff des Enterprise-Content-Management (ECM) auf ihre Fahnen geschrieben. Der ist indes relativ vage und wird von jedem Hersteller etwas anders interpretiert.
Dennoch verbinden alle damit einen weitgehenden Anspruch, indem sie übergreifende Lösungen für nahezu beliebige Formate, Medien und Anwendungen in Aussicht stellen. Im Gegensatz zu DMS oder WCMS handelt es sich bei ECM nicht nur um einzelne Applikationen, sondern vor allem um aufwändige Integrationsvorhaben. Der Endbenutzer soll nämlich im Idealfall unternehmensweit transparent auf schwach strukturierte Informationen zugreifen können, egal aus welchen Quellsystemen sie stammen. Ein solches Anliegen erfordert eine Zusammenführung von Informationen auf mehreren Ebenen, typischerweise in zentralen Content-Repositories, mittels Recherche-Instrumentarien oder am Frontend unter einer Portaloberfläche. Hinzu kommt, dass ECM den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments abdecken will, also von der teamorientierten Erstellung über das Speichern und die Verwaltung bis hin zu personalisierter Ausgabe und Langzeitarchivierung. ECM wird aus diesem Grund häufig mit