Ob im Service oder mit eigener Anlage:

COM auf dem Weg zum Kleinanwender

08.08.1980

WIEN (hö) - Adressaten für das Referat von Siegfried Rath, NCT-Rechenzentrum in Wien, anläßlich des 6. Internationalen Kongreß "Datenverarbeitung im europäischen Raum" (17. bis 21. März 1980 in Wien) waren Kleinanwender. Ziel des Vortrags sollte sein, mit einem Vorurteil aufzuräumen, daß auch heute noch die meisten "Kleinen" davon abhält, sich mit COM für ihre eigene Organisation auseinanderzusetzen. Noch immer herrscht in dieser Anwendergruppe die Meinung, COM sei eben nur ein Nebenzweig der Schriftgutverfilmung und daher - wie diese - nur für die "Großen" da. Hier Auszüge aus seinem Vortrag:

Ob die Anwendung von COM wirtschaftlich ist oder nicht, ist keine Frage der Größe des installierten Computers. Ebenso gibt es keinerlei Gründe für den Besitzer einer eigenen EDV-Großanlage COM nicht auch in Form von Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, und sei es nur, um sich schrittweise auf den Einsatz eines eigenen COM-Aufzeichnungs- und Dupliziergerätes, allgemein COM-Recorder und -Dupplicator genannt, vorzubereiten. Darüber hinaus kann es selbst bei Installationen mittlerer Größe, die den Computerdialog zweckentfremdet anwenden oder die mehr als einen Schnelldrucker einsetzen durchaus sinnvoll sein, Teile der Dialog- oder Druckperipherie gegen einen Online-COM-Recorder auszutauschen. Ja selbst dem Benützer eines Kleincomputers oder eines Dienstleistungsrechenzentrums bietet COM genügend Möglichkeiten, seine Organisation zu rationalisieren oder ihr mit nur unerheblichen Mehrkosten viel größeren Wirkungsgrad zu verleihen.

Was ist COM

COM, die Abkürzung für Computer Outputer Microform (auch Microfilm oder Microfiche), ist zunächst einfach die Ausgabe von Computerlisten in stark verkleinerter Form auf fotografisches Material. Für COM kommt nur noch selten der Rollfilm zur Anwendung. Das Schwergewicht liegt vielmehr beim sogenannten Mikrofiche. Das ist ein Stück Planfilm in der Größe einer Postkarte, es faßt bei einer Verkleinerung von 48x genau 269 normale Computerseiten mit 132 oder 419 Seiten DIN A4 hoch mit 80 Zeichen pro Zeile und 64 Zeilen pro Seite; die Speicherkapazität pro Fiche liegt also bei 2,2 Mio Zeichen.

Neben den ausgegebenen Listen enthält jeder mit dem Computer erstellte Mikrofiche noch zwei Informationen, die mittels Spezialsoftware und ohne nennenswerten Programmieraufwand aus der Druckdatei extrahiert werden, nämlich die mit freiem Auge lesbare Titelzeile und die Indexseite. Sie bilden zusammen mit einem zweckmäßigen Ablagesystem die Basis für die überraschend hohe Zugriffsgeschwindigkeit bei der Arbeit mit diesem Medium, das diesbezüglich unter bestimmten Voraussetzungen sogar dem Computerdialog überlegen sein kann.

Vor- und Nachteile von COM

2500 Computerseiten auf Mikrofiche haben in einem Briefkuvert Platz, auf Papier benötigen sie einen großen Karton. Auf Mikrofiche ist ihr Versand sehr billig und nicht mehr Arbeit, als kuvertieren, frankieren und in den nächsten Briefkasten werfen. Auf Papier müssen sie umständlich verpackt und auf das Postamt gebracht werden; nicht nur die Paketgebühr ist höher, auch die dafür aufgewandte Personalkapazität verursacht mehr Kosten.

Der Zugriff auf eine dieser 2500 Seiten erfordert - in beiden Fällen einen optimal eingerichteten Arbeitsplatz vorausgesetzt - mindestens eine Minute bei Endlosformularen, höchstens 20 Sekunden bei Mikrofiche. Die geringen Ausmaße, Titelzeile und Indexseite garantieren eine sehr übersichtliche Ablage großer Informationsmengen auf kleinstem Raum und daher direkt am Arbeitsplatz.

Jeder Sachbearbeiter kann so alle Informationen, die er braucht, ständig bei sich haben. Alle Duplikate sind von gleichbleibend guter Qualität, im Gegensatz zu Mehrfachendlosgarnituren, bei denen bereits der dritte Durchschlag kaum noch jemandem zugemutet werden kann.

Das Datenschutzgesetz zwingt zur kontrollierten Vernichtung bestimmter Informationen. Die Vollständigkeitskontolle von 2500 Seiten Papier mit je drei Durchschlägen, also von insgesamt 10 000 Seiten, ist sicher ein Problem. Bei einer Mikroficheorganisation kontrolliert man in 4 Päckchen die Vollständigkeit von je 10 Filmdias anhand der fortlaufenden Fichenummer - einfach und sicher.

Natürlich gibt es auch Nachteile: Wer lastet schon eine eigene COM-Einheit aus? Also liegt für den Großteil der Anwender der Schwerpunkt beim Service. Die Folge sind Wartezeiten von etwa 24 Stunden. Aber wieviele Listen können denn wirklich nicht solange warten?

Abgesehen von der Titelzeile ist ein Mikrofiche nur mit einem Lesegerät, dem Reader oder Viewer zu lesen. Für kurzdauernde Arbeiten mit dem Fiche reicht e in billiger Handleser, Kaufpreis etwa S 1 200,-, langdauernde Arbeiter erfordern ein Tischgerät, das je nach Ausstattung S 4 000,- bis S 8 000,- kostet.

Computerdialog oder COM?

Besonders drastisch wird oft die Tatsache als Nachteil herausgestrichen, daß der Mikrofiche manuelle Eintragungen nicht zuläßt. Nun gibt es sicherlich einige Anwendungen, bei denen handschriftliche Ergänzungen zur Druckausgabe eines Computers Teil des betreffenden Organisationskonzeptes sind. Aber solche Anwendungen zeichnen sich durch geringes Ausgabevolumen aus und sind darüber hinaus eher selten. Umfangreiche manuelle Eintragungen in langen Computerlisten sollten ohnehin durch bessere Alternativen ersetzt werden.

Schließlich sei noch erwähnt, daß mit COM Engpässe bei der Druckausgabe überwunden werden können, sofern nur irgendeine andere Möglichkeit besteht, maschinenlesbare Daten auf allgemein kompatible Träger auszugeben.

COM ist aber nicht nur Alternative zur Computerausgabe auf Papier. Auch der unzweckmäßige Einsatz von Computerdialog läßt sich unter beträchtlicher Kostenverminderung durch COM ersetzen: Die erheblichen Preissenkungen bei EDV-Anlagen und die Verfügbarkeit billiger Kleincomputer verführen zusammen mit dem oft mißverstandenen Schlagwort vom Computerzugriff direkt am Arbeitsplatz dazu, den Computerdialog nicht nur für die Bearbeitung dynamischer Informationen einzusetzen; damit sind Anwendungen gemeint, bei denen Daten sofort nach ihrem Bekanntwerden einem oder mehreren Beständen einverleibt werden müssen, um diese up to date zu halten und solcherart jederzeit für Abfragen bereitstellen zu können. Viel zu oft aber dient der Dialog bloß der Abfrage statischer Informationsbestände, die nichts anderes enthalten als Daten, die ohnehin nur zu bestimmten Terminen aktualisiert werden, weil ihr Status zwischen diesen Terminen keine Aussagekraft hat; sie haben in eine Dialogorganisation nichts verloren blähen eine Datenbank nur unnötig auf.

Allein der Preisvergleich zwischen einem COM-Reader und einem fünf- bis zehnmal teueren Dialogterminal, dem außerdem noch der Aufwand für das anteilige Mehr an Rechnerleistung, Speicherkapazität und Programmieraufwand zuzuzählen ist, zeigt das sehr deutlich. Daß der Bildschirm vieler Dialogterminals die Augen überanstrengen und der Zwang zur optimalen Nutzung der beanspruchten Computerzeit einen überflüssigerweise unter Streß setzen kann, sei nur am Rande erwähnt. Der COM-reader hat keinen dieser Nachteile. Er flimmert nicht, benötigt keine Leistung und keine Einschaltprozedur, arbeitet unabhängig von der EDV-Anlage.

Die echten Dialogarbeitsplätze kommen - durch COM von unnützem Ballast befreit - in den Genuß kürzerer Antwortzeiten und leisten um so mehr bei der Bearbeitung dynamischer Informationen.

Warum nicht COM-Service?

Besonders dann, wenn die Anschaffung von mehr Hauptspeicher, mehr Platteneinheiten oder mehr Terminals zur Diskussion steht, oder wenn gar ein leistungsfähigerer Rechner ins Auge gefaßt wird, muß man sich vor jeder Entscheidung dessen bewußt werden.

Voraussetzung für die Benützung eines COM-Servicedienstes ist die Datenkompatibilität des eigenen Computers mit dem COM-Recorder des ausgewählten Dienstleistungsunternehmens. Da derzeit alle gängigen Offline-COM-Recorder ausschließlich das Magnetband als Eingabemedium akzeptieren, bleibt jenem Anwender, dessen Anlage keine Bandstation aufzuweisen hat, nur der Weg über ein Servicerechenzentrum, wo er seine Druckdateien auf Band konvertieren lassen kann. Großanwender mit geeigneter EDV-Anlage haben als Alternative den eigenen Online-COM-Recorder. Um die durch die Konvertierung verursachte Verzögerung der Ausgabe von Druckdateien auf Mikrofiche auf das mögliche Minimum zu reduzieren, empfiehlt es sich, solche Dienstleistungsunternehmen in Anspruch zu nehmen, die COM- und EDV-Service unter einem Dach anbieten können. Solche Rechenzentren können auch die Benützer von Minicomputern bedienen, die nur langsame Datenmedien zur Verfügung haben, etwa Kassette, Diskette, Lochkarte und Lochstreifen. Mit Hilfe dieser Datenträger werden dem Rechenzentrum nur noch Bewegungsdaten übergeben. Das Updating einer Bestandsdatei, die Erstellung und Verfilmung des Druckbandes kann dann ohne Zeitverlust vom Rechenzentrum erledigt werden.

Um zu demonstrieren, welche Aufwandsverminderung COM selbst bei geringem Ausgabevolumen zu erbringen imstande ist, werden die COM-Preise der NCR-Rechenzentrums, Wien, herangezogen.

Grundsätzlich gibt es kaum eine untere Grenze, denn auf einem Mikrofiche können auch mehrere, von einander völlig unabhängige Listen untergebracht werden. Somit kann ein Mikrofiche pro Woche bereits wirtschaftlich sein, wie an folgendem Rechenexempel gezeigt wird:

- Mehrere wöchentlich erstellte Listen von insgesamt 260 Seiten Umfang mit je drei Durchschlägen verursachen an reinen Papierkosten pro Woche mindestens S 440,-

- Die selben Listen als Druckband dem Rechenzentrum überbringen und dort auf einen Mikrofiche mit vier Duplikaten ausgeben lassen kostet pro Woche S 180,-

(Der relativ hohe Preis ist eine Folge des geringen Datenvolumens. Der Originalfiche dient der Datensicherung und sollte nicht zur Bearbeitung verwendet werden, daher vier Duplikate.)

Die wöchentliche Papiereinsparung beträgt also S 260,-

- Vier normale COM-Leser kosten etwa S 20 000,-

- Diese Kosten werden durch die wöchentliche Papiereinsparung nach knapp 77 Wochen hereingebracht. Nach dieser Zeit ergibt sich eine jährliche Einsparung von etwa S 13 500,-

- Von Anfang an jedoch sind nach dieser Betrachtungsweise alle anderen Vorteile der COM-Technik kostenlos.

Mit zunehmendem Datenvolumen steigt der Nutzen überproportional. Werden in dem vorhin demonstrierten Beispiel statt 260 Seiten 1000 eingesetzt, so ergibt sich das folgende Resultat:

- 1000 Vierfachgarnituren kosten mindestens S 1 700,-

- 1000 Seiten benötigen 4 Mikrofiche als Träger . Bei dieser Menge sinkt der Preis bereits auf S 62,50 pro Original mit 4 Duplikaten, das ergibt S 250,-

- Papiereinsparung pro Woche S 1450,-

- Vier normale COM-Leser kosten etwa S 20 000,-

- Diese Kosten werden durch die wöchentliche Papiereinsparung schon nach einem Vierteljahr hereingebracht. Ab dem zweiten Quartal ergibt sich daraus eine jährliche Einsparung von mehr als S 75 000,-

Ein anderes Beispiel: Monatlich 1000 Rechnungen, der Kunde erhält das Original und einen Durchschlag, ein weiterer Durchschlag geht ins Archiv, der dritte bleibt der Buchhaltung.

- Nach Umstellung auf COM wird statt einer Vierfach- nur noch eine Zweifachendlosgarnitur benötigt. Monatliche Einsparung S 1 000,-

- Vier Mikrofiche mit je einem Duplikat kosten monatlich ca. S 210,-

- Es ist nur ein COM-Leser nötig, dieser ist nach einem halben Jahr abgeschrieben, danach beträgt die jährliche Einsparung ca. S 9 500,-

- Nach Abzug der Kosten für einzelne Rückvergrößerungen, etwa wegen einer Steuerprüfung, im NCR-Rechenzentrum bleibt eine Einsparung von mindestens S 9 000,-

Schon diese einfachen Beispiele zeigen deutlich, daß es sich sehr wohl lohnt, die gesamte EDV-Organisation eines Unternehmens, Anwendung für Anwendung, auf die Möglichkeit und Zweckmäßigkeit der Umstellung auf COM hin zu durchforsten oder von einem Beratungsunternehmen durchforsten zu lassen.

Als Teilgebiet der Mikrografie war COM in den Anfängen seiner Entwicklung sicherlich primär Ergänzung zur Schriftgutverfilmung und damit automatisch mit deren Voraussetzungen und Problemen behaftet. Dunkelkammer, Wasser- und Abwasserinstallation, Belichtungszeit, Thiosulfatreste, Auflösungsvermögen, Dichte, Lichthofeffekte und ähnliche Begriffe verbindet man daher fälschlicherweise heute noch mit COM. Und der für bestimmte Anwendungen bevorzugte, sequentiell organisierte Rollfilm erscheint dem EDV-Fachmann schon deshalb unzeitgemäß, weil eine optimale Wiederauffindung direkten Zugriff erfordert.

Aber die Schwierigkeiten der Schriftgutverfilmung, etwa unterschiedliche Papierformate, heller oder dunkler Hintergrund, guter oder schlechter Kontrast, große oder kleine oder schlecht gedruckte Buchstaben, die Notwendigkeit der Sortierung der zu verfilmenden Schriftstücke, die Einfügung von Wiederauffindehilfen bei Rollfilm, die Montage von Jackets oder Filmlochkarten, all das ist für COM heute nicht mehr relevant. Bei COM werden genau definierte Zeichen mit genau definierter Lichtstärke entweder direkt auf den Film geschrieben oder von einem Bildschirm fotografiert und mit genau definierten chemisch-physikalischen Verfahren entwickelt und fixiert. Auch orientiert sich COM meist am Mikrofiche, der als Datenträger mit Direktzugriff ähnlichen organisatorischen Regeln folgt wie die Magnetplatte und daher der Computerabfrage statischer Informationen hinsichtlich Zugriffsgeschwindigkeit sehr nahe kommt, aber eben ungleich billiger ist.

COM ist mikrografietechnisch wesentlich leichter zu beherrschen als die Schriftgutverfilmung. COM ist nahezu vollständig automatisierbar. Während die Schriftgutverfilmung trotz gewisser Verknüpfung mit der EDV immer noch von manuellen Abläufen getragen wird, ist COM einfach Computerperipherie, eine von mehreren Alternativen der Datenausgabe.

Die Konzeption moderner COM-Recorder als sogenannte Kompaktanlagen, also mit integrierter, vollautomatischer Filmentwicklung, hat die mikrografischen Probleme längst hinter sich gelassen. Die sind heute weitgehend gelöst, Teilfunktion eines Gesamtsystems, eingeschlossen in den Recorder, nur für den Wartungstechniker zugänglich, von sekundärer Bedeutung für den Operator, uninteressant für Programmierer und Organisator. Man kennt das geeignete Filmmaterial, die geeigneten Chemikalien, man weiß wie sie zu lagern sind und nach welcher Frist sie unbrauchbar werden. Man informiert sich über technische Verbesserungen und setzt sie bei nächster Gelegenheit ein. Das genügt.

Viel wichtiger ist es, einer breiten Öffentlichkeit bewußt zu machen, daß COM heute integrierender Bestandteil der Computertechnik ist, daß der COM-Berater nicht so sehr Mikrografiespezialist als EDV-Organisator und daß der EDV-Organisator auch COM-Fachmann zu sein hat. Besonders wichtig ist das für Kleinanwender, die oft mangels ausreichender eigener Organisationskenntnisse auf kompetente Beratung von außen angewiesen sind. Auch sie sollten wissen, daß sich die Umstellung von Papier- auf Mikroficheausgabe ganz unauffällig vollziehen kann. Zwei drei Parameter vom Operator eingegeben und die Liste wird nicht vom Drucker, sondern vom COM-Recorder ausgegeben, direkt oder indirekt über ein Druckband oder eine Spooldatei. Die COM-spezifischen Angaben sind zu einem anderen Zeitpunkt definiert worden und stehen in irgendeiner Bibliothek bereit. COM ist heute: so einfach, so selbstverständlich wie das Kartenlesen oder Drucken, vorausgesetzt allerdings, daß COM vollständig in die EDV-Organisation integriert und von seiner Außenseiterrolle befreit wird.

Diese Außenseiterrolle ist es wohl auch, die COM bisher das Image gegeben hat, ein Privileg der Großen zu sein, und die andere EDV-Anwender davon abgehalten hat, sich damit näher zu befassen. Trotz der zahlreichen Artikel über COM, die im letzten Jahr durch die österreichischen Fach- und Tageszeitungen gegangen sind, ist hierzulande das Wissen um diese Technik und den damit erzielbaren Rationalisierungseffekt selbst bei relativ großen Unternehmen überraschend gering geblieben. Die Bemühungen, COM als Funktion der EDV und als Mittel zur Senkung der Automationskosten breiten Anwenderkreisen bewußt zu machen, müssen daher in Hinkunft weitergeführt werden.