Diplomkaufmann Einar Scholz

Die Technik der COM-Verfilmung hat in den letzten Jahren stark zugenommen, weil sie eine rationelle Möglichkeit darstellt, umfangreiche Datenbestände, bzw. Ausdrucke auf billigem Mikrofilm zur Verfügung zu stellen. Auch die besonders billigen Möglichkeiten der Kopiertechnik und die außerordentlich hohen Möglichkeiten der Platzeinsparung machen den Mikrofilm zu einem geliebten Datenträger für Ausgaben aus der EDV.

Eigenes COM-System

Die Preise für COM-Anwendungen sind stark von der Abnahmemenge abhängig und zudem aufgrund teilweiser Überkapazitäten der COM-Verfilmungsinstitute hart umkämpft. Die Installation einer eigenen COM-Anlage ist ein reines Rechenexempel. Da fast alle COM-Verfilmungsinstitute einen 24-Stunden-Service bieten,

lohnt sich eine eigene Anlage nur bei extrem hohem Verfilmungsanfall.

COM als Ersatz für TP?

Die COM-Verfilmung konkuriert zum TP-Abfragesystem. Zumindest aus der Kostensicht sind COM-Systeme überlegen (wegen der niedrigen Duplizierkosen und billigen Speicherkapazität). Wenn keine extremen Anforderungen an die Aktualität der Daten gestellt werden, kann ein gutes COM-System durchaus den Informationsbedarf dezentraler Stellen befriedigen. Zumindest sollte man hier exakte Berechnungen anstellen.

Interne Regelungen bei COM-Verfilmung

Man sollte innerhalb des EDV-Bereichs eine Reihe von Punkten regeln, besonders dann, wenn eine COM-Verfilmung außer Haus durchgeführt wird. Hierbei handelt es sich um folgende Punkte:

Kostenkontrolle bei COM-Verfilmung

Wenn die COM-Verfilmung außer Haus vorgenommen wird, ist eine Kostenkontrolle für alle Verfilmungsaufträge angebracht. Da die gesamte COM-Verfilmung meist vom EDV-Bereich aus gesteuert wird, sollte diese Kontrolle von der EDV durchgeführt werden.

Rücklaufkontrolle

Es werden umfangreiche Datenbestände an die Verfilmungsinstitute gegeben, so daß ein Datenschutzproblem entsteht. Es muß unbedingt nachgehalten werden, daß die übergebenen Magnetbänder auch wieder zurückkommen. Das Problem der Vertraulichkeit läßt sich einmalig zu Beginn der Geschäftsbeziehungen mit dem Verfilmungsinstitut in vertraglicher Form regeln.

Terminüberwachung

Bei umfangreicher COM-Verfilmung kann eine Terminüberwachung angebracht sein. Aufgrund des 24-Stunden-Service ist dies jedoch meist nicht nötig.

Vernichtung alter Fiches

Das Wesen der COM-Verfilmung besteht darin, daß man grundsätzlich ganze Bestände verfilmen läßt. Man geht nicht davon aus, daß nur Änderungen verfilmt werden. Wenn etwa ein Bestand zu Abfragezwecken monatlich verfilmt wird, so müssen die alten Fiches an eine zentrale Stelle zurückgegeben werden. Aus Gründen der Vertraulichkeit sollte man dafür sorgen, daß diese nicht mehr benötigten Fiches vernichtet werden. Es ist also eine Rücklaufkontrolle alter, nicht mehr benötigter Fiches einzurichten, wenn eine neue Version ausgegeben worden ist. Die Kosten für das Rücksenden nicht mehr benötigten Fiches halten sich durchaus in Grenzen. Oft genügt normales Briefporto, da man auf einem Mikrofiche über 2000 Seiten DIN A4 unterbringen kann, so daß Bestände von 1000 Seiten aus lediglich 5 Mikrofiches bestehen.

Versandprobleme

Das Versandproblem an die Lohnbetriebe sowie die Fachbereiche muß organisiert werden. Der Versand an die Fachbereiche unterscheidet sich eigentlich nicht von dem für normale Auswertungsergebnisse.

Wartungskoordination der COM-Routinen

Man sollte für alle COM-Anwendungen ein generelles Interface schreiben, so daß man bei neuen COM-Anwendungen keine neuen Programme schreiben muß. Man tut sich sehr leicht, wenn man das Drucken von Listen sowieso über eine einheitliche Routine abwickelt, die für alle Anwender verbindlich ist. Es ist zu empfehlen, ein derartiges Standard-Interface zu entwickeln oder zu kaufen, wenn man COM-Anwendungen betreiben will. Die Wartung dieses Interface ist kein nennenswertes Problem, da Änderungen kaum erfolgen und somit kein Aufwand zu betreiben ist.

Wie bei allen EDV-Anwendungen sollte auch beim COM-Problem eine genaue Analyse der Vor- und Nachteile erfolgen, damit man sich über die möglichen Folgen einer COM-Anwendung klar wird.